外貿(mào)企業(yè)客戶資料管理規(guī)范一、總則外貿(mào)業(yè)務(wù)的全球化屬性決定了客戶資料管理需兼顧商業(yè)價值挖掘與跨境合規(guī)要求。為規(guī)范客戶資料的全生命周期管理，防范數(shù)據(jù)安全風(fēng)險、保障客戶權(quán)益并支撐業(yè)務(wù)高效開展，結(jié)合《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護法》及國際通行的數(shù)據(jù)合規(guī)準(zhǔn)則（如歐盟GDPR、美國CCPA等），制定本管理規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)境內(nèi)外各業(yè)務(wù)單元、關(guān)聯(lián)公司及授權(quán)合作方對客戶資料的采集、存儲、使用、維護等行為。二、管理原則（一）合規(guī)性原則客戶資料管理需嚴(yán)格遵循中國及客戶所在國/地區(qū)的法律法規(guī)，確保資料采集、存儲、傳輸、使用的全流程合法合規(guī)。涉及個人信息的處理，需滿足“合法、正當(dāng)、必要”原則，明確告知客戶信息使用目的并獲得授權(quán)（如適用）。（二）保密性原則（三）準(zhǔn)確性原則客戶資料需及時更新、核驗，確?；拘畔?、交易記錄、合規(guī)文件等內(nèi)容真實有效，避免因信息誤差導(dǎo)致業(yè)務(wù)決策失誤或合規(guī)風(fēng)險。（四）實用性原則資料管理需服務(wù)于業(yè)務(wù)需求，分類與存儲方式應(yīng)便于檢索、分析，支撐客戶分層運營、風(fēng)險評估、市場拓展等工作，避免冗余信息堆積。三、客戶資料分類與采集規(guī)范（一）資料分類根據(jù)業(yè)務(wù)場景與管理需求，客戶資料分為以下類別（可結(jié)合企業(yè)實際調(diào)整）：基礎(chǔ)信息類：含客戶企業(yè)名稱、注冊地址、法定代表人/聯(lián)系人信息（姓名、職務(wù)、郵箱、電話）、經(jīng)營范圍、所屬行業(yè)、注冊資本等。交易信息類：歷史訂單記錄（產(chǎn)品、數(shù)量、金額、付款方式）、信用評級、履約情況（交貨周期、糾紛記錄）、采購偏好（品類、頻率、預(yù)算）等。溝通記錄類：郵件往來、會議紀(jì)要、需求反饋、談判記錄、樣品確認單等。合規(guī)文件類：營業(yè)執(zhí)照、進出口資質(zhì)證明、稅務(wù)登記文件、原產(chǎn)地證書、國際認證（如CE、FDA）、客戶所在國的合規(guī)備案文件等。（二）采集規(guī)范1.采集渠道優(yōu)先通過合法合規(guī)的渠道獲取資料，包括：客戶主動提供（如詢價單、合同簽署時）、官方公開渠道（如政府商事登記平臺、行業(yè)協(xié)會數(shù)據(jù)庫）、展會/商務(wù)活動現(xiàn)場收集、經(jīng)客戶授權(quán)的第三方合作方（如貨代、貿(mào)易代理）提供。禁止通過非法爬蟲、惡意竊取等方式獲取資料。2.采集范圍遵循“必要最小化”原則，僅采集與業(yè)務(wù)直接相關(guān)的信息。例如，新客戶建檔時，基礎(chǔ)信息需完整，但個人敏感信息（如聯(lián)系人護照號、家庭住址）僅在涉及國際商務(wù)簽證、緊急聯(lián)絡(luò)等必要場景下采集，并單獨加密存儲。3.采集驗證對關(guān)鍵信息（如企業(yè)資質(zhì)、信用記錄）需通過官方渠道或權(quán)威第三方（如鄧白氏、中國信保）核驗，確保真實性。首次采集后，需在3個工作日內(nèi)完成信息完整性校驗。四、資料存儲與安全管理（一）存儲方式1.存儲載體優(yōu)先采用企業(yè)自有服務(wù)器或合規(guī)云服務(wù)（如阿里云國際版、AWS合規(guī)區(qū)域），確保數(shù)據(jù)存儲地符合客戶所在國的跨境數(shù)據(jù)傳輸要求（如歐盟GDPR下的“充分性認定”地區(qū)）。禁止在個人設(shè)備（如私人電腦、手機）存儲客戶核心資料，確需臨時使用的，需通過企業(yè)加密終端或虛擬桌面訪問。2.數(shù)據(jù)備份建立“本地+異地”雙備份機制，每周至少進行一次增量備份，每月進行一次全量備份，備份數(shù)據(jù)需加密并與生產(chǎn)環(huán)境物理隔離，確保災(zāi)難恢復(fù)時的可用性。（二）訪問權(quán)限管理1.