電信公司會(huì)議管理辦法總則目的為了加強(qiáng)電信公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)范公司各類會(huì)議的組織、安排、召開及后續(xù)跟進(jìn)等流程，使會(huì)議能夠充分發(fā)揮溝通信息、協(xié)調(diào)工作、決策部署等作用，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作順利開展。適用范圍本辦法適用于電信公司總部及各分支機(jī)構(gòu)召開的各類會(huì)議，包括但不限于公司級(jí)會(huì)議、部門會(huì)議、專項(xiàng)工作會(huì)議等。會(huì)議原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義，確保會(huì)議能夠切實(shí)解決問題。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)議召開前，相關(guān)部門和人員應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等，確保會(huì)議有序進(jìn)行。3.民主決策原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極參與討論，充分發(fā)表意見，確保決策的科學(xué)性和民主性。4.責(zé)任落實(shí)原則：會(huì)議形成的決議和工作安排應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)。會(huì)議分類及管理公司級(jí)會(huì)議1.年度工作會(huì)議召開時(shí)間：每年年初召開。參會(huì)人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上一年度公司工作，分析當(dāng)前形勢(shì)，部署本年度工作任務(wù)。組織管理：由公司辦公室牽頭組織，各部門配合。會(huì)前需收集各部門年度工作總結(jié)及下一年度工作計(jì)劃，整理會(huì)議資料。會(huì)議期間，安排專人做好會(huì)議記錄，會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布。2.季度工作會(huì)議召開時(shí)間：每季度末召開。參會(huì)人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)本季度公司工作，分析存在的問題，部署下一季度工作任務(wù)。組織管理：由公司辦公室負(fù)責(zé)組織。會(huì)前收集各部門季度工作總結(jié)，準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)議記錄和紀(jì)要的形成與年度工作會(huì)議相同。3.月度工作會(huì)議召開時(shí)間：每月初召開。參會(huì)人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上月公司工作，通報(bào)重點(diǎn)工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題，部署本月重點(diǎn)工作。組織管理：由公司辦公室組織。各部門需提前準(zhǔn)備上月工作總結(jié)及本月工作計(jì)劃，在會(huì)上進(jìn)行匯報(bào)。會(huì)議記錄和紀(jì)要由辦公室整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布。4.專題工作會(huì)議召開時(shí)間：根據(jù)工作需要適時(shí)召開。參會(huì)人員：與專題工作相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及工作人員等。會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)公司某項(xiàng)重點(diǎn)工作或?qū)ｍ?xiàng)問題進(jìn)行深入討論和研究，提出解決方案和措施。組織管理：由相關(guān)責(zé)任部門提出會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織召開。會(huì)前明確會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，準(zhǔn)備相關(guān)資料。會(huì)議記錄和紀(jì)要由責(zé)任部門整理，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。部門會(huì)議1.部門例會(huì)召開時(shí)間：每周固定時(shí)間召開。參會(huì)人員：部門全體員工。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上周部門工作，安排本周工作任務(wù)，傳達(dá)公司相關(guān)會(huì)議精神和工作要求。組織管理：由部門負(fù)責(zé)人主持召開。會(huì)前各崗位人員需準(zhǔn)備好上周工作總結(jié)及本周工作計(jì)劃，在會(huì)上進(jìn)行匯報(bào)。會(huì)議記錄由部門指定人員負(fù)責(zé)，會(huì)后整理形成會(huì)議紀(jì)要，部門內(nèi)部留存。2.部門專題會(huì)議召開時(shí)間：根據(jù)部門工作需要適時(shí)召開。參會(huì)人員：與專題工作相關(guān)的部門員工。會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)部門內(nèi)某一具體工作或問題進(jìn)行討論和研究，制定解決方案。組織管理：由部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織召開。會(huì)議組織和記錄要求與部門例會(huì)類似，會(huì)議紀(jì)要需報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審核。分支機(jī)構(gòu)會(huì)議1.分支機(jī)構(gòu)年度工作會(huì)議召開時(shí)間：每年年初召開。參會(huì)人員：分支機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人及員工代表等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上一年度分支機(jī)構(gòu)工作，部署本年度工作任務(wù)，傳達(dá)公司年度工作會(huì)議精神。組織管理：由分支機(jī)構(gòu)辦公室牽頭組織。會(huì)前收集各部門年度工作總結(jié)及下一年度工作計(jì)劃，整理會(huì)議資料。會(huì)議記錄和紀(jì)要由分支機(jī)構(gòu)辦公室負(fù)責(zé)，經(jīng)分支機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布，并報(bào)公司總部備案。2.分支機(jī)構(gòu)月度工作會(huì)議召開時(shí)間：每月初召開。參會(huì)人員：分支機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上月分支機(jī)構(gòu)工作，通報(bào)重點(diǎn)工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題，部署本月重點(diǎn)工作。組織管理：由分支機(jī)構(gòu)辦公室組織。各部門需提前準(zhǔn)備上月工作總結(jié)及本月工作計(jì)劃，在會(huì)上進(jìn)行匯報(bào)。會(huì)議記錄和紀(jì)要由辦公室整理，經(jīng)分支機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布，并報(bào)公司總部相關(guān)部門備案。會(huì)議組織與準(zhǔn)備會(huì)議申請(qǐng)1.各部門或分支機(jī)構(gòu)如需召開會(huì)議，應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等內(nèi)容。2.《會(huì)議申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分支機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，提交至公司辦公室或相關(guān)組織部門。會(huì)議通知1.