采購自動(dòng)化管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購自動(dòng)化管理流程，提高采購效率，降低采購成本，確保采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和公正性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等，涉及采購自動(dòng)化系統(tǒng)的選型、建設(shè)、使用、維護(hù)及相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效率原則：充分利用采購自動(dòng)化系統(tǒng)，優(yōu)化采購流程，提高采購工作效率，縮短采購周期。3.公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。4.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和自動(dòng)化手段，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、采購自動(dòng)化系統(tǒng)選型與建設(shè)（一）需求分析1.由采購部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等，對(duì)公司采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理，明確采購自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求、性能需求、安全需求等。2.收集采購人員、供應(yīng)商及其他相關(guān)方對(duì)采購自動(dòng)化系統(tǒng)的意見和建議，作為系統(tǒng)選型和建設(shè)的參考依據(jù)。（二）選型標(biāo)準(zhǔn)1.功能完整性：系統(tǒng)應(yīng)具備采購申請(qǐng)、審批、招標(biāo)、詢價(jià)、合同管理、訂單跟蹤、庫存管理等完整的采購業(yè)務(wù)功能模塊，滿足公司多樣化的采購需求。2.易用性：系統(tǒng)界面應(yīng)簡(jiǎn)潔直觀，操作方便快捷，易于采購人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員使用。3.穩(wěn)定性：系統(tǒng)應(yīng)具備高度的穩(wěn)定性和可靠性，能夠保證采購業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，減少系統(tǒng)故障和停機(jī)時(shí)間。4.安全性：系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，保障采購數(shù)據(jù)的安全性、保密性和完整性，防止數(shù)據(jù)泄露和惡意攻擊。5.擴(kuò)展性：系統(tǒng)應(yīng)具備良好的擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和變化的需求，方便進(jìn)行功能升級(jí)和模塊擴(kuò)展。6.兼容性：系統(tǒng)應(yīng)與公司現(xiàn)有信息系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等）具有良好的兼容性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接和共享。（三）選型流程1.成立選型小組，由采購部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括信息技術(shù)部門人員、采購業(yè)務(wù)骨干等。2.選型小組根據(jù)需求分析結(jié)果，制定采購自動(dòng)化系統(tǒng)選型方案，明確選型標(biāo)準(zhǔn)、選型范圍、選型流程等。3.通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購等方式，從市場(chǎng)上篩選出符合選型標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商提供系統(tǒng)演示和解決方案。4.選型小組對(duì)各供應(yīng)商的系統(tǒng)演示和解決方案進(jìn)行評(píng)估和比較，綜合考慮系統(tǒng)功能、性能、價(jià)格、服務(wù)等因素，確定推薦供應(yīng)商名單。5.組織相關(guān)人員對(duì)推薦供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的技術(shù)實(shí)力、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)、售后服務(wù)等情況，最終確定中標(biāo)供應(yīng)商。（四）系統(tǒng)建設(shè)1.與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂系統(tǒng)建設(shè)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括系統(tǒng)功能要求、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商按照合同要求，組建項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)，制定詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，明確項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段、任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，公司應(yīng)成立項(xiàng)目管理小組，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)督和管理，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。4.項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)按照項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，按時(shí)完成系統(tǒng)的開發(fā)、測(cè)試、部署等工作，并進(jìn)行系統(tǒng)試運(yùn)行。在試運(yùn)行期間，應(yīng)及時(shí)收集用戶反饋意見，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善。5.系統(tǒng)建設(shè)完成后，由公司項(xiàng)目管理小組組織相關(guān)部門和人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，正式投入使用。三、采購自動(dòng)化系統(tǒng)使用與管理（一）用戶管理1.采購自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，包括采購人員、審批人員、供應(yīng)商等。根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)。2.建立用戶賬號(hào)管理制度，對(duì)用戶賬號(hào)的創(chuàng)建、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制。用戶賬號(hào)應(yīng)采用實(shí)名制，并定期進(jìn)行密碼更換，確保賬號(hào)安全。3.對(duì)用戶進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的功能和操作流程，提高用戶的操作技能和工作效率。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)概述、操作指南、常見問題解答等。（二）采購申請(qǐng)管理1.采購人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，在采購自動(dòng)化系統(tǒng)中提交采購申請(qǐng)。采購申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)填寫采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息，并上傳相關(guān)附件。2.采購申請(qǐng)?zhí)峤缓?，系統(tǒng)自動(dòng)按照預(yù)設(shè)的審批流程，將采購申請(qǐng)發(fā)送給相應(yīng)的審批人員進(jìn)行審批。審批人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審批，并在系統(tǒng)中填寫審批意見。3.采購申請(qǐng)審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購任務(wù)單，采購人員根據(jù)采購任務(wù)單進(jìn)行后續(xù)的采購操作。如采購申請(qǐng)審批不通過，采購人員應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行修改后重新提交審批。（三）采購執(zhí)行管理1.采購人員根據(jù)采購任務(wù)單，選擇合適的采購方式（如招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等），在采購自動(dòng)化系統(tǒng)中發(fā)布采購信息，邀請(qǐng)供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)或投標(biāo)。2.供應(yīng)商在收到采購信息后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)通過采購自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)價(jià)或投標(biāo)。