瑞金采購管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構的采購活動，包括物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。4.誠實守信原則：采購方與供應商應誠實守信，履行合同約定，維護雙方合法權益。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批重大采購項目的采購方案、預算、供應商選擇等。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，作為采購活動的執(zhí)行機構。采購部門的職責包括：1.制定采購計劃和采購方案。2.組織實施采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負責采購訂單的下達、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保采購任務按時完成。4.建立和維護供應商檔案，評估供應商績效。5.收集、整理采購信息，分析采購數(shù)據(jù)，為采購決策提供支持。（三）其他相關部門1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并參與采購過程中的技術評審、驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算、支付采購款項，對采購成本進行核算和控制，并監(jiān)督采購活動的財務合規(guī)性。3.質(zhì)量部門：負責對采購物資或服務的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保符合相關標準和要求。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門需求預測，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、采購數(shù)量、采購金額、采購時間等內(nèi)容。2.采購預算編制應遵循“零基預算”原則，充分考慮市場價格波動、業(yè)務發(fā)展變化等因素，確保預算的科學性和合理性。3.各部門應在規(guī)定時間內(nèi)將本部門的采購需求提交給采購部門，采購部門匯總后編制采購預算草案，報公司審批。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調(diào)整預算，應按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行核對和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預算執(zhí)行中的問題。（三）預算調(diào)整1.當市場價格發(fā)生重大變化、采購需求發(fā)生調(diào)整等原因?qū)е略少忣A算無法執(zhí)行時，采購部門應及時提出預算調(diào)整申請。2.預算調(diào)整申請應包括調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整金額等，并附相關證明材料。采購部門將預算調(diào)整申請報公司審批，經(jīng)批準后實施預算調(diào)整。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時間等內(nèi)容，并提交給采購部門。2.《采購申請表》應經(jīng)部門負責人審核簽字后生效。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行審核，核實采購的必要性、合理性等。2.對于金額較小的采購項目，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，采購部門應將采購方案報采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。根據(jù)采購項目的要求，從供應商庫中篩選出符合條件的供應商，并對其進行初步評估。2.供應商評估：采購部門組織相關部門對篩選出的供應商進行實地考察、資質(zhì)審核、樣品檢驗等，綜合評估供應商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面的情況，確定合格供應商名單。3.供應商管理：采購部門與合格供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。定期對供應商進行績效評估，根據(jù)評估結果調(diào)整供應商合作關系，激勵供應商提高服務質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。2.合同簽訂：采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)法律部門審核后，與供應商簽訂正式合同。采購合同應明確雙方的權利和義務、采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款下達采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單應發(fā)送給供應商確認，確保雙方對訂單內(nèi)容理解一致。（六）采購跟蹤與協(xié)調(diào)1.采購部門應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務按時完成。2.如供應商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購部門應及時采取措施，要求供應商采取補救措施，如催促交貨、更換產(chǎn)品等，并按照合同約定追究供應商的違約責任。（七）驗收與付款1.驗收：采購物資或服務到貨后，采購部門組織需求部門、質(zhì)量部門等相關人員按照合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》。2.付款：驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定的付款方式，填寫付款申請單，附上《驗收報告》、發(fā)票等相關憑證，報財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、法律風險等。2.根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.供應商違約風險：選擇信譽良好、實力較強的供應商，簽訂詳細的合同條款，明確違約責任。加強對供應商的跟蹤和監(jiān)督，定期評估供應商績效，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商違約問題。2.質(zhì)量風險：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購物資或服務的質(zhì)量檢驗和監(jiān)督。要求供應商提供質(zhì)量保證文件，對質(zhì)量不合格的產(chǎn)品及時要求供應商更換或采取其他補救措施。3.價格波動風險：關注市場價格動態(tài)，通過招標、詢價、談判等多種方式獲取合理的采購價格。與供應商簽訂價格調(diào)整條款，約定價格調(diào)整的條件和方式，降低價格波動對采購成本的影響。4.法律風險：加強對采購法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由法律部門對合同條款進行審核，避免法律風險。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：評估采購物資或服務的實際采購價格與預算價格的差異，衡量采購成本控制效果。2.采購質(zhì)量：通過驗收合格率、退貨率等指標評估采購物資或服務的質(zhì)量水平。3.采購效率：考核采購周期、訂單處理時間等指標，評估采購工作的效率。4.供應商管理：根據(jù)供應商交貨準時率、服務滿意度等指標評估供應商管理效果。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期（如每月、每季度）對采購績效進行自我評估，填寫采購績效評估報告，分析采購工作中存在的問題和不足，并提出改進措施。2.綜合評估：公司定期（如每年）組織相關部門對采購部門的采購績效進行綜合評估，根據(jù)評估結果對采購部門進行獎懲。（三）評估結果應用1.將采購績效評估結果與采購人員的績效考核掛鉤，作為采購人員薪酬調(diào)整、晉升、獎勵的重要依據(jù)。2.根據(jù)采購績效評估結果，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善采購管理制度和流程，提高采購管理水平。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，防止采購過程中的違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的