分級授權(quán)業(yè)務(wù)員：僅可查看/修改自己跟進客戶的基礎(chǔ)信息、交易記錄（限本人操作部分），溝通記錄需經(jīng)審批后查閱。業(yè)務(wù)主管：可查看部門內(nèi)所有客戶的資料，具備批量更新、統(tǒng)計分析權(quán)限。財務(wù)/風(fēng)控部門：可查看客戶交易信息、信用記錄，用于賬款管理、風(fēng)險評估。高層管理者：具備全量資料的查閱權(quán)限，無修改權(quán)限（特殊情況需雙人審批）。2.權(quán)限變更員工崗位調(diào)整或離職時，需在24小時內(nèi)注銷其資料訪問權(quán)限，收回相關(guān)設(shè)備及賬號。（三）安全防護措施1.技術(shù)防護部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、防病毒軟件，對客戶資料進行加密存儲（如AES-256算法），傳輸過程采用SSL/TLS協(xié)議。定期（每季度）開展網(wǎng)絡(luò)安全滲透測試，修復(fù)高危漏洞。2.物理安全服務(wù)器機房需配備門禁、監(jiān)控、溫濕度控制，禁止無關(guān)人員進入；員工辦公電腦需設(shè)置開機密碼、屏幕鎖屏（超時≤15分鐘），移動存儲設(shè)備需經(jīng)審批并加密。五、資料更新與維護機制（一）更新頻率新客戶：首次建檔后3個工作日內(nèi)完成基礎(chǔ)信息完善，交易信息隨訂單執(zhí)行同步更新。老客戶：每季度由業(yè)務(wù)員更新交易動態(tài)（如新增訂單、付款情況），每年開展一次“資料健康度”審核，重點核驗合規(guī)文件有效期（如資質(zhì)證書、認證文件）。潛在客戶：在首次接觸后1個月內(nèi)完成初步信息建檔，后續(xù)隨跟進進度逐步補充。（二）失效資料處理1.歸檔客戶終止合作超過1年、或資料有效期屆滿且無續(xù)期需求的，將核心信息脫敏后歸檔至“歷史客戶庫”，保留期限不超過3年（符合稅務(wù)、審計要求）。2.刪除涉及個人敏感信息、客戶明確要求刪除的資料，需在收到申請后30日內(nèi)完成徹底刪除（含備份數(shù)據(jù)），并留存刪除記錄。六、資料使用規(guī)范1.查閱流程2.數(shù)據(jù)分析僅可基于脫敏后的匯總數(shù)據(jù)開展市場分析（如區(qū)域采購趨勢、行業(yè)需求變化），禁止以任何形式識別具體客戶。（二）對外共享1.合作方共享因業(yè)務(wù)需要（如物流、清關(guān)、保險）共享資料時，需與合作方簽署《保密協(xié)議》，明確共享范圍（如僅提供訂單號、收貨地址，不包含客戶財務(wù)信息）及期限，并要求合作方采用同等安全措施。2.客戶授權(quán)共享涉及個人信息或商業(yè)秘密的共享，需提前獲得客戶書面授權(quán)（如郵件確認、授權(quán)書簽署），并留存授權(quán)記錄。（三）禁止行為禁止將客戶資料用于非業(yè)務(wù)目的（如內(nèi)部培訓(xùn)案例需脫敏處理）；禁止向競爭對手、無關(guān)第三方泄露或出售客戶資料；禁止在公共網(wǎng)絡(luò)（如網(wǎng)吧、非加密Wi-Fi）傳輸客戶敏感信息。七、風(fēng)險防控與應(yīng)急處理（一）合規(guī)風(fēng)險防控1.法規(guī)跟蹤法務(wù)部門需定期跟蹤中國及主要市場（如歐盟、美國、東南亞）的數(shù)據(jù)合規(guī)政策變化，每年更新《客戶資料合規(guī)指引》，并開展全員培訓(xùn)（每年至少2次）。2.合規(guī)審計每半年開展一次客戶資料管理合規(guī)審計，重點檢查采集合法性、存儲安全性、使用合規(guī)性，形成審計報告并整改。（二）安全風(fēng)險應(yīng)對1.應(yīng)急預(yù)案制定《客戶資料安全事件應(yīng)急預(yù)案》，明確數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)癱瘓等場景的響應(yīng)流程（如2小時內(nèi)啟動應(yīng)急小組、48小時內(nèi)通知受影響客戶）。2.演練與復(fù)盤每年組織一次應(yīng)急演練，針對演練中暴露的問題優(yōu)化流程，提升處置能力。八、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，由企業(yè)運營管理部、法務(wù)部聯(lián)合解釋。2.各業(yè)務(wù)