網(wǎng)格服務(wù)電話管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司網(wǎng)格服務(wù)電話的管理，規(guī)范電話使用行為，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，確保信息暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及網(wǎng)格服務(wù)電話的使用、維護(hù)及管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則網(wǎng)格服務(wù)電話由公司統(tǒng)一規(guī)劃、配置和管理，確保資源的合理利用和有效調(diào)配。2.規(guī)范使用原則所有使用人員必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求使用電話，保證通話的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性。3.安全保密原則在使用網(wǎng)格服務(wù)電話過程中，要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保信息安全，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）公司辦公室1.負(fù)責(zé)網(wǎng)格服務(wù)電話的整體規(guī)劃和資源配置，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理確定電話數(shù)量、型號(hào)及使用范圍。2.制定和完善網(wǎng)格服務(wù)電話管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)與電信運(yùn)營(yíng)商等相關(guān)外部單位的合作，辦理電話開通、變更、停機(jī)等業(yè)務(wù)。4.定期對(duì)電話使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）各網(wǎng)格服務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門網(wǎng)格服務(wù)電話的日常使用和維護(hù)管理，指定專人負(fù)責(zé)電話的保管、使用和故障報(bào)修。2.對(duì)本部門使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉電話的功能和使用方法，掌握相關(guān)操作規(guī)程。3.配合公司辦公室做好電話使用情況的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)反饋使用過程中出現(xiàn)的問題和建議。（三）使用人員1.嚴(yán)格按照本辦法及相關(guān)操作規(guī)程使用網(wǎng)格服務(wù)電話，確保電話的正常運(yùn)行和信息安全。2.妥善保管電話，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或挪作他用，如發(fā)現(xiàn)電話丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人并協(xié)助查找或維修。3.保持電話通訊暢通，在工作時(shí)間內(nèi)不得無故關(guān)機(jī)、停機(jī)或拒接電話，因特殊原因需要暫時(shí)離開崗位時(shí)，應(yīng)委托他人代接電話或設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移。三、電話配置與開通（一）配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)網(wǎng)格服務(wù)工作的實(shí)際需求，結(jié)合公司業(yè)務(wù)規(guī)模和人員數(shù)量，合理配置網(wǎng)格服務(wù)電話。電話型號(hào)應(yīng)滿足基本通訊功能要求，并具備一定的穩(wěn)定性和可靠性。（二）開通流程1.各網(wǎng)格服務(wù)部門根據(jù)工作需要，填寫《網(wǎng)格服務(wù)電話開通申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)電話的用途、使用人員、預(yù)計(jì)開通時(shí)間等信息，提交至公司辦公室。2.公司辦公室對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，與電信運(yùn)營(yíng)商聯(lián)系辦理電話開通手續(xù)。3.電話開通后，公司辦公室負(fù)責(zé)將電話分配至相應(yīng)部門，并通知使用人員領(lǐng)取。使用人員在領(lǐng)取電話時(shí)，需簽訂《網(wǎng)格服務(wù)電話使用責(zé)任書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。四、使用與維護(hù)（一）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)在規(guī)定的工作時(shí)間內(nèi)使用網(wǎng)格服務(wù)電話，不得利用電話從事與工作無關(guān)的活動(dòng)。2.撥打電話時(shí)，要確保號(hào)碼準(zhǔn)確無誤，語言文明、簡(jiǎn)潔、明了，表達(dá)清晰準(zhǔn)確，避免因溝通不暢導(dǎo)致工作失誤。3.接聽電話時(shí)，應(yīng)及時(shí)接聽，禮貌問候，自報(bào)部門和姓名，認(rèn)真傾聽對(duì)方講話，做好記錄，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行處理。對(duì)于不屬于本部門職責(zé)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或告知對(duì)方正確的聯(lián)系方式。4.嚴(yán)禁使用網(wǎng)格服務(wù)電話撥打騷擾電話、惡意電話或進(jìn)行其他違法違規(guī)行為。（二）維護(hù)管理1.各網(wǎng)格服務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門電話的日常維護(hù)管理工作，定期對(duì)電話進(jìn)行清潔、檢查，確保設(shè)備完好、性能正常。2.如發(fā)現(xiàn)電話出現(xiàn)故障或異常情況，使用人員應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并填寫《網(wǎng)格服務(wù)電話故障報(bào)修單》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間等信息。部門負(fù)責(zé)人核實(shí)情況后，及時(shí)通知公司辦公室安排維修。3.公司辦公室負(fù)責(zé)與電信運(yùn)營(yíng)商或設(shè)備供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)調(diào)維修事宜。維修人員維修完畢后，使用人員應(yīng)進(jìn)行試用，確認(rèn)故障排除后方可簽字驗(yàn)收。4.對(duì)于因使用不當(dāng)或人為原因造成電話損壞的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償相應(yīng)的維修費(fèi)用或購買新設(shè)備。五、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)格服務(wù)電話的費(fèi)用包括月租費(fèi)、通話費(fèi)、短信費(fèi)等，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照與電信運(yùn)營(yíng)商簽訂的協(xié)議執(zhí)行。（二）費(fèi)用結(jié)算1.電信運(yùn)營(yíng)商每月定期向公司提供電話費(fèi)用清單，公司辦公室負(fù)責(zé)核對(duì)清單內(nèi)容，確認(rèn)無誤后辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。2.公司辦公室根據(jù)各部門電話使用情況，將費(fèi)用分?jǐn)傊料鄳?yīng)部門。各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門應(yīng)承擔(dān)的費(fèi)用上繳至公司財(cái)務(wù)部門。3.對(duì)于因特殊情況產(chǎn)生的額外費(fèi)用，如長(zhǎng)途話費(fèi)、國(guó)際話費(fèi)等，需經(jīng)公司辦公室審核批準(zhǔn)后，方可報(bào)銷。六、信息安全管理（一）保密要求1.使用人員要嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得在電話中談?wù)撋婕肮旧虡I(yè)秘密、客戶信息、技術(shù)資料等敏感內(nèi)容。2.嚴(yán)禁將網(wǎng)格服務(wù)電話用于傳遞涉密信息，如因工作需要必須傳遞涉密信息，應(yīng)按照公司保密規(guī)定采取加密傳輸或其他安全措施。（二）數(shù)據(jù)備份1.對(duì)于重要的通話記錄、短信等信息，各部門應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。2.備份數(shù)據(jù)的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（三）安全防范1.加強(qiáng)對(duì)電話使用環(huán)境的安全管理，防止電話被盜、被搶或遭受其他安全威脅。2.如發(fā)現(xiàn)電話存在安全隱患或受到攻擊，使用人員應(yīng)立即采取措施，如關(guān)機(jī)、切斷電源等，并及時(shí)報(bào)告公司辦公室。公司辦公室應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系，采取措施消除安全隱患。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對(duì)網(wǎng)格服務(wù)電話的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括電話使用規(guī)范、維護(hù)管理、費(fèi)用結(jié)算、信息安全等方面。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、電話抽查、查看記錄等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.建立網(wǎng)格服務(wù)電話使用考核機(jī)制，對(duì)各部門及使用人員的電話使用情況進(jìn)行量化考核?？己私Y(jié)果與部門績(jī)效和個(gè)人績(jī)效掛鉤。2.考核指標(biāo)包括電話接通率、通話質(zhì)量、故障處理及時(shí)率、信息安全事故發(fā)生率、費(fèi)用控制情況等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由公司辦公室另行制定。3.對(duì)于在電話使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰或其他相應(yīng)的處理。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法