2025合同審核流程文件的歸檔和管理正文為保障公司合同審核流程的規(guī)范性、合法性和高效性，確保合同文件的完整性和安全性，特制定本合同審核流程文件的歸檔和管理辦法。本辦法適用于公司所有合同的審核、簽署、歸檔和管理過程，旨在明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任和操作流程，確保合同管理工作的規(guī)范化運(yùn)行。第一章總則第一條本辦法所指合同審核流程文件，包括但不限于合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、審核意見書、簽署記錄、電子簽名認(rèn)證證書等相關(guān)文件（以下簡稱“合同文件”）。合同文件是公司開展經(jīng)營活動(dòng)的重要依據(jù)，具有法律效力和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，必須嚴(yán)格按照本辦法進(jìn)行管理和存檔。第二條合同文件的管理遵循“合法、合規(guī)、規(guī)范、安全”的原則，確保合同文件的真實(shí)性、完整性和可用性。公司各相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)依照本辦法的規(guī)定，共同做好合同文件的歸檔和管理工作。第二章合同審核流程第三條合同審核流程分為初審、復(fù)審和終審三個(gè)階段，具體流程如下：初審階段由合同起草部門或人員對合同文件進(jìn)行初步審核，確保合同內(nèi)容符合公司制度和法律法規(guī)要求，合同條款明確無歧義，雙方權(quán)利義務(wù)對等，風(fēng)險(xiǎn)控制措施到位。復(fù)審階段由公司法務(wù)部門對合同文件進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審核合同的法律合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)評估和爭議解決條款。法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在收到合同文件后五個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)審，并出具書面審核意見。終審階段由公司合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組對合同文件進(jìn)行最終審核，根據(jù)審核意見決定合同的簽署或退回修改。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組由公司法定代表人或其授權(quán)代表擔(dān)任組長，成員包括法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專家。第四條合同文件的審核過程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行職責(zé)，確保合同內(nèi)容的合法性和完整性。對于涉及重大金額、長期合作或特殊條款的合同，應(yīng)當(dāng)組織專家會(huì)議進(jìn)行評估，并形成書面評估報(bào)告。第三章合同簽署與文件管理第五條合同簽署前，合同起草部門應(yīng)當(dāng)將合同文件提交至公司印章管理部門，由印章管理員對合同簽署的合法性、合規(guī)性進(jìn)行核驗(yàn)，并登記備案。合同簽署應(yīng)當(dāng)在公司指定的場所進(jìn)行，確保簽署過程的真實(shí)性和有效性。第六條合同簽署后，合同起草部門應(yīng)當(dāng)在簽署當(dāng)日將合同文件的正本和副本分別交由合同管理部和相關(guān)部門存檔。合同管理部負(fù)責(zé)對合同文件進(jìn)行編號、登記，并建立電子和紙質(zhì)檔案。第七條合同文件的簽署應(yīng)當(dāng)采用電子簽名或書面簽名的方式。采用電子簽名的，應(yīng)當(dāng)符合《電子簽名法》的相關(guān)規(guī)定，并由第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證。書面簽名的，應(yīng)當(dāng)確保簽字人的身份真實(shí)有效，并留存簽字樣本。第四章合同文件的歸檔與管理第八條合同文件的歸檔工作由合同管理部負(fù)責(zé)，實(shí)行“統(tǒng)一管理、分散保存”的原則。合同管理部應(yīng)當(dāng)建立完整的合同檔案管理制度，包括合同文件的接收、登記、分類、保存和借閱等環(huán)節(jié)。第九條合同文件的歸檔范圍包括但不限于以下內(nèi)容：合同正本、副本及補(bǔ)充協(xié)議；合同審核意見書、專家評估報(bào)告；合同簽署記錄、電子簽名認(rèn)證證書；合同履行過程中形成的函件、會(huì)議紀(jì)要、變更記錄；其他與合同相關(guān)的文件材料。第十條合同管理部應(yīng)當(dāng)按照合同編號規(guī)則對合同文件進(jìn)行分類編號，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同文件的信息化管理。合同文件的電子檔案應(yīng)當(dāng)定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。第十一條合同文件的借閱應(yīng)當(dāng)經(jīng)過審批程序，借閱人應(yīng)當(dāng)填寫借閱申請表，并經(jīng)合同管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后方可借閱。借閱的合同文件應(yīng)當(dāng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借或遺失。第十二條合同文件的保存期限根據(jù)合同性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定確定。一般合同的保存期限為十年，重大合同的保存期限為三十年。合同管理部應(yīng)當(dāng)定期對超過保存期限的合同文件進(jìn)行清理，并按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。第五章信息安全管理第十三條合同文件的電子信息應(yīng)當(dāng)存放在公司指定的服務(wù)器或云存儲系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。合同管理部應(yīng)當(dāng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，并制定應(yīng)急預(yù)案，防止因系統(tǒng)故障或自然災(zāi)害導(dǎo)致的合同文件丟失。第十四條任何人不得擅自復(fù)制、泄露或篡改合同文件的內(nèi)容。合同文件的訪問權(quán)限應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要進(jìn)行嚴(yán)格控制，并記錄訪問日志，確保合同文件的安全性和合法性。第十五條對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)或其他敏感信息的合同文件，應(yīng)當(dāng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息不被非法利用。第六章變更與修訂第十六條在合同履行過程中，如需對合同內(nèi)容進(jìn)行變更或修訂，應(yīng)當(dāng)按照本辦法規(guī)定的審核流程重新提交審核，并重新簽署合同文件。變更或修訂后的合同文件應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔，并標(biāo)注變更記錄。第十七條對于因合同履行完畢或終止而不再需要的合同文件，應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定進(jìn)行清理或歸檔，不得隨意丟棄或遺失。第七章監(jiān)督與檢查第十八條公司審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期對合同文件的歸檔和管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保本辦法的嚴(yán)格執(zhí)行。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同文件的完整性、合規(guī)性、安全性和有效性。第十九條對于違反本辦法規(guī)定，造成合同文件遺失、泄露或篡改的單位或個(gè)人，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的