物資采購管理辦法框架一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司物資采購管理工作，確保物資采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，降低采購成本，提高物資采購質(zhì)量和效益，保障公司各項(xiàng)工作順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所需各類物資的采購管理，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，充分考慮采購成本，優(yōu)化采購流程，提高采購效益。3.公平公正公開原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等參與競爭的機(jī)會，杜絕不正當(dāng)競爭行為。4.歸口管理原則：物資采購實(shí)行歸口管理，明確各部門在采購工作中的職責(zé)和權(quán)限，避免多頭采購和管理混亂。5.監(jiān)督制衡原則：建立健全采購監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購全過程的監(jiān)督，確保采購活動透明、規(guī)范，防止腐敗行為發(fā)生。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物資采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，開展供應(yīng)商開發(fā)、評估、選擇、考核等工作。3.負(fù)責(zé)編制物資采購計(jì)劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排采購數(shù)量和時間，確保物資供應(yīng)及時、準(zhǔn)確。4.負(fù)責(zé)組織物資采購招標(biāo)、詢價、談判等采購活動，選擇合適的供應(yīng)商和采購方式，簽訂采購合同。5.負(fù)責(zé)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。6.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作，配合相關(guān)部門做好物資的使用、保管和盤點(diǎn)工作。7.負(fù)責(zé)收集、整理、分析采購數(shù)據(jù)，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作情況，提出改進(jìn)建議和措施。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，提出物資采購申請，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與物資采購招標(biāo)、詢價、談判等采購活動，提供技術(shù)支持和商務(wù)意見，協(xié)助采購部門確定采購方案。3.負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.負(fù)責(zé)采購物資的使用、保管和盤點(diǎn)工作，定期向采購部門反饋物資使用情況和庫存信息。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核物資采購預(yù)算，確保采購資金合理安排和使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款、結(jié)算方式等進(jìn)行把關(guān)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險。3.負(fù)責(zé)按照采購合同和公司財(cái)務(wù)制度辦理采購付款手續(xù)，對采購資金的支付進(jìn)行監(jiān)督和管理。4.負(fù)責(zé)定期對采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司采購決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對物資采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)、公司制度和相關(guān)程序要求。2.對采購合同的簽訂、執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，審查合同條款的合法性、完整性和有效性，監(jiān)督合同的履行情況。3.對采購物資的價格、質(zhì)量、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)操作和不合理支出，提出審計(jì)意見和建議。4.協(xié)助相關(guān)部門對采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購計(jì)劃管理（一）采購計(jì)劃編制依據(jù)1.公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算安排及各部門的工作任務(wù)和需求預(yù)測。2.物資庫存狀況，包括現(xiàn)有庫存數(shù)量、可用庫存數(shù)量、庫存周轉(zhuǎn)率等。3.物資消耗定額、儲備定額及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.市場供應(yīng)情況，如物資價格走勢、供應(yīng)商供貨能力、交貨期等。（二）采購計(jì)劃編制流程1.各需求部門根據(jù)本部門的工作任務(wù)和物資需求情況，于每月[具體日期]前向采購部門提交下月物資采購申請，申請應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時間等信息。2.采購部門收到各需求部門的采購申請后，進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合物資庫存狀況、市場供應(yīng)情況等因素，對采購申請進(jìn)行審核和分析。3.采購部門根據(jù)審核后的采購申請，編制月度采購計(jì)劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計(jì)到貨時間等內(nèi)容，并于每月[具體日期]前將月度采購計(jì)劃報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)對月度采購計(jì)劃進(jìn)行審批，如發(fā)現(xiàn)問題及時提出修改意見，采購部門根據(jù)審批意見對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善。5.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的月度采購計(jì)劃作為正式采購依據(jù)，采購部門按照采購計(jì)劃組織實(shí)施采購活動。（三）采購計(jì)劃調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場供應(yīng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整、物資需求變更等原因需要對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的，需求部門應(yīng)及時向采購部門提出書面申請，并詳細(xì)說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.采購部門收到需求部門的采購計(jì)劃調(diào)整申請后，進(jìn)行審核和分析，并根據(jù)實(shí)際情況提出調(diào)整建議。3.采購部門將采購計(jì)劃調(diào)整建議報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)審批同意后，采購部門按照調(diào)整后的采購計(jì)劃組織實(shí)施采購活動。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門根據(jù)公司物資采購需求和供應(yīng)商管理要求，制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式和步驟等。2.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會等，建立供應(yīng)商信息庫。3.采購部門對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行篩選和評估，初步確定潛在供應(yīng)商名單。4.采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)水平、售后服務(wù)能力等情況，并填寫供應(yīng)商考察報(bào)告。5.根據(jù)供應(yīng)商考察報(bào)告，采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單，并將合格供應(yīng)商名單報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商評估與選擇1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立供應(yīng)商績效檔案，記錄供應(yīng)商的評估得分、排名等信息。3.在進(jìn)行物資采購時，采購部門應(yīng)優(yōu)先選擇績效評估優(yōu)秀的供應(yīng)商。對于新的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和要求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、招標(biāo)或談判等采購活動。4.在選擇供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，采用科學(xué)合理的評估方法進(jìn)行評選，確保選擇到最優(yōu)的供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商考核1.采購部門制定供應(yīng)商考核制度，明確考核的標(biāo)準(zhǔn)、周期、方式和獎懲措施等。2.