檢測樣品標(biāo)識管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范檢測樣品的標(biāo)識管理，確保檢測樣品在流轉(zhuǎn)過程中的唯一性、可追溯性，保證檢測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部所有檢測樣品的標(biāo)識管理，包括樣品的采集、接收、流轉(zhuǎn)、存儲、檢測直至報(bào)告出具的全過程。（三）職責(zé)分工1.樣品管理部門負(fù)責(zé)制定和修訂檢測樣品標(biāo)識管理辦法。對檢測樣品標(biāo)識的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)樣品標(biāo)識的統(tǒng)一制作和發(fā)放。2.采樣人員在采樣現(xiàn)場對樣品進(jìn)行標(biāo)識，確保標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確、完整。將樣品標(biāo)識信息準(zhǔn)確記錄在采樣原始記錄中。3.樣品接收人員核對樣品標(biāo)識與采樣原始記錄的一致性。對接收的樣品進(jìn)行妥善保管，并確保標(biāo)識不受損壞。4.檢測人員在檢測過程中，確保樣品標(biāo)識與檢測記錄、報(bào)告中的信息一致。對檢測過程中發(fā)現(xiàn)標(biāo)識損壞或丟失的情況及時(shí)報(bào)告。5.報(bào)告編制人員根據(jù)檢測結(jié)果和樣品標(biāo)識信息，準(zhǔn)確編制檢測報(bào)告。二、樣品標(biāo)識的內(nèi)容與格式（一）基本信息1.樣品編號樣品編號是樣品的唯一標(biāo)識，由系統(tǒng)自動(dòng)生成或按照規(guī)定的編號規(guī)則編制。編號應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和可擴(kuò)展性，便于識別和管理。編號格式一般為：年份（兩位）+流水號（若干位），例如：23001，表示2023年的第1個(gè)樣品。2.樣品名稱填寫樣品的具體名稱，應(yīng)與采樣原始記錄中的名稱一致，確保能夠準(zhǔn)確反映樣品的特性和來源。3.規(guī)格型號對于有規(guī)格型號要求的樣品，應(yīng)詳細(xì)填寫其規(guī)格型號信息，以便于區(qū)分不同類型的樣品。4.樣品狀態(tài)包括待檢、在檢、檢畢、留樣等狀態(tài)。通過不同的標(biāo)識或顏色區(qū)分樣品的當(dāng)前狀態(tài)，便于工作人員直觀了解樣品的流轉(zhuǎn)情況。（二）標(biāo)識編號規(guī)則1.不同類型的檢測樣品應(yīng)采用不同的編號前綴進(jìn)行區(qū)分，例如：環(huán)境樣品編號前綴為“HJ”，食品樣品編號前綴為“SP”等。2.流水號應(yīng)按照順序依次遞增，確保每個(gè)樣品編號的唯一性。3.對于同一樣品的不同子樣或不同批次的樣品，可在樣品編號后添加相應(yīng)的后綴進(jìn)行區(qū)分，如“1”、“A”等。（三）標(biāo)識格式要求1.樣品標(biāo)識應(yīng)采用耐久性材料制作，如金屬牌、塑料標(biāo)簽、不干膠標(biāo)簽等，確保在樣品流轉(zhuǎn)過程中不易損壞、褪色或脫落。2.標(biāo)識上的文字、數(shù)字應(yīng)清晰、工整、易于辨認(rèn)，字號大小應(yīng)根據(jù)標(biāo)識的尺寸和使用環(huán)境合理確定，一般不小于5mm。3.標(biāo)識應(yīng)牢固粘貼或懸掛在樣品的適當(dāng)位置，確保不影響樣品的正常檢測和流轉(zhuǎn)。對于液體樣品，標(biāo)識應(yīng)粘貼在容器的外壁；對于固體樣品，可采用懸掛或粘貼在樣品包裝上的方式。三、樣品標(biāo)識的建立與使用（一）采樣環(huán)節(jié)1.采樣人員在現(xiàn)場采集樣品時(shí)，應(yīng)立即對樣品進(jìn)行標(biāo)識。標(biāo)識應(yīng)包含樣品編號、名稱、規(guī)格型號、采樣地點(diǎn)、采樣時(shí)間、采樣人等信息。2.采樣人員應(yīng)將樣品標(biāo)識信息準(zhǔn)確記錄在采樣原始記錄中，記錄內(nèi)容應(yīng)與標(biāo)識信息一致。記錄應(yīng)包括日期、時(shí)間、地點(diǎn)、樣品描述、采樣方法、采樣人簽名等詳細(xì)信息。3.對于采集的多個(gè)樣品或同一樣品的多個(gè)子樣，應(yīng)分別進(jìn)行標(biāo)識，并在記錄中注明各子樣的標(biāo)識情況。（二）樣品接收環(huán)節(jié)1.樣品接收人員在接收樣品時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對樣品標(biāo)識與采樣原始記錄的一致性。核對內(nèi)容包括樣品編號、名稱、規(guī)格型號、采樣地點(diǎn)、采樣時(shí)間、采樣人等信息。2.如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識信息與原始記錄不一致，應(yīng)及時(shí)與采樣人員溝通核實(shí)，確保信息準(zhǔn)確無誤。如無法核實(shí)或存在疑問，應(yīng)拒絕接收樣品，并記錄相關(guān)情況。3.樣品接收人員在確認(rèn)樣品標(biāo)識無誤后，應(yīng)在采樣原始記錄上簽字確認(rèn)，并將樣品妥善保管在指定的樣品存儲區(qū)域。（三）樣品流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)1.在樣品流轉(zhuǎn)過程中，各環(huán)節(jié)的工作人員應(yīng)確保樣品標(biāo)識的完整性和準(zhǔn)確性。不得隨意更改、涂抹或損壞樣品標(biāo)識。2.當(dāng)樣品從一個(gè)部門流轉(zhuǎn)到另一個(gè)部門時(shí)，交接人員應(yīng)核對樣品標(biāo)識信息，并在交接記錄上簽字確認(rèn)。