涉案財(cái)務(wù)歸檔管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范涉案財(cái)務(wù)的歸檔管理工作，確保涉案財(cái)務(wù)資料的真實(shí)性、完整性和安全性，便于查詢、使用和監(jiān)督，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在處理各類案件過程中涉及的財(cái)務(wù)資料的歸檔管理，包括但不限于案件調(diào)查、審理、執(zhí)行等階段產(chǎn)生的財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、文件、合同等相關(guān)資料。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：涉案財(cái)務(wù)歸檔管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保歸檔資料的合法性和合規(guī)性。2.真實(shí)完整原則：歸檔資料應(yīng)如實(shí)反映案件處理過程中的財(cái)務(wù)狀況和交易情況，保證資料的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造或遺漏重要信息。3.安全保密原則：加強(qiáng)對涉案財(cái)務(wù)資料的安全保護(hù)，防止資料泄露、丟失或損壞。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于查詢原則：歸檔資料應(yīng)分類清晰、索引明確，便于快速查詢和使用，提高工作效率。二、涉案財(cái)務(wù)資料的范圍及分類（一）財(cái)務(wù)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、支付憑證等，是證明財(cái)務(wù)交易發(fā)生的最初書面證明。2.記賬憑證：根據(jù)原始憑證編制，記錄財(cái)務(wù)交易的會計(jì)分錄和摘要，是登記賬簿的依據(jù)。（二）財(cái)務(wù)報(bào)表1.資產(chǎn)負(fù)債表：反映公司/組織在特定日期的財(cái)務(wù)狀況，包括資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的情況。2.利潤表：展示公司/組織在一定期間內(nèi)的經(jīng)營成果，包括收入、成本、費(fèi)用和利潤等項(xiàng)目。3.現(xiàn)金流量表：反映公司/組織在一定期間內(nèi)現(xiàn)金的流入和流出情況，有助于評估資金的流動性和運(yùn)營效率。4.其他相關(guān)報(bào)表：如稅務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)表等，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行歸檔。（三）文件1.案件相關(guān)文件：包括立案決定書、調(diào)查通知書、詢問筆錄、證據(jù)清單、鑒定報(bào)告等，記錄案件處理過程中的重要事項(xiàng)和證據(jù)。2.財(cái)務(wù)審批文件：如費(fèi)用報(bào)銷審批單、資金支付審批單、合同審批文件等，體現(xiàn)財(cái)務(wù)決策過程和審批流程。3.法律法規(guī)文件：與涉案財(cái)務(wù)相關(guān)的國家法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)規(guī)范等，作為處理案件的法律依據(jù)和參考。（四）合同1.涉案合同：包括與案件直接相關(guān)的采購合同、銷售合同、租賃合同、借款合同等，記錄合同雙方的權(quán)利義務(wù)和交易條款。2.合同變更文件：如合同補(bǔ)充協(xié)議、變更通知書等，反映合同履行過程中的變更情況。（五）其他資料1.銀行對賬單：反映公司/組織銀行賬戶的資金收支情況，與財(cái)務(wù)憑證相互印證。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：由外部審計(jì)機(jī)構(gòu)出具的對公司/組織財(cái)務(wù)狀況的審計(jì)意見和報(bào)告。3.稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票領(lǐng)購簿、稅務(wù)稽查報(bào)告等，與公司/組織的稅務(wù)情況相關(guān)。4.其他與涉案財(cái)務(wù)有關(guān)的資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、會議紀(jì)要等。三、涉案財(cái)務(wù)資料的收集與整理（一）收集要求1.案件承辦部門應(yīng)在案件處理過程中及時(shí)收集與涉案財(cái)務(wù)相關(guān)的資料，確保資料的完整性和及時(shí)性。2.對于涉及多個(gè)部門的案件，各部門應(yīng)密切配合，按照職責(zé)分工收集本部門產(chǎn)生的涉案財(cái)務(wù)資料，并及時(shí)移交案件承辦部門進(jìn)行統(tǒng)一整理。3.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、刪除或隱匿資料。對于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。（二）整理方法1.分類整理：按照涉案財(cái)務(wù)資料的類別進(jìn)行分類，如財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、文件、合同等，確保同類資料集中存放。2.編號標(biāo)識：對每一份涉案財(cái)務(wù)資料進(jìn)行編號，以便于查詢和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映資料的類別、年份、順序等信息。3.編制目錄：根據(jù)分類整理的結(jié)果，編制涉案財(cái)務(wù)資料目錄，詳細(xì)列出每一份資料的編號、名稱、日期、來源等信息，便于快速查找和核對。4.裝訂成冊：對于零散的財(cái)務(wù)憑證、文件等資料，應(yīng)按照一定的順序裝訂成冊，并在封面注明資料名稱、編號、日期等信息。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。四、涉案財(cái)務(wù)資料的歸檔（一）歸檔流程1.案件承辦部門在完成涉案財(cái)務(wù)資料的收集與整理后，填寫《涉案財(cái)務(wù)資料歸檔清單》，詳細(xì)列出資料的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。2.將整理好的涉案財(cái)務(wù)資料及《涉案財(cái)務(wù)資料歸檔清單》一并移交至公司/組織的檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的涉案財(cái)務(wù)資料進(jìn)行核對，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和編號標(biāo)識是否一致。