涉外信息保密管理辦法一、總則（一）目的為加強公司涉外信息保密管理，確保公司在對外交往活動中涉及的各類信息安全，防止信息泄露，維護公司的合法權(quán)益和良好形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)、全資子公司、控股子公司等與涉外活動相關(guān)的信息保密管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及國際條約、協(xié)定中關(guān)于信息保密的規(guī)定，確保公司涉外信息管理活動合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強化信息保密意識教育，建立健全保密管理制度和流程，從源頭上預(yù)防信息泄露風(fēng)險。3.最小化原則：在確保完成涉外活動任務(wù)的前提下，嚴格限定知悉涉外信息的人員范圍，確保信息知悉范圍最小化。4.全程管控原則：對涉外信息的產(chǎn)生、收集、存儲、傳輸、使用、共享、銷毀等全過程進行嚴格管控，確保信息安全。（四）定義1.涉外信息：指公司在對外交往活動中涉及的各類商業(yè)秘密、國家秘密、工作秘密以及其他敏感信息，包括但不限于公司的技術(shù)資料、產(chǎn)品信息、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、經(jīng)營策略、合同協(xié)議等。2.涉密人員：指因工作需要知悉和處理涉外信息的公司員工、合作方人員以及其他相關(guān)人員。二、保密職責(zé)分工（一）公司保密委員會公司保密委員會負責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司涉外信息保密管理工作，審議決定重大保密事項，監(jiān)督檢查保密制度執(zhí)行情況。（二）公司保密工作機構(gòu)公司保密工作機構(gòu)（如保密辦公室）負責(zé)具體組織實施涉外信息保密管理工作，制定和完善保密管理制度，開展保密宣傳教育、培訓(xùn)、監(jiān)督檢查等工作，協(xié)調(diào)處理信息保密相關(guān)事宜。（三）各部門負責(zé)人各部門負責(zé)人為本部門涉外信息保密管理工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織落實本部門的保密工作措施，確保本部門人員嚴格遵守保密規(guī)定，對本部門產(chǎn)生、接觸的涉外信息進行有效管理。（四）涉密人員涉密人員應(yīng)嚴格遵守保密法律法規(guī)和公司保密制度，履行保密義務(wù)，妥善保管和使用所接觸的涉外信息，不得擅自泄露、傳播、使用或允許他人使用。三、涉外信息分類與定密（一）分類標準根據(jù)涉外信息的性質(zhì)、重要程度、敏感程度等因素，將涉外信息分為以下幾類：1.商業(yè)秘密：包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、管理秘密等，如產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、客戶名單、銷售渠道、財務(wù)報表等。2.國家秘密：涉及國家安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。如國家重大項目信息、國防科技信息等。若公司涉外信息涉及國家秘密，應(yīng)按照國家保密法律法規(guī)的要求進行管理。3.工作秘密：公司在日常工作中產(chǎn)生的，不屬于國家秘密，但不宜公開的信息，如內(nèi)部會議紀要、工作方案、人事任免等。（二）定密程序1.承辦人確定：涉外信息產(chǎn)生或承辦部門的工作人員，在信息產(chǎn)生或承辦過程中，根據(jù)信息的內(nèi)容和性質(zhì)，初步判斷是否屬于涉密信息，并確定密級和保密期限。2.部門審核：承辦人填寫《涉外信息定密審批表》，報本部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對信息的密級、保密期限等進行審核，并簽署意見。3.保密工作機構(gòu)審定：經(jīng)部門審核后的《涉外信息定密審批表》，提交公司保密工作機構(gòu)審定。保密工作機構(gòu)應(yīng)組織相關(guān)人員對信息進行綜合評估，確定最終的密級和保密期限，并簽署審定意見。4.公司領(lǐng)導(dǎo)批準：經(jīng)保密工作機構(gòu)審定后的《涉外信息定密審批表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司整體利益和保密要求，對信息的定密情況進行最終審批，并簽署批準意見。（三）密級變更與解密1.密級變更：在涉外信息的使用過程中，如發(fā)現(xiàn)原定密不當(dāng)或因情況變化需要變更密級的，承辦部門應(yīng)及時填寫《涉外信息密級變更審批表》，按照定密程序重新進行審批。2.解密：涉外信息保密期限屆滿或保密事項公開后，承辦部門應(yīng)及時填寫《涉外信息解密審批表》，按照定密程序進行解密審批。經(jīng)批準解密的信息，可按照公司相關(guān)規(guī)定進行公開或處理。四、涉外信息的日常管理（一）信息存儲管理1.存儲介質(zhì)選擇：根據(jù)涉外信息的密級和存儲要求，選擇安全可靠的存儲介質(zhì)，如加密硬盤、光盤、磁帶等。