物資服務采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資服務采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司物資服務采購活動，包括但不限于辦公用品、設備物資、工程服務、咨詢服務等各類采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對所有供應商一視同仁，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應及時、準確、完整地公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和社會公眾監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。5.誠信原則：采購方與供應商應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成，其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批重大采購項目的采購方案。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，作為采購執(zhí)行機構，負責具體采購業(yè)務的實施。采購部門的職責包括：1.制定采購計劃和預算。2.組織采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負責采購物資和服務的驗收、付款等工作。4.建立和維護供應商檔案，評估供應商績效。5.收集、整理采購信息，分析采購數(shù)據(jù)，提出改進建議。（三）需求部門各需求部門負責提出物資服務需求，配合采購部門開展采購工作，包括提供需求明細、參與技術評審、驗收采購物資和服務等。（四）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察等部門負責對采購活動進行監(jiān)督檢查，確保采購過程合法合規(guī)、公正透明。三、采購計劃與預算（一）采購計劃編制1.各需求部門應根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要和實際工作情況，提前編制年度采購計劃，并報采購部門審核。2.采購部門結合公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃和資源狀況，對各需求部門的采購計劃進行匯總、平衡，編制公司年度采購計劃，報采購決策委員會審批。3.年度采購計劃應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容。（二）采購預算管理1.采購預算是公司年度預算的重要組成部分，應根據(jù)采購計劃編制。2.采購部門負責采購預算的編制和執(zhí)行，定期對預算執(zhí)行情況進行分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行中的問題。3.因特殊情況需要調(diào)整采購預算的，應按照公司預算管理規(guī)定的程序進行審批。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商選擇標準和流程，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等方式選擇合格供應商。2.供應商應具備合法經(jīng)營資格、良好的商業(yè)信譽、較強的供應能力和質(zhì)量保證能力。3.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫，并定期對供應商進行評估和更新。（二）供應商準入1.新供應商申請準入時，應向采購部門提交營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關資料。2.采購部門對供應商提交的資料進行審核，必要時進行實地考察，符合準入條件的供應商納入供應商數(shù)據(jù)庫。（三）供應商考核與評價1.采購部門應建立供應商考核評價體系，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行考核評價。2.考核評價結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，采購部門根據(jù)考核評價結果對供應商采取相應的獎懲措施。3.對于考核評價不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改；整改后仍不符合要求的，應取消其供應商資格。五、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術規(guī)格復雜、潛在供應商較多的項目。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目；技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目；不能事先計算出價格總額的項目。4.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。（二）采購程序1.采購申請：各需求部門根據(jù)實際需要填寫采購申請表，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、需求時間等內(nèi)容，并提交相關部門負責人審核。2.采購審批：采購申請表經(jīng)需求部門負責人審核后，報采購部門負責人審批；采購金額較大或重大采購項目需報采購決策委員會審批。3.采購實施：采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，按照采購方式和程序組織采購活動。招標采購：采購部門發(fā)布招標公告，發(fā)售招標文件，組織開標、評標、定標等工作。邀請招標采購：采購部門向符合條件的供應商發(fā)出投標邀請書，組織開標、評標、定標等工作。競爭性談判采購：采購部門成立談判小組，與供應商進行談判，確定成交供應商。詢價采購：采購部門向多家供應商發(fā)出詢價通知書，要求其報價，根據(jù)報價情況確定成交供應商。單一來源采購：采購部門與單一供應商進行談判，確定成交價格和合同條款。4.合同簽訂：采購項目確定成交供應商后，采購部門應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等內(nèi)容。5.采購驗收：采購物資和服務到貨后，采購部門應組織需求部門等相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資和服務的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等是否符合合同要求。驗收合格后，采購部門應填寫驗收報告。6.采購付款：采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理采購付款手續(xù)。付款時應審核相關憑證，確保付款金額準確無誤。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，由采購部門與供應商簽訂。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等內(nèi)容。3.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交法律部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。（二）合同履行1.采購部門和供應商應按照合同約定履行各自的義務，確保合同順利履行。2.采購部門應及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通協(xié)商解決。3.供應商應按照合同約定的時間、地點、方式交付采購物資和服務，并提供相關證明文件。（三）合同變更與解除1.采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更或解除合同的，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時間等，并經(jīng)法律部門審核。（四）合同糾紛處理1.采購合同履行過程中如發(fā)生糾紛，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式通過仲裁或訴訟解決。2.采購部門應積極收集相關證據(jù)，維護公司的合法權益。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等。2.根據(jù)風險識別和評估結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.供應商管理風險：加強供應商選擇、考核與評價，建立供應商風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商問題。2.質(zhì)量風險：加強采購物資和服務的驗收管理，嚴格按照合同要求進行驗收，確保質(zhì)量符合標準。3.價格風險：關注市場價格動態(tài)，通過招標、詢價等方式合理確定采購價格，簽訂價格調(diào)整條款或采取套期保值等措施應對價格波動。4.法律風險：加強合同管理，確保合同條款合法合規(guī)，遇到法律糾紛及時咨詢法律專業(yè)人士，維護公司合法權益。八、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察等部門應定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購結果是否有效等。2.監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，要求相關部