電子采購平臺管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電子采購平臺的管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購活動的公開、公平、公正，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部通過電子采購平臺進行的各類物資采購、服務采購等活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，符合行業(yè)規(guī)范。2.公開透明原則：采購信息應在電子采購平臺上公開披露，確保供應商平等參與。3.公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，選擇最優(yōu)供應商。4.誠實信用原則：采購各方應誠實守信，履行各自義務。二、平臺管理職責（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃，明確采購需求，并在電子采購平臺上發(fā)布采購信息。2.組織供應商報名、資格審查、評標等采購活動。3.與供應商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）信息部門職責1.負責電子采購平臺的建設、維護和升級，確保平臺的穩(wěn)定運行。2.保障平臺數(shù)據(jù)的安全、準確和完整，防止信息泄露。3.提供技術(shù)支持，解決平臺使用過程中的技術(shù)問題。（三）審計部門職責1.對電子采購平臺的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性。2.審查采購合同的合法性、完整性。3.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。（四）法務部門職責1.為電子采購平臺的采購活動提供法律咨詢服務，確保采購行為合法合規(guī)。2.審查采購合同條款，防范法律風險。3.處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程管理（一）采購計劃制定1.各部門根據(jù)業(yè)務需求，提前制定采購計劃，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息。2.采購計劃經(jīng)部門負責人審核后，提交至采購部門。（二）采購信息發(fā)布1.采購部門對采購計劃進行匯總整理，在電子采購平臺上發(fā)布采購公告。2.采購公告應包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、供應商資格要求、報名時間、開標時間等信息。（三）供應商報名與資格審查1.供應商在規(guī)定時間內(nèi)通過電子采購平臺進行報名，并提交相關(guān)資質(zhì)證明文件。2.采購部門對供應商提交的資料進行資格審查，確定符合要求的供應商名單。（四）采購文件編制與發(fā)放1.采購部門根據(jù)采購項目特點，編制采購文件，包括采購需求、技術(shù)規(guī)格、評標標準等。2.采購文件經(jīng)審核后，在電子采購平臺上發(fā)放給資格審查合格的供應商。（五）投標與開標1.供應商按照采購文件要求，在規(guī)定時間內(nèi)通過電子采購平臺提交投標文件。2.采購部門在規(guī)定時間和地點組織開標，公開唱標，記錄投標報價等信息。（六）評標與定標1.采購部門組建評標委員會，按照評標標準對投標文件進行評審。2.評標委員會根據(jù)評審結(jié)果，推薦中標候選人，采購部門確定中標供應商。（七）合同簽訂與執(zhí)行1.采購部門與中標供應商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務。2.采購部門跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。四、供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入標準，包括企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。2.供應商申請準入時，應提交相關(guān)證明材料，經(jīng)采購部門審核通過后，納入供應商庫。（二）供應商評價與考核1.定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行評價和考核。2.根據(jù)評價結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不合格的供應商進行淘汰。（三）供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對長期合作、質(zhì)量可靠、價格合理的供應商給予一定的優(yōu)惠政策。2.對違反合同約定、提供劣質(zhì)產(chǎn)品或服務的供應商，采取相應的約束措施，如扣除保證金、暫停合作等。五、平臺數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與維護1.采購部門應及時、準確地在電子采購平臺上錄入采購計劃、采購信息、供應商信息、合同信息等數(shù)據(jù)。2.信息部門負責對平臺數(shù)據(jù)進行定期維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取加密、備份、訪問控制等措施，保障平臺數(shù)據(jù)的安全。2.限制用戶對數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.定期對平臺數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成采購報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購過程中的問題和規(guī)律，不斷優(yōu)化采購流程。六、平臺使用規(guī)范（一）用戶注冊與認證1.公司員工使用電子采購平臺前，需進行注冊，并提供真實有效的個人信息。2.注冊信息經(jīng)審核通過后，用戶獲得平臺使用權(quán)限，并進行身份認證。（二）操作規(guī)范1.用戶應按照平臺操作指南進行操作，確保操作的準確性和規(guī)范性。2.在采購活動中，用戶應嚴格遵守采購程序，不得擅自更改采購信息。（三）信息保密1.用戶應對在平臺上獲取的供應商信息、采購信息等予以保密，不得泄露給第三方。2.嚴禁利用平臺信息謀取不正當利益。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對電子采購平臺的采購活動進行內(nèi)部審計，檢查采購程序的執(zhí)行情況。2.采購部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內(nèi)部其他部門和員工的監(jiān)督，對提出的問題及時進行處理和反饋。2.主動接受相關(guān)政府部門和行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督檢查，配合做好各項工作。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.明確在電子采購平臺使用過程中可能出現(xiàn)的違規(guī)行為，如虛假招標、泄露信息、收受回扣等。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行