交接記錄應(yīng)包括交接時(shí)間、交接地點(diǎn)、交接樣品名稱及編號、交接人簽名等信息。3.對于需要分包檢測的樣品，應(yīng)在分包前對樣品標(biāo)識進(jìn)行核對，并確保分包方能夠正確識別和管理樣品標(biāo)識。在分包協(xié)議中應(yīng)明確樣品標(biāo)識的管理要求和責(zé)任。（四）樣品存儲環(huán)節(jié)1.樣品存儲人員應(yīng)根據(jù)樣品標(biāo)識信息，將樣品分類存放在指定的存儲區(qū)域。存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，便于查找和管理。2.對于有特殊存儲要求的樣品，如溫度、濕度、避光等，應(yīng)按照相應(yīng)的要求進(jìn)行存儲，并在樣品標(biāo)識上注明存儲條件。3.定期對存儲的樣品進(jìn)行檢查，查看樣品標(biāo)識是否清晰、完整，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行處理。（五）樣品檢測環(huán)節(jié)1.檢測人員在領(lǐng)取樣品進(jìn)行檢測時(shí)，應(yīng)核對樣品標(biāo)識與檢測任務(wù)單的一致性。核對內(nèi)容包括樣品編號、名稱、規(guī)格型號等信息。2.在檢測過程中，檢測人員應(yīng)確保樣品標(biāo)識與檢測記錄、報(bào)告中的信息一致。如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識損壞或丟失，應(yīng)立即停止檢測，并報(bào)告樣品管理部門。3.檢測完成后，檢測人員應(yīng)將樣品標(biāo)識信息準(zhǔn)確記錄在檢測原始記錄中，并根據(jù)檢測結(jié)果編制檢測報(bào)告。檢測報(bào)告中的樣品標(biāo)識信息應(yīng)與原始記錄和樣品標(biāo)識一致。四、樣品標(biāo)識的變更與補(bǔ)發(fā)（一）標(biāo)識變更1.在樣品流轉(zhuǎn)過程中，如因樣品信息發(fā)生變化（如樣品名稱變更、規(guī)格型號變更等），需要對樣品標(biāo)識進(jìn)行變更時(shí)，應(yīng)由相關(guān)部門提出申請，并填寫《樣品標(biāo)識變更申請表》。2.《樣品標(biāo)識變更申請表》應(yīng)包括樣品編號、原標(biāo)識信息、變更原因、變更后的標(biāo)識信息等內(nèi)容，并經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.樣品管理部門收到《樣品標(biāo)識變更申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，由樣品管理部門負(fù)責(zé)對樣品標(biāo)識進(jìn)行變更，并在樣品標(biāo)識變更記錄中詳細(xì)記錄變更情況。4.變更后的樣品標(biāo)識應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，確保信息的一致性和準(zhǔn)確性。（二）標(biāo)識補(bǔ)發(fā)1.如樣品標(biāo)識因損壞、丟失等原因無法正常使用時(shí)，應(yīng)由相關(guān)部門或人員填寫《樣品標(biāo)識補(bǔ)發(fā)申請表》。2.《樣品標(biāo)識補(bǔ)發(fā)申請表》應(yīng)包括樣品編號、標(biāo)識損壞或丟失原因、申請補(bǔ)發(fā)標(biāo)識的類型等內(nèi)容，并經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.樣品管理部門收到《樣品標(biāo)識補(bǔ)發(fā)申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，由樣品管理部門按照原標(biāo)識內(nèi)容和格式重新制作樣品標(biāo)識，并發(fā)放給申請部門或人員。4.在補(bǔ)發(fā)樣品標(biāo)識時(shí)，應(yīng)在樣品標(biāo)識補(bǔ)發(fā)記錄中詳細(xì)記錄補(bǔ)發(fā)情況，包括補(bǔ)發(fā)日期、補(bǔ)發(fā)標(biāo)識編號、補(bǔ)發(fā)原因等信息。五、樣品標(biāo)識的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.樣品管理部門應(yīng)定期對檢測樣品標(biāo)識的使用情況進(jìn)行檢查，檢查周期為[X]月/季度/年。2.檢查內(nèi)容包括樣品標(biāo)識的完整性、準(zhǔn)確性、清晰性，標(biāo)識與樣品信息的一致性，標(biāo)識的粘貼或懸掛情況等。3.檢查人員應(yīng)填寫《樣品標(biāo)識檢查記錄》，記錄檢查時(shí)間、檢查樣品編號、標(biāo)識情況、存在問題及處理措施等信息。（二）不定期抽查1.公司/組織內(nèi)部的質(zhì)量監(jiān)督部門或其他相關(guān)部門應(yīng)不定期對檢測樣品標(biāo)識的使用情況進(jìn)行抽查。2.抽查可采取現(xiàn)場查看、查閱記錄等方式進(jìn)行，重點(diǎn)檢查樣品標(biāo)識在流轉(zhuǎn)過程中的執(zhí)行情況。3.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通知樣品管理部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（三）問題處理1.對于檢查或抽查中發(fā)現(xiàn)的樣品標(biāo)識問題，如標(biāo)識損壞、丟失、信息不一致等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。2.對于標(biāo)識損壞或丟失的樣品，應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)發(fā)標(biāo)識；對于標(biāo)識信息不一致