超市耗材發(fā)放管理辦法一、總則（一）目的為加強超市耗材的發(fā)放管理，規(guī)范發(fā)放流程，確保耗材的合理使用，提高工作效率，降低運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本超市內(nèi)所有部門及員工在工作中所需耗材的發(fā)放管理。（三）基本原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)各部門及員工實際工作需求，合理發(fā)放耗材，避免浪費。2.規(guī)范流程原則：明確耗材發(fā)放的各個環(huán)節(jié)，嚴格按照規(guī)定程序進行操作，確保發(fā)放過程公正、透明。3.成本控制原則：在保證工作正常開展的前提下，盡量降低耗材采購和使用成本。4.責任清晰原則：明確各部門及相關人員在耗材發(fā)放管理中的職責，做到責任到人。二、耗材分類及定義（一）辦公耗材1.文具類：如紙張、筆記本、筆、文件夾、訂書機及訂書釘、回形針、膠水等。2.辦公設備耗材：如打印機墨盒、硒鼓、傳真機色帶、復印機碳粉等。3.辦公家具配件：如桌椅螺絲、文件柜拉手等。（二）清潔耗材1.清潔工具：如掃帚、拖把、抹布、水桶、清潔劑等。2.消毒用品：如消毒液、酒精、一次性手套、口罩等。（三）收銀耗材1.票據(jù)類：如購物小票、發(fā)票、收據(jù)等。2.收款設備耗材：如收款機打印紙、錢箱鑰匙等。（四）生鮮耗材1.包裝材料：如保鮮膜、保鮮袋、泡沫箱、紙盒等。2.刀具及切割用品：如菜刀、切菜板、一次性手套等。（五）其他耗材包括但不限于用于展示商品的道具、維修設備的零部件等，具體根據(jù)超市實際運營需求確定。三、管理職責（一）采購部門1.負責根據(jù)各部門提交的耗材需求計劃，結合庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃，并組織實施采購工作。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理，確保采購的耗材質(zhì)量符合要求，價格合理。3.負責采購合同的簽訂、執(zhí)行及跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）倉庫管理部門1.負責耗材的驗收入庫工作，核對采購數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與合同一致后辦理入庫手續(xù)，并及時登記庫存臺賬。2.按照規(guī)定的存儲條件妥善保管耗材，確保耗材的質(zhì)量不受損，定期對庫存進行盤點，做到賬實相符。3.根據(jù)審批后的耗材發(fā)放申請，及時、準確地發(fā)放耗材，并做好發(fā)放記錄。（三）使用部門1.各部門指定專人負責本部門耗材的需求統(tǒng)計和申領工作，每月[具體日期]前向采購部門提交次月的耗材需求計劃，如有特殊需求應及時提出。2.負責對本部門領用的耗材進行合理使用和管理，杜絕浪費現(xiàn)象，如有丟失或損壞應及時查明原因并上報。3.配合倉庫管理部門做好庫存盤點工作，提供相關信息和數(shù)據(jù)。（四）財務部門1.負責審核耗材采購計劃和費用報銷，確保費用支出符合財務制度和預算要求。2.定期對耗材成本進行核算和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）管理部門1.負責制定和完善超市耗材發(fā)放管理辦法，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。2.協(xié)調(diào)各部門之間在耗材管理方面的工作，解決出現(xiàn)的問題和爭議。3.對耗材管理工作進行定期檢查和評估，不斷優(yōu)化管理流程和方法。四、耗材需求計劃與采購（一）需求計劃制定1.各使用部門應根據(jù)本部門的工作任務、業(yè)務量及耗材消耗情況，結合庫存狀況，每月[具體日期]前填寫《耗材需求計劃表》，詳細列出所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交至采購部門。2.對于臨時性或突發(fā)性的耗材需求，使用部門應及時填寫《緊急耗材需求申請表》，說明需求原因和預計使用時間，經(jīng)部門負責人審批后提交采購部門。（二）采購計劃編制1.采購部門收到各部門提交的耗材需求計劃后，應進行匯總和分析，結合庫存數(shù)量，編制月度采購計劃。對于常用耗材，應根據(jù)歷史消耗數(shù)據(jù)和庫存周轉(zhuǎn)率設定安全庫存，確保滿足日常工作需求。2.在編制采購計劃時，采購人員應充分考慮市場供應情況、價格波動等因素，合理安排采購數(shù)量和時間，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。3.采購計劃應報經(jīng)分管領導審批后實施。如遇特殊情況需調(diào)整采購計劃，應及時向分管領導匯報并說明原因，經(jīng)批準后方可調(diào)整。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，按照超市采購管理相關規(guī)定，選擇合格的供應商進行采購。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素，通過招標、詢價、議價等方式確定最佳供應商。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款。合同簽訂后，應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。3.對于金額較大的采購項目，應按照超市相關規(guī)定進行招投標或集中采購，確保采購過程的公開、公平、公正。五、耗材驗收入庫（一）驗收準備1.倉庫管理部門在收到采購部門通知耗材到貨后，應提前做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.驗收人員應熟悉所驗收耗材的規(guī)格、型號、質(zhì)量標準等要求，掌握驗收方法和流程。（二）驗收內(nèi)容1.