對于高密級信息，應(yīng)采用專門的加密存儲設(shè)備，并進行加密處理。2.存儲場所安全：設(shè)立專門的涉密信息存儲場所，配備必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保存儲場所的安全。存儲場所應(yīng)進行分類分區(qū)管理，不同密級的信息應(yīng)分開存儲。3.存儲介質(zhì)標識：對存儲涉外信息的介質(zhì)進行明顯標識，注明信息的密級、名稱、存儲日期、有效期等內(nèi)容，以便于識別和管理。（二）信息傳輸管理1.傳輸渠道選擇：優(yōu)先選擇安全可靠的傳輸渠道，如公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、加密專線、專用通信設(shè)備等。對于涉及國家秘密的涉外信息，應(yīng)按照國家保密規(guī)定采用符合安全要求的傳輸方式。2.加密傳輸：對傳輸?shù)纳嫱庑畔⑦M行加密處理，確保信息在傳輸過程中的保密性、完整性和可用性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標準和行業(yè)要求。3.傳輸記錄與審計：對涉外信息的傳輸過程進行記錄，包括傳輸時間、傳輸源、傳輸目的、傳輸內(nèi)容等信息。同時，建立信息傳輸審計機制，定期對傳輸記錄進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）信息使用管理1.使用權(quán)限控制：根據(jù)工作需要，嚴格限定涉密人員對涉外信息的使用權(quán)限，明確不同密級信息的知悉范圍和使用條件。未經(jīng)批準，任何人不得擅自擴大信息的使用范圍。2.使用登記與審批：涉密人員在使用涉外信息時，應(yīng)填寫《涉外信息使用登記表》，詳細記錄信息的使用時間、使用目的、使用內(nèi)容等情況，并報本部門負責(zé)人審批。涉及重要涉外信息的使用，還應(yīng)報公司保密工作機構(gòu)備案。3.使用場所管理：在使用涉外信息的場所，應(yīng)采取必要的安全保密措施，如限制無關(guān)人員進入、設(shè)置保密警示標識等，防止信息泄露。（四）信息共享管理1.共享原則：確因工作需要共享涉外信息的，應(yīng)遵循最小化原則，嚴格控制共享范圍和共享對象，并確保共享過程中的信息安全。2.共享審批：信息共享部門應(yīng)填寫《涉外信息共享審批表》，詳細說明共享信息的內(nèi)容、目的、共享對象、共享期限等情況，報本部門負責(zé)人審核后，提交公司保密工作機構(gòu)審批。經(jīng)批準后方可進行信息共享。3.共享協(xié)議簽訂：與共享對象簽訂信息共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、保密責(zé)任、信息使用范圍和期限等內(nèi)容，確保信息共享過程中的安全可控。（五）信息銷毀管理1.銷毀范圍：對不再使用或已超過保密期限的涉外信息，應(yīng)及時進行銷毀處理。銷毀范圍包括存儲介質(zhì)、紙質(zhì)文件、電子文檔等。2.銷毀方式：根據(jù)信息的密級和載體類型，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、格式化、消磁等。對于涉及國家秘密的涉外信息，應(yīng)按照國家保密規(guī)定進行銷毀處理。3.銷毀記錄：對涉外信息的銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。五、涉密人員管理（一）涉密人員審查與備案1.審查內(nèi)容：對擬接觸和處理涉外信息的人員進行嚴格審查，審查內(nèi)容包括個人背景、政治立場、職業(yè)道德、保密意識等方面。2.備案管理：經(jīng)審查合格的涉密人員，由公司保密工作機構(gòu)進行備案登記，建立涉密人員檔案，記錄其基本信息、涉密崗位、涉密等級、保密培訓(xùn)情況等內(nèi)容。（二）涉密人員培訓(xùn)與教育1.培訓(xùn)計劃制定：公司保密工作機構(gòu)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和保密工作需要，制定年度涉密人員培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等要求。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、涉外信息保密知識與技能、職業(yè)道德等方面。定期組織涉密人員參加保密培訓(xùn)，不斷提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。3.培訓(xùn)記錄：對涉密人員的培訓(xùn)情況進行詳細記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員、考核成績等信息，并將培訓(xùn)記錄納入涉密人員檔案管理。（三）涉密人員考核與獎懲1.考核制度：建立涉密人員考核制度，定期對涉密人員的保密工作表現(xiàn)進行考核評價?？己藘?nèi)容包括遵守保密制度情況、履行保密職責(zé)情況、信息保密管理情況等方面。2.獎勵措施：對在涉外信息保密工作中表現(xiàn)突出的涉密人員，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等。3.