物流貨運(yùn)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司物流貨運(yùn)采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有物流貨運(yùn)采購活動(dòng)，包括但不限于貨物運(yùn)輸、倉儲(chǔ)服務(wù)、物流設(shè)備采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，實(shí)現(xiàn)采購資源的優(yōu)化配置。3.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.誠實(shí)守信原則：采購方和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)雙方合法權(quán)益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其職責(zé)和權(quán)限。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出物流貨運(yùn)采購需求，提供詳細(xì)的采購要求和技術(shù)規(guī)格，參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核和付款審批。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購貨物和服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，參與采購合同的質(zhì)量條款制定和驗(yàn)收工作。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律咨詢和支持。三、采購計(jì)劃與預(yù)算（一）采購計(jì)劃制定1.需求預(yù)測：采購部門應(yīng)定期與需求部門溝通，了解業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢和物流貨運(yùn)需求情況，進(jìn)行需求預(yù)測。2.采購計(jì)劃編制：根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合公司庫存情況和生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、時(shí)間、質(zhì)量要求等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃審批：采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交采購決策委員會(huì)審批。經(jīng)審批后的采購計(jì)劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（二）采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制：采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項(xiàng)目、金額、資金來源等內(nèi)容。2.預(yù)算審批：采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)公司高層管理人員審批后執(zhí)行。3.預(yù)算控制：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算的控制，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，確保采購支出不超過預(yù)算。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商實(shí)地考察：對于重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際情況，評估其是否具備合作條件。3.供應(yīng)商選擇決策：采購部門根據(jù)供應(yīng)商篩選和實(shí)地考察結(jié)果，提出供應(yīng)商選擇建議，提交采購決策委員會(huì)審批。經(jīng)審批后確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評價(jià)與考核1.評價(jià)指標(biāo)設(shè)定：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價(jià)指標(biāo)體系，對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價(jià)。評價(jià)指標(biāo)應(yīng)具有可操作性和可比性。2.定期評價(jià)：采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)周期一般為半年或一年。評價(jià)結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給供應(yīng)商，并要求其采取改進(jìn)措施。3.考核與獎(jiǎng)懲：根據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰處理。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.合作協(xié)議簽訂：采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.溝通與協(xié)調(diào)：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對于重大問題，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。3.供應(yīng)商培訓(xùn)與輔導(dǎo)：采購部門應(yīng)根據(jù)需要，對供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)和輔導(dǎo)，幫助其提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，滿足公司采購要求。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。2.采購申請表審批：采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核后，提交采購部門。采購部門對采購申請表進(jìn)行審核，審核通過后提交采購決策委員會(huì)審批。（二）采購詢價(jià)與報(bào)價(jià)1.采購詢價(jià)：采購部門根據(jù)采購申請表，向多家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)和相關(guān)資料。2.供應(yīng)商報(bào)價(jià)：供應(yīng)商收到詢價(jià)函后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)應(yīng)包括產(chǎn)品價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.報(bào)價(jià)分析與比較：采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析和比較，評估其合理性和競爭力。必要時(shí)，可組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格。（三）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購詢價(jià)和報(bào)價(jià)結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.合同審核：采購合同起草完成后，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、條款合理性等方面。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。（四）采購訂單下達(dá)1.采購訂單生成：采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.采購訂單審批：采購訂單生成后，應(yīng)提交采購部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，采購訂單正式生效。3.采購訂單下達(dá)：采購部門將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，要求其按照訂單要求組織生產(chǎn)和供貨。（五）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門在采購貨物到貨前，應(yīng)通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具和文件。2.到貨驗(yàn)收：采購貨物到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收報(bào)告。3.驗(yàn)收不合格處理：如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或不符合合同要求，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門和供應(yīng)商，要求其采取整改措施或退換貨處理。（六）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請表，提交財(cái)務(wù)部門審核。付款申請表應(yīng)明確采購項(xiàng)目、金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門對付款申請表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收報(bào)告的真實(shí)性、發(fā)票的合法性等方面。審核通過后，提交公司高層管理人員審批。3.付款執(zhí)行：經(jīng)審批通過的付款申請，由財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和期限進(jìn)行付款。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.風(fēng)險(xiǎn)評估：采購部門應(yīng)對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如放棄采購項(xiàng)目或更換供應(yīng)商等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對于中等風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善采購合同條款、增加驗(yàn)收環(huán)節(jié)等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對于低風(fēng)險(xiǎn)事件，可采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如購買保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較小且影響程度較低的事件，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，如建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險(xiǎn)事件。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：采購部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估。及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)事件的變化情況，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。七、采購信息管理（一）采購信息收集1.市場信息收集：采購部門應(yīng)定期收集市場信息，包括物流貨運(yùn)市場價(jià)格、供應(yīng)商動(dòng)態(tài)、行業(yè)發(fā)展趨勢等方面的信息。2.供應(yīng)商信息收集：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，及時(shí)收集和更新供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的信息。3.采購項(xiàng)目信息收集：采購部門應(yīng)及時(shí)收集和整理采購項(xiàng)目的相關(guān)信息，包括采購需求、采購計(jì)劃、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告等方面的信息。（二）采購信息整理與分析1.信息整理：采購部門應(yīng)定期對收集到的采購信息進(jìn)行整理，分類歸檔，建立采購信息檔案。2.信息分析：采購部門應(yīng)運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購信息進(jìn)行分析，為采購決策提供支持。分析內(nèi)容包括采購成本分析、供應(yīng)商績效分析、采購質(zhì)量分析、采購效率分析等方面。（三）采購信息共享1.內(nèi)部信息共享：采購部門應(yīng)與需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門建立信息共享機(jī)