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與案件承辦部門溝通并要求補(bǔ)充或更正。4.核對無誤后，檔案管理部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將涉案財(cái)務(wù)資料進(jìn)行歸檔存儲。歸檔應(yīng)按照類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和檢索。（二）保管期限1.涉案財(cái)務(wù)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限一般為3年，適用于一些時(shí)效性較強(qiáng)、對后續(xù)工作影響較小的資料，如部分稅務(wù)報(bào)表、臨時(shí)財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。3.中期保管期限一般為5年，適用于一些與案件處理過程相關(guān)的重要資料，如部分財(cái)務(wù)憑證、合同變更文件等。4.長期保管期限一般為10年以上，適用于涉及重大案件、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的資料，如立案決定書、調(diào)查通知書、審計(jì)報(bào)告等。5.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的資料，應(yīng)按照保密規(guī)定確定保管期限，并嚴(yán)格控制查閱和使用權(quán)限。（三）存儲方式1.涉案財(cái)務(wù)資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種存儲方式。紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存放，并做好防潮、防蟲、防火等措施。2.電子資料應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，如硬盤、光盤等，并進(jìn)行定期備份。電子資料應(yīng)按照紙質(zhì)資料的分類方式進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的電子索引目錄，便于查詢和檢索。3.檔案管理部門應(yīng)建立涉案財(cái)務(wù)資料存儲場所的管理制度，確保存儲環(huán)境的安全和衛(wèi)生，防止資料損壞或丟失。五、涉案財(cái)務(wù)資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱涉案財(cái)務(wù)資料的，應(yīng)填寫《涉案財(cái)務(wù)資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，對查閱申請進(jìn)行審核。對于符合查閱權(quán)限的申請，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.涉及重大案件或敏感信息的涉案財(cái)務(wù)資料，查閱申請應(yīng)經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。4.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱涉案財(cái)務(wù)資料的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。一般情況下，需提供相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司/組織法務(wù)部門審核同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱涉案財(cái)務(wù)資料，不得擅自將資料帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露涉案財(cái)務(wù)資料的內(nèi)容。對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的資料，應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或使用。3.查閱人員在查閱過程中應(yīng)愛護(hù)涉案財(cái)務(wù)資料，不得涂改、損壞或丟失資料。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、涉案財(cái)務(wù)資料的銷毀（一）銷毀條件1.涉案財(cái)務(wù)資料在保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核，確無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的資料，在保管期限屆滿后，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止資料泄露。（二）銷毀流程1.檔案管理部門填寫《涉案財(cái)務(wù)資料銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀資料的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息，并說明銷毀原因和依據(jù)。2.《涉案財(cái)務(wù)資料銷毀申請表》經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門組織專人對擬銷毀的資料進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.清點(diǎn)核對無誤后，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可以采用焚燒、粉碎等方式，確保資料無法恢復(fù)。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員、銷毀方式、銷毀資料清單等信息。5.銷毀工作完成后，檔案管理部門將銷毀記錄存檔，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，接受監(jiān)督。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對涉案財(cái)務(wù)資料的歸檔管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查資料的收集、整理、歸檔、查閱、使用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保涉案財(cái)務(wù)資料歸檔管理工作的規(guī)范運(yùn)行。（二）外部監(jiān)督1.接受國家相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)等。對于國家相關(guān)部門提出的監(jiān)督檢查意見，公司/組織應(yīng)