會(huì)議組織部門根據(jù)批準(zhǔn)的《會(huì)議申請(qǐng)表》，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等信息。2.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前[X]天發(fā)送通知；對(duì)于一般性會(huì)議，應(yīng)提前[X]天發(fā)送通知。如遇緊急會(huì)議，應(yīng)通過電話、短信等方式及時(shí)通知參會(huì)人員。會(huì)議資料準(zhǔn)備1.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料，如匯報(bào)材料、文件、數(shù)據(jù)報(bào)表等。2.會(huì)議資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，提前分發(fā)至參會(huì)人員手中，以便參會(huì)人員做好充分準(zhǔn)備。會(huì)議場(chǎng)地安排1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)人數(shù)，合理安排會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、照明、音響等條件，確保會(huì)議順利進(jìn)行。2.提前檢查會(huì)議場(chǎng)地的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、麥克風(fēng)、電腦等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。會(huì)議人員安排1.明確會(huì)議主持人、記錄人、發(fā)言人等人員職責(zé)。會(huì)議主持人應(yīng)具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力，能夠把控會(huì)議節(jié)奏和方向。2.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整。會(huì)議發(fā)言人應(yīng)提前準(zhǔn)備好發(fā)言內(nèi)容，表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔。會(huì)議召開會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，在會(huì)議簽到處簽到。會(huì)議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，確保簽到信息準(zhǔn)確無誤。2.對(duì)于未按時(shí)簽到的參會(huì)人員，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行提醒。會(huì)議開場(chǎng)1.會(huì)議主持人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。2.主持人簡(jiǎn)要說明會(huì)議目的和要求，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，確保會(huì)議有序進(jìn)行。會(huì)議議程推進(jìn)1.按照會(huì)議議程安排，依次進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論和匯報(bào)。參會(huì)人員應(yīng)積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，不得隨意打斷他人發(fā)言。2.對(duì)于討論激烈的議題，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保討論圍繞主題進(jìn)行，避免出現(xiàn)跑題或混亂局面。會(huì)議記錄1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議討論的要點(diǎn)、提出的問題、形成的決議等。記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映會(huì)議情況。2.會(huì)議記錄可以采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。記錄完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和核對(duì)，確保記錄內(nèi)容完整、清晰。會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，梳理會(huì)議討論的主要內(nèi)容，明確會(huì)議形成的決議和下一步工作安排。2.主持人宣布會(huì)議結(jié)束，參會(huì)人員有序離開會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議紀(jì)要與決議執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議主要內(nèi)容、會(huì)議決議等內(nèi)容。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、表述準(zhǔn)確，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)布。對(duì)于重要會(huì)議的紀(jì)要，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門，確保信息傳達(dá)準(zhǔn)確、及時(shí)。決議執(zhí)行1.會(huì)議形成的決議和工作安排，責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照要求認(rèn)真執(zhí)行。執(zhí)行過程中如有問題或困難，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.公司辦公室或相關(guān)監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，確保各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)。對(duì)于執(zhí)行不力的部門和責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行督促和問責(zé)。會(huì)議費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算1.召開會(huì)議前，會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、議程安排等因素，編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲住宿等費(fèi)用。2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分支機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審批。費(fèi)用報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，及時(shí)辦理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、費(fèi)用清單等憑證。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出符合預(yù)算和相關(guān)規(guī)定。對(duì)于不符合要求的報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。會(huì)議保密管理保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息的會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行保密管理。2.會(huì)議資料、討論內(nèi)容、決議等均屬于保密范圍，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自泄露給無關(guān)人員。保密措施1.會(huì)議組織部門應(yīng)選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)地，確保會(huì)議期間信息安全。2.參會(huì)