物資采購職場管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物資采購工作的規(guī)范化管理，提高采購效率，降低采購成本，確保物資質量，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有物資采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、勞保用品等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策的規(guī)定。2.效益性原則：在確保物資質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易。4.歸口管理原則：物資采購工作實行歸口管理，明確各部門職責，加強協(xié)作與溝通。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定物資采購計劃，組織實施采購活動。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，并對供應商進行考核與評價。3.簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調處理合同糾紛。4.收集市場信息，掌握物資價格動態(tài)，為公司采購決策提供依據。（二）需求部門1.根據公司生產經營計劃和實際需求，提出物資采購申請。2.參與采購合同的評審，協(xié)助采購部門做好物資驗收工作。3.提供物資技術標準和質量要求，對采購物資的質量負責。（三）財務部門1.負責審核物資采購預算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的評審，審核合同付款條款。3.辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算與分析。（四）質量部門1.制定物資檢驗標準和驗收規(guī)范，負責采購物資的質量檢驗與驗收工作。2.對不合格物資提出處理意見，協(xié)助采購部門與供應商協(xié)商解決質量問題。（五）審計部門1.對物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購行為的合法性。2.對采購項目進行績效審計，評價采購效益和資金使用效果。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各需求部門應于每月[具體日期]前，根據公司生產經營計劃和庫存情況，編制次月物資采購計劃，并提交至采購部門。2.采購計劃應詳細列出物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等內容，并注明緊急采購物資。3.采購部門收到需求部門提交的采購計劃后，應進行匯總、審核和平衡，結合庫存情況和市場供應情況，編制公司月度物資采購總計劃。（二）采購計劃的調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產經營計劃變更、市場需求變化等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時填寫《物資采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容等，并提交至采購部門。2.采購部門收到《物資采購計劃調整申請表》后，應進行審核，并報相關領導審批。經批準后，采購部門應及時調整采購計劃，并通知相關部門。（三）采購計劃的執(zhí)行與監(jiān)督1.采購部門應按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購物資按時、按質、按量供應。2.采購部門應建立采購計劃執(zhí)行臺賬，記錄采購計劃的執(zhí)行情況，包括采購訂單的下達、物資的到貨、驗收等情況。3.公司應定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督，對未按采購計劃執(zhí)行的部門和個人進行通報批評，并追究相關責任。四、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據庫，并對供應商進行篩選和評估。2.選擇供應商時，應考慮供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格、售后服務等因素，優(yōu)先選擇具有良好信譽和較強實力的供應商。3.采購部門應對擬選擇的供應商進行實地考察，了解其生產經營情況、質量管理體系、環(huán)保措施等情況，并填寫《供應商考察報告》。4.經考察合格的供應商，采購部門應與其簽訂《供應商合作協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。（二）供應商的考核與評價1.采購部門應定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行考核與評價，并填寫《供應商考核評價表》。2.考核評價結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核評價結果為優(yōu)秀的供應商，采購部門應給予適當?shù)莫剟?；對于考核評價結果為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應終止與其合作。3.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、考核評價結果等內容，并定期更新。（三）供應商的動態(tài)管理1.采購部門應根據供應商的考核評價結果，對供應商進行動態(tài)管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，應增加與其的合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，應減少與其的合作份額或終止合作。2.采購部門應定期對供應商數(shù)據庫進行清理，刪除已終止合作或不再符合要求的供應商信息。五、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據公司生產經營計劃和實際需求，填寫《物資采購申請表》，詳細說明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、技術標準、質量要求等內容，并提交至采購部門。2.《物資采購申請表》應經需求部門負責人審核簽字，并加蓋部門公章。對于緊急采購物資，需求部門應在申請表上注明“緊急采購”字樣，并說明緊急原因。（二）采購審批1.采購部門收到需求部門提交的《物資采購申請表》后，應進行審核。對于金額較小的采購申請，采購部門負責人可直接審批；對于金額較大的采購申請，采購部門應報相關領導審批。2.審批通過的采購申請，采購部門應及時下達采購任務，并將《物資采購申請表》及審批結果反饋給需求部門。（三）采購實施1.采購部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的供應商，并向其發(fā)送《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇鞔_物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等內容。2.供應商收到《采購訂單》后，應確認訂單內容，并及時安排生產和發(fā)貨。采購部門應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保物資按時、按質、按量供應。（四）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應通知質量部門和需求部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，質量部門應按照物資檢驗標準和驗收規(guī)范進行質量檢驗與驗收。對于驗收合格的物資，質量部門應出具《物資驗收報告》；對于驗收不合格的物資，質量部門應出具《不合格物資報告》，并注明不合格原因。3.需求部門應根據《物資驗收報告》和《不合格物資報告》，對采購物資進行確認。對于驗收合格的物資，需求部門應辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，需求部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。（五）采購付款1.采購部門應在物資驗收合格后，根據采購合同和《物資驗收報告》，填寫《付款申請單》，并提交至財務部門。2.財務部門收到《付款申請單》后，應進行審核。審核內容包括采購合同的執(zhí)行情況、物資驗收情況、發(fā)票開具情況等。審核通過后，財務部門應按照采購合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。3.對于預付款項的采購項目，采購部門應在簽訂采購合同后，根據合同約定填寫《預付款申請單》，并提交至財務部門。財務部門審核通過后，按照合同約定支付預付款項。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購部門應在確定供應商后，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括以下主要條款：物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等。3.采購合同簽訂前，采購部門應將合同文本提交至財務部門、法務部門等相關部門進行審核。審核通過后，采購部門應加蓋公司公章，并由法定代表人或其授權代表簽字。（二）合同的執(zhí)行與監(jiān)督1.采購部門和供應商應按照采購合同的約定履行各自的義務。采購部門應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保合同順利執(zhí)行。2.如因不可抗力或其他原因導致合同無法履行或需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議或變更協(xié)議。補充協(xié)議或變更協(xié)議應報相關領導審批。3.公司應定期對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督，對未按合同約定履行義務的部門和個人進行通報批評，并追究相關責任。（三）合同的歸檔與保管1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關資料進行整理歸檔，并妥善保管。2.采購合同的歸檔資料應包括合同文本、采購訂單、物資驗收報告、發(fā)票等。3.采購合同的保管期限應按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，經批準可進行銷毀。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對物資采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質量問題、法律糾紛等。2.采購部門應根據風險識別與評估結果，制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.市場價格波動風險：采購部門應加強市場價格監(jiān)測，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機，采用套期保值、簽訂長期合同等方式，降低市場價格波動風險。2.供應商違約風險：采購部門應選擇信譽良好、實力較強的供應商，并與其簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務。同時，采購部門應加強對供應商的考核與評價，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題，降低供應商違約風險。3.質量問題風險：采購部門應選擇質量可靠的供應商，并要求其提供質量保證文件。同時，采購部門應加強對采購物資的質量檢驗與驗收工作，嚴格按照質量標準進行驗收，確保采購物資的質量符合要求，降低質量問題風險。4.法律糾紛風險：采購部門應加強對采購法律法規(guī)的學習和研究，嚴格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，確保采購活動的合法性。同時，采購部門應在簽訂采購合同前，將合同文本提交至法務部門進行審核，避免合同條款存在法律風險，降低法律糾紛風險。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司審計部門應定期對物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購行為的合法性、采購資金的使用情況等。2.審計部門應根據審計結果，出具審