采購人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并在系統(tǒng)中記錄評(píng)審結(jié)果。3.采購人員與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，并將合同信息錄入采購自動(dòng)化系統(tǒng)。合同簽訂后，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購訂單，采購人員根據(jù)采購訂單跟蹤采購進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。4.在采購執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)采購變更、合同變更等情況，采購人員應(yīng)及時(shí)在采購自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和更新，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。（四）合同管理1.采購自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)建立合同管理模塊，對(duì)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、變更、終止等全過程進(jìn)行管理。2.采購人員在系統(tǒng)中起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.合同起草完成后，提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過后，采購人員與供應(yīng)商簽訂合同，并將合同信息錄入采購自動(dòng)化系統(tǒng)。4.在合同執(zhí)行過程中，采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤合同履行情況，對(duì)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并在系統(tǒng)中記錄相關(guān)情況。如出現(xiàn)合同變更或終止情況，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，并在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄和更新。（五）庫存管理1.采購自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)與公司庫存管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)采購信息與庫存信息的實(shí)時(shí)共享。采購人員在采購訂單下達(dá)后，系統(tǒng)自動(dòng)更新庫存系統(tǒng)中的庫存數(shù)量和狀態(tài)。2.倉庫管理人員根據(jù)采購訂單和實(shí)際到貨情況，對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收、入庫操作，并在采購自動(dòng)化系統(tǒng)中記錄入庫信息。在物資出庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)在系統(tǒng)中記錄出庫信息，確保庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性。3.采購自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)提供庫存預(yù)警功能，根據(jù)設(shè)定的庫存預(yù)警閾值，對(duì)庫存數(shù)量低于預(yù)警值的物資進(jìn)行提醒，以便采購人員及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貨采購。（六）數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)1.采購自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)功能，能夠?qū)Σ少彉I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度分析和統(tǒng)計(jì)，生成各類采購報(bào)表和分析圖表。2.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，了解采購業(yè)務(wù)的運(yùn)行情況，包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布、采購成本等方面的情況。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)中存在的問題和不足，為采購決策提供依據(jù)。3.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效率和質(zhì)量。四、采購自動(dòng)化系統(tǒng)安全與維護(hù)（一）安全管理1.建立采購自動(dòng)化系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)安全管理的職責(zé)和權(quán)限，制定系統(tǒng)安全策略和操作規(guī)程。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)措施，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)系統(tǒng)用戶賬號(hào)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，定期進(jìn)行安全審計(jì)和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)管理，定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證采購業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。4.對(duì)涉及采購自動(dòng)化系統(tǒng)的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因人為因素導(dǎo)致系統(tǒng)安全事故。（二）維護(hù)管理1.與供應(yīng)商簽訂系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)合同，明確供應(yīng)商的維護(hù)服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)響應(yīng)時(shí)間等條款。供應(yīng)商應(yīng)定期對(duì)采購自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。2.公司應(yīng)設(shè)立系統(tǒng)維護(hù)管理崗位，負(fù)責(zé)對(duì)采購自動(dòng)化系統(tǒng)的日常運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)控和維護(hù)。及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題，記錄系統(tǒng)運(yùn)行情況和維護(hù)日志。3.建立系統(tǒng)維護(hù)需求反饋機(jī)制，采購人員和其他相關(guān)業(yè)務(wù)人員在使用系統(tǒng)過程中發(fā)現(xiàn)問題或提出改進(jìn)需求時(shí)，應(yīng)及時(shí)反饋給系統(tǒng)維護(hù)管理人員。系統(tǒng)維護(hù)管理人員對(duì)反饋的問題和需求進(jìn)行整理和分析，及時(shí)安排維護(hù)和升級(jí)工作。4.定期對(duì)采購自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行性能評(píng)估和優(yōu)化，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和用戶需求，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行調(diào)整和完善，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率和用戶體驗(yàn)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購自動(dòng)化管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)是否符合法律法規(guī)、公司制度及采購自動(dòng)化系統(tǒng)的操作規(guī)范。2.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購自動(dòng)化系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題。對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.接受公司內(nèi)部其他部門和員工的監(jiān)督，對(duì)涉及采購自動(dòng)化管理的投訴和舉報(bào)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報(bào)人。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購自動(dòng)化管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購部門及相關(guān)人員的采購自動(dòng)化管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括采購效率、采購成本、采購質(zhì)量、系統(tǒng)使用情況、合規(guī)性等方面。2.考核評(píng)價(jià)周期為年度，每年年底由采購部門提交采購自動(dòng)化管理工作年度總結(jié)報(bào)告，包括工作開展