懲罰措施：對違反保密規(guī)定的涉密人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、辭退等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（四）涉密人員離崗離職管理1.離崗離職審計：涉密人員離崗離職前，所在部門應(yīng)進行保密審計，檢查其是否妥善交接涉密信息和載體，是否存在未處理的保密事項等。2.脫密期管理：根據(jù)涉密人員接觸和處理涉外信息的密級和期限，確定相應(yīng)的脫密期。在脫密期內(nèi)，涉密人員應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得從事與原涉密業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，并定期向公司保密工作機構(gòu)報告?zhèn)€人情況。3.交接手續(xù)辦理：涉密人員離崗離職時，應(yīng)與接替人員辦理詳細的交接手續(xù)，填寫《涉密人員離崗離職交接清單》，明確交接的涉密信息、載體、設(shè)備等內(nèi)容，并由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認。交接清單應(yīng)存檔備查。六、對外合作與交流中的保密管理（一）合作與交流項目審批1.項目評估：在開展對外合作與交流項目前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同公司保密工作機構(gòu)對項目進行保密評估，分析項目中可能涉及的涉外信息及其保密風(fēng)險，提出相應(yīng)的保密措施建議。2.審批程序：根據(jù)保密評估結(jié)果，填寫《對外合作與交流項目保密審批表》，報公司保密委員會審批。經(jīng)批準后方可開展對外合作與交流項目。（二）合作協(xié)議簽訂1.保密條款約定：在與合作方簽訂合作協(xié)議時，應(yīng)明確約定雙方的保密義務(wù)、保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等保密條款，確保合作過程中的信息安全。2.協(xié)議審核：合作協(xié)議簽訂前，應(yīng)提交公司保密工作機構(gòu)進行審核。保密工作機構(gòu)應(yīng)重點審查協(xié)議中的保密條款是否符合公司保密要求，是否明確雙方的權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任，是否具有可操作性等。（三）合作過程中的保密管理1.信息共享限制：嚴格控制向合作方提供涉外信息的范圍和內(nèi)容，按照合作協(xié)議約定的信息使用目的和范圍提供信息，不得擅自擴大信息共享范圍。2.現(xiàn)場管理：在合作項目實施過程中，如涉及到現(xiàn)場考察、技術(shù)交流、項目談判等活動，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制無關(guān)人員進入現(xiàn)場、對交流資料進行保密管理等，防止信息泄露。3.監(jiān)督檢查：公司保密工作機構(gòu)應(yīng)定期對合作項目的保密情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合作過程中的信息安全。（四）合作項目結(jié)束后的保密管理1.資料回收：合作項目結(jié)束后，應(yīng)及時收回向合作方提供的所有涉外信息資料，并進行清點和核對，確保資料完整無缺。2.保密協(xié)議終止：按照合作協(xié)議約定，及時終止與合作方的保密協(xié)議，并要求合作方對所接觸的涉外信息進行妥善處理，不得留存或泄露。3.效果評估：對合作項目的保密工作進行效果評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的對外合作與交流活動提供參考。七、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.定期檢查：公司保密工作機構(gòu)應(yīng)定期組織開展涉外信息保密監(jiān)督檢查工作，檢查周期不少于每年一次。檢查內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、涉密人員管理情況、信息存儲與傳輸管理情況、對外合作與交流保密管理情況等方面。2.不定期抽查：公司保密工作機構(gòu)可根據(jù)工作需要，不定期對各部門的涉外信息保密工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對重要涉外活動、重點項目、關(guān)鍵崗位等，開展專項保密檢查工作，確保特定領(lǐng)域的信息安全。（二）檢查內(nèi)容與方法1.檢查內(nèi)容：包括保密制度建設(shè)與執(zhí)行情況、涉密人員資質(zhì)審查與培訓(xùn)情況、信息載體管理情況、信息處理過程中的保密措施落實情況、保密設(shè)施設(shè)備運行情況等。2.檢查方法：通過查閱文件資料、實地查看、人員訪談、技術(shù)檢測等方式進行檢查。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細記錄，并要求相關(guān)部門和人員限期整改。（三）問題整改與跟蹤1.整改措