檢驗(yàn)文件歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檢驗(yàn)文件的歸檔管理，確保檢驗(yàn)文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司質(zhì)量管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與檢驗(yàn)相關(guān)的文件歸檔管理，包括但不限于檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)操作規(guī)程、檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)記錄等。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和修訂檢驗(yàn)文件歸檔管理辦法。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檢驗(yàn)文件歸檔工作。負(fù)責(zé)檢驗(yàn)文件的集中歸檔和保管。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檢驗(yàn)文件的收集、整理和初步審核。按照規(guī)定的時(shí)間和要求將檢驗(yàn)文件移交質(zhì)量管理部門(mén)歸檔。負(fù)責(zé)本部門(mén)檢驗(yàn)文件的查閱和使用。（四）基本原則1.遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檢驗(yàn)文件的合法性和規(guī)范性。2.按照文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檢驗(yàn)文件的完整性和安全性。二、檢驗(yàn)文件的分類與編號(hào)（一）分類1.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)類：包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。2.檢驗(yàn)操作規(guī)程類：規(guī)定檢驗(yàn)操作步驟、方法和要求的文件。3.檢驗(yàn)報(bào)告類：記錄檢驗(yàn)結(jié)果的文件。4.檢驗(yàn)記錄類：包括檢驗(yàn)原始記錄、抽樣記錄等。（二）編號(hào)1.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)類文件編號(hào)：采用標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)規(guī)則，如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)為“GB/TXXXXXXXX”，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)為“YY/TXXXXXXXX”，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)為“Q/XXXXXXXXXXX”。2.檢驗(yàn)操作規(guī)程類文件編號(hào)：按照部門(mén)代碼+年份+順序號(hào)的方式編制，如質(zhì)量管理部門(mén)2023年第1號(hào)操作規(guī)程編號(hào)為“QM202301”。3.檢驗(yàn)報(bào)告類文件編號(hào)：按照年份+報(bào)告類型代碼+順序號(hào)的方式編制，如2023年第1份成品檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)為“2023CP01”。4.檢驗(yàn)記錄類文件編號(hào)：按照年份+記錄類型代碼+順序號(hào)的方式編制，如2023年第1份原材料檢驗(yàn)原始記錄編號(hào)為“2023YC01”。三、檢驗(yàn)文件的形成與收集（一）形成1.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的制定和修訂：由質(zhì)量管理部門(mén)組織相關(guān)人員根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況進(jìn)行制定和修訂。2.檢驗(yàn)操作規(guī)程的編制：由各檢驗(yàn)崗位人員根據(jù)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)編制，經(jīng)質(zhì)量管理部門(mén)審核后發(fā)布。3.檢驗(yàn)報(bào)告的出具：檢驗(yàn)人員按照檢驗(yàn)操作規(guī)程進(jìn)行檢驗(yàn)后，如實(shí)填寫(xiě)檢驗(yàn)報(bào)告，并簽字確認(rèn)。4.檢驗(yàn)記錄的填寫(xiě)：檢驗(yàn)人員在檢驗(yàn)過(guò)程中及時(shí)、準(zhǔn)確地填寫(xiě)檢驗(yàn)記錄，確保記錄的真實(shí)性和完整性。（二）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檢驗(yàn)文件的收集工作，確保文件無(wú)遺漏。2.檢驗(yàn)文件應(yīng)在形成后及時(shí)收集，不得積壓。3.對(duì)于外來(lái)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)文件，由質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集和登記。四、檢驗(yàn)文件的整理與審核（一）整理1.收集到的檢驗(yàn)文件應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行整理，確保文件的順序清晰。2.對(duì)于破損、缺失的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。3.檢驗(yàn)文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）審核1.各部門(mén)在將檢驗(yàn)文件移交質(zhì)量管理部門(mén)之前，應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.質(zhì)量管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檢驗(yàn)文件后，應(yīng)進(jìn)行再次審核，對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)退回原部門(mén)進(jìn)行修改。3.審核內(nèi)容包括文件的格式、編號(hào)、內(nèi)容等是否符合規(guī)定要求。五、檢驗(yàn)文件的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)類文件應(yīng)在發(fā)布后1個(gè)月內(nèi)歸檔。2.檢驗(yàn)操作規(guī)程類文件應(yīng)在審核通過(guò)后1周內(nèi)歸檔。3.檢驗(yàn)報(bào)告類文件應(yīng)在出具后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.檢驗(yàn)記錄類文件應(yīng)在檢驗(yàn)完成后1個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類和編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明文件類別、年度、起止編號(hào)等信息。2.電子文件應(yīng)按照分類和編號(hào)建立文件夾，存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份。（三）歸檔要求1.歸檔的檢驗(yàn)文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)使用耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。3.歸檔文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，便于查閱和利用。六、檢驗(yàn)文件的保管（一）保管期限1.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)類文件的保管期限為長(zhǎng)期。2.檢驗(yàn)操作規(guī)程類文件的保管期限為5年。3.檢驗(yàn)報(bào)告類文件的保管期限為3年。4.檢驗(yàn)記錄類文件的保管期限為2年。（二）保管地點(diǎn)1.紙質(zhì)檢驗(yàn)文件應(yīng)存放在公司專門(mén)的檔案庫(kù)中，檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.電子檢驗(yàn)文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檢驗(yàn)文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文件的安全和完整。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的檢驗(yàn)文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀檢驗(yàn)文件。七、檢驗(yàn)文件的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檢驗(yàn)文件的，應(yīng)填寫(xiě)《檢驗(yàn)文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到質(zhì)量管理部門(mén)查閱。2.外部單位因工作需要查閱檢驗(yàn)文件的，應(yīng)提交單位介紹信和查閱申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由質(zhì)量管理部門(mén)安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檢驗(yàn)文件，不得擅自將文件帶出檔案庫(kù)。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檢驗(yàn)文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損。3.查閱人員如需復(fù)制檢驗(yàn)文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并支付相應(yīng)的費(fèi)用。（三）使用要求1.檢驗(yàn)文件僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向外部單位提供。2.使用檢驗(yàn)文件的人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的要求進(jìn)行操作，確保檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.使用檢驗(yàn)文件過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向質(zhì)量管理部門(mén)反饋。八、檢驗(yàn)文件的修訂與廢止（一）修訂1.當(dāng)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，或公司內(nèi)部管理要求、生產(chǎn)工藝等發(fā)生改變時(shí)，需要對(duì)檢驗(yàn)文件進(jìn)行修訂。2.檢驗(yàn)文件的修訂由質(zhì)量管理部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行，修訂后的文件應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審核、批準(zhǔn)和發(fā)布。3.修訂后的檢驗(yàn)文件應(yīng)及時(shí)歸檔，并替換原文件。（二）廢止1.當(dāng)檢驗(yàn)文件不再適用或已被新的文件替代時(shí)，應(yīng)及時(shí)廢止。2.廢止的檢驗(yàn)文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并單獨(dú)存放，不得與現(xiàn)行文件混淆。3.對(duì)于廢止的檢驗(yàn)文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檢驗(yàn)文件歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檢驗(yàn)文件歸檔管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保文件管理工作符合規(guī)定要求。（二）考核1.