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。3.采購部門根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機(jī)會，對于考核不合格的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰等處理。4.采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商反饋考核結(jié)果，督促供應(yīng)商改進(jìn)不足之處，提高供應(yīng)質(zhì)量和服務(wù)水平。（四）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購部門與供應(yīng)商建立良好的溝通機(jī)制，定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期情況等信息，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范合作行為，保障雙方的合法權(quán)益。3.采購部門加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與協(xié)作，共同開展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)、成本控制等工作，實(shí)現(xiàn)互利共贏。4.采購部門定期對供應(yīng)商關(guān)系進(jìn)行評估，不斷優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，提高供應(yīng)商管理水平。五、采購方式與流程（一）采購方式1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的物資采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等方式，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商和采購方案。2.詢價采購：對于金額較小、技術(shù)簡單、市場供應(yīng)充足的物資采購項(xiàng)目，可采用詢價采購方式。詢價采購應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商報(bào)價，然后根據(jù)報(bào)價情況選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.談判采購：對于一些特殊物資或獨(dú)家供應(yīng)商的物資采購項(xiàng)目，可采用談判采購方式。談判采購應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行一對一的談判，協(xié)商確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.單一來源采購：符合下列情形之一的物資采購項(xiàng)目，可采用單一來源采購方式：（1）只能從唯一供應(yīng)商處采購的；（2）發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；（3）必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定，履行審批手續(xù)后進(jìn)行采購。（二）采購流程1.采購申請：各需求部門根據(jù)本部門的工作任務(wù)和物資需求情況，填寫物資采購申請表，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時間等信息，并提交給采購部門。2.采購審批：采購部門收到各需求部門的采購申請后，對采購申請進(jìn)行審核和分析，如申請內(nèi)容完整、合理，符合公司采購政策和相關(guān)規(guī)定，則報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購申請的性質(zhì)、金額等因素進(jìn)行審批，如審批通過，則進(jìn)入采購實(shí)施階段；如審批不通過，則返回需求部門重新修改或調(diào)整采購申請。3.采購實(shí)施：采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，按照確定的采購方式組織實(shí)施采購活動。對于招標(biāo)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作；對于詢價采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商報(bào)價，并根據(jù)報(bào)價情況選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購；對于談判采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行一對一的談判，協(xié)商確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款；對于單一來源采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定，履行審批手續(xù)后與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商達(dá)成采購意向后，應(yīng)簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)報(bào)公司相關(guān)部門備案。5.合同執(zhí)行與跟蹤：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。6.驗(yàn)收付款：物資到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員對物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫物資驗(yàn)收單，并提交給采購部門。采購部門根據(jù)物資驗(yàn)收單和采購合同，辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同的約定，對采購資金進(jìn)行審核和支付。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對物資采購過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。對于高風(fēng)險因素，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，加強(qiáng)風(fēng)險管理。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資價格走勢、市場供應(yīng)情況等信息，合理安排采購時間和數(shù)量，采用套期保值、簽訂長期合同等方式，降低市場風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)采購物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對不合格物資及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保采購物資質(zhì)量符合要求。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)采購合同管理，簽訂規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徍贤?，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，降低合同風(fēng)險。5.付款風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)采購資金管理，嚴(yán)格按照采購合同和公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)，對采購資金的支付進(jìn)行審核和監(jiān)督，防范付款風(fēng)險。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對物資采購過程中的風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控結(jié)果，及時發(fā)出風(fēng)險預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險損失。七、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購物資的價格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等，評估采購成本是否合理，是否達(dá)到公司預(yù)算控制目標(biāo)。2.采購質(zhì)量：評估采購物資的質(zhì)量是否符合采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。3.采購交貨期：評估供應(yīng)商是否按照采購合同約定的交貨期按時交貨，交貨期的準(zhǔn)確率和及時率。4.采購效率：評估采購流程的執(zhí)行效率，包括采購申請審批時間、采購合同簽訂時間、物資到貨時間等，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。5.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、考核等管理工作是否到位，供應(yīng)商的合作滿意度和忠誠度。（二）評估方法1.定量評估法：通過對采購成本、采購質(zhì)量、采購交貨期、采購效率等指標(biāo)進(jìn)行量化分析，計(jì)算評估得分，對采購績效進(jìn)行評估。2.定性評估法：通過對供應(yīng)商管理、采購流程執(zhí)行情況、采購風(fēng)險管理等方面進(jìn)行定性分析，評估采購績效。3.綜合評估法：將定量評估法和定性評估法相結(jié)合，對采購績效進(jìn)行全面、綜合的評估。（三）評估周期采購績效評估周期為每季度一次，采購部門應(yīng)在每季度結(jié)束后的[具體日期]前完