湖北采購流程管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范湖北地區(qū)公司/組織的采購流程，加強采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于湖北地區(qū)公司/組織內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商有平等參與機會，不偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)經(jīng)營計劃等，提前對所需物資和服務(wù)進行需求預(yù)測。需求預(yù)測應(yīng)考慮市場變化、業(yè)務(wù)增長趨勢、季節(jié)性因素等，確保預(yù)測的準確性和合理性。（二）采購計劃編制1.各部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細信息。2.采購計劃需經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交至采購部門匯總。采購部門對各部門的采購計劃進行綜合平衡和審核，確保采購計劃符合公司整體利益和資源狀況。（三）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要對采購計劃進行調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對后續(xù)工作的影響。2.采購計劃調(diào)整申請經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由采購部門負責(zé)實施調(diào)整，并及時通知相關(guān)部門。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評價標準，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行實地考察或評估。3.對考察或評估合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款。（二）供應(yīng)商評價1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進行評價。評價方式可包括日常跟蹤、定期考核、客戶反饋等。2.根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫?；蚪K止與其合作。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等信息，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期組織供應(yīng)商座談會或交流活動，加強雙方的合作與交流，共同探討如何提高采購效率、降低成本、提升產(chǎn)品質(zhì)量等問題。四、采購流程執(zhí)行（一）采購申請1.各部門根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等詳細信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.采購申請表提交至采購部門后，采購人員應(yīng)進行初步審核，核實采購申請的必要性和合理性。如采購申請不符合要求，采購人員應(yīng)及時與申請部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。（二）采購審批1.根據(jù)采購金額大小和性質(zhì)，采購申請需按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般采購申請由采購部門負責(zé)人審批；較大金額的采購申請需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購項目還需提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議審議。2.審批人員應(yīng)認真審核采購申請，重點關(guān)注采購的必要性、預(yù)算合理性、供應(yīng)商選擇等方面，確保采購活動符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等，具體采購方式應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。2.對于招標采購項目，采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部招標管理規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購進展情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，維護公司利益。（四）合同簽訂1.采購項目確定中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整、明確。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交至法務(wù)部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險。審核通過后，由采購部門負責(zé)人簽字蓋章，并按照公司規(guī)定的流程進行合同簽訂。（五）驗收管理1.采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對采購物資或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行認真檢查和核對。2.驗收合格的，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，并簽字確認；驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或退換貨。如因供應(yīng)商原因給公司造成損失的，公司有權(quán)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（六）付款管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款期限，及時辦理付款手續(xù)。付款申請需經(jīng)采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定進行付款審核，確保付款金額準確、付款手續(xù)齊全。如發(fā)現(xiàn)付款申請存在問題，應(yīng)及時與采購部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。（二）風(fēng)險評估對識別出的采購風(fēng)險，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行風(fēng)險評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，并根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時機和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：建立供應(yīng)商評價和選擇機制，加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強采購物資或服務(wù)的質(zhì)量檢驗和驗收管理，嚴格按照合同約定的質(zhì)量標準進行驗收，確保采購物資或服務(wù)符合要求。同時，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并在合同中明確質(zhì)量違約責(zé)任。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行合同簽訂，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、明確。在合同執(zhí)行過程中，加強對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，降低合同違約風(fēng)險。5.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識和風(fēng)險防范能力。在采購過程中，嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。同時，加強與法務(wù)部門的溝通與協(xié)作，及時咨詢法律問題，防范法律風(fēng)險。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等方面的情況。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）紀檢監(jiān)察監(jiān)督公司紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對采購活動的監(jiān)督檢查，嚴肅查處采購過程中的違規(guī)違紀行為，維護公司利益和采購秩序。（三）日常監(jiān)督檢查采購部門應(yīng)建立健全采購日常監(jiān)督檢查制度，定期對