數(shù)量驗收：核對到貨耗材的數(shù)量是否與采購合同或送貨單一致，如有短缺或損壞，應及時與供應商聯(lián)系并做好記錄。2.規(guī)格型號驗收：檢查到貨耗材的規(guī)格、型號是否符合采購要求，避免錯發(fā)或誤購。3.質(zhì)量驗收：按照相關質(zhì)量標準對耗材進行檢驗，確保其質(zhì)量合格。對于有質(zhì)量要求的耗材，如辦公設備耗材、清潔消毒用品等，應進行抽樣檢驗或全部檢驗；對于一般性耗材，可進行外觀檢查等簡單驗收。4.其他驗收：檢查耗材的包裝是否完好，標識是否清晰，隨貨附帶的資料是否齊全等。（三）驗收記錄1.驗收人員應如實填寫《耗材驗收單》，詳細記錄驗收情況，包括驗收日期、供應商名稱、耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結果等信息。2.《耗材驗收單》應由驗收人員簽字確認，并經(jīng)倉庫管理部門負責人審核簽字后生效。如驗收不合格，應在《耗材驗收單》上注明不合格原因，并及時與采購部門和供應商溝通處理。（四）入庫手續(xù)辦理1.經(jīng)檢驗合格的耗材，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的分類和存放位置進行擺放，并更新庫存臺賬。2.對于驗收不合格的耗材，倉庫管理部門應將其單獨存放，并做好標識，及時通知采購部門與供應商協(xié)商退換貨事宜。在未處理完畢之前，不得辦理入庫手續(xù)。六、耗材發(fā)放（一）發(fā)放申請1.使用部門如需領用耗材，應由指定的申領人填寫《耗材發(fā)放申請表》，注明領用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批簽字。2.對于貴重或限量發(fā)放的耗材，如打印機墨盒、硒鼓等，申領人應在申請表中說明領用原因和預計使用期限，經(jīng)部門負責人審核后，還需報分管領導審批。（二）發(fā)放審批1.倉庫管理部門收到《耗材發(fā)放申請表》后，應首先核對庫存情況，確認是否有足夠的庫存可供發(fā)放。如庫存不足，應及時通知采購部門補貨。2.對于符合發(fā)放條件的申請，倉庫管理人員應按照審批權限進行審批。一般情況下，由倉庫管理部門負責人審批；對于金額較大或特殊情況的發(fā)放申請，需報分管領導審批。3.審批通過后，倉庫管理人員應在《耗材發(fā)放申請表》上簽字，并注明發(fā)放日期和實際發(fā)放數(shù)量。（三）發(fā)放操作1.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《耗材發(fā)放申請表》，按照先進先出的原則，從庫存中取出相應的耗材，并與申領人進行當面核對。2.發(fā)放完畢后，倉庫管理人員應在庫存臺賬上記錄耗材的發(fā)放情況，包括發(fā)放日期、領用部門、申領人、耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，同時更新庫存余額。3.申領人應在《耗材發(fā)放申請表》上簽字確認領取的耗材無誤，并妥善保管。如發(fā)現(xiàn)領取的耗材存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應及時與倉庫管理部門聯(lián)系。七、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對耗材庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期分為月度小盤點和年度大盤點，月度小盤點應在每月末進行，年度大盤點應在每年年末進行。2.在盤點過程中，倉庫管理人員應認真核對庫存實物與庫存臺賬記錄，對盤盈、盤虧情況進行詳細記錄，并查明原因。3.盤點結束后，倉庫管理人員應編制《耗材庫存盤點表》，詳細列出盤點日期、耗材名稱、規(guī)格型號、賬面數(shù)量、實際數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等信息，并經(jīng)倉庫管理部門負責人審核簽字。（二）庫存調(diào)整1.根據(jù)《耗材庫存盤點表》的結果，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，倉庫管理部門應及時進行庫存調(diào)整。對于盤盈的耗材，應增加庫存數(shù)量，并在庫存臺賬上進行相應記錄；對于盤虧的耗材，應減少庫存數(shù)量，并查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。2.庫存調(diào)整應填寫《庫存調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整前后的庫存數(shù)量及金額等信息，經(jīng)倉庫管理部門負責人審核簽字后，報財務部門進行賬務處理。（三）庫存安全管理1.倉庫管理部門應加強對耗材庫存的安全管理，確保庫存耗材的質(zhì)量不受損，數(shù)量不丟失。倉庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的消防器材和安全設施。2.倉庫管理人員應定期對庫存耗材進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于易損、易變質(zhì)的耗材，應根據(jù)其特性采取相應的保管措施，如定期盤點、更換包裝等。3.嚴格限制非倉庫管理人員進入倉庫，如因工作需要進入倉庫，必須經(jīng)倉庫管理部門負責人批準，并在倉庫管理人員的陪同下進行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.管理部門應定期對超市耗材發(fā)放管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、驗收入庫流程、發(fā)放審批程序、庫存管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立耗材發(fā)放管理工作考核機制，對各部門及相關人員在耗材管理方面的工作表現(xiàn)進行考核評價?？?/p>