企業(yè)合同管理模板及規(guī)范一、適用范圍與業(yè)務場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)日常經(jīng)營管理中的合同全生命周期管理，覆蓋以下典型業(yè)務場景：日常經(jīng)營類合同：包括采購合同（原材料、設備、服務采購）、銷售合同（產(chǎn)品銷售、服務提供）、租賃合同（場地、設備租賃）等，用于規(guī)范企業(yè)核心業(yè)務往來中的權利義務關系。項目合作類合同：如研發(fā)項目外包、工程承包、市場推廣合作等，針對跨部門或外部協(xié)作項目的目標、進度、成果交付及費用結(jié)算進行約定。人力資源類合同：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等，明確企業(yè)與員工之間的勞動關系及知識產(chǎn)權歸屬。專項事務類合同：借款合同、擔保合同、技術服務合同等，針對企業(yè)特定資金、技術或法律需求制定。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草階段明確需求與收集資料業(yè)務部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項申請表》（需注明合作方基本信息、合同標的、金額、履行期限、核心訴求等），經(jīng)部門負責人*審批后啟動起草。收集合作方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人身份證明）、過往合作記錄（如有）及項目相關技術/商務資料（如技術規(guī)格書、報價單）。起草合同文本優(yōu)先使用企業(yè)標準合同模板（如采購合同模板、銷售合同模板），無模板時參考《中華人民共和國民法典》及相關行業(yè)法規(guī)擬定條款。合同內(nèi)容需包含核心要素：簽約主體信息、合同標的、數(shù)量與質(zhì)量標準、價款及支付方式、履行期限/地點/方式、違約責任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力條款等。涉及專業(yè)技術術語或特殊要求的，需附技術附件（如技術協(xié)議、操作手冊），并由技術部門*審核確認。內(nèi)部初審起草人完成文本后，需進行自查：保證條款無歧義、金額/日期等關鍵信息準確、附件齊全。提交至部門負責人*審核，重點核查業(yè)務需求匹配度、成本合理性及條款完整性，審核通過后進入審批流程。（二）合同審批階段提交審批申請在企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中合同文本、附件及《合同立項申請表》，選擇審批流程（根據(jù)合同金額、類型匹配不同審批權限，如10萬元以下由部門負責人及法務審批；10萬元以上需增加分管副總及總經(jīng)理審批）。多環(huán)節(jié)審核部門審核：審批人*核查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務目標，資源（如資金、人力）是否可保障。法務審核：法務*重點審查法律合規(guī)性（如條款是否違反法律法規(guī)、是否存在法律風險）、權利義務對等性（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定清晰）及主體資格有效性（如合作方是否具備相應資質(zhì)）。財務審核：財務*核對金額準確性、支付方式是否符合財務制度、發(fā)票開具要求是否明確。管理層審批：分管領導或總經(jīng)理從戰(zhàn)略層面評估合同風險與收益，重大合同（如金額超50萬元或涉及核心業(yè)務）需提交總經(jīng)理辦公會*集體審議。審批意見處理任一審批環(huán)節(jié)不通過，需由起草人根據(jù)意見修改文本，重新提交審批；審批通過后，《合同審批表》（含各環(huán)節(jié)審批意見及簽字），進入簽署階段。（三）合同簽署階段文本最終核對簽署前，由起草人與法務*共同核對最終文本：保證審批意見已全部落實、合同編號唯一（規(guī)則：年份+部門代碼+流水號，如“2024-CG-001”）、頁碼連續(xù)、無修改痕跡（若有修改需加蓋騎縫章）。簽署方式與用印紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權代表簽字（需提供授權委托書），并加蓋企業(yè)合同專用章（嚴禁以公章或財務章代替）；合作方為自然人的，需簽字并按手印。電子合同：通過第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署過程符合《電子簽名法》要求（如身份認證、電子簽名有效性）。用印前需在《合同用印申請表》中注明合同編號、用印份數(shù)（通常一式兩份，雙方各執(zhí)一份；三份及以上需注明用途），經(jīng)行政負責人*審批后，由專人用印并登記用印記錄。（四）合同履行階段履行跟蹤與記錄業(yè)務部門為合同履行第一責任人，指定專人跟蹤履行進度，填寫《合同履行跟蹤表》（記錄履行節(jié)點、計劃完成時間、實際完成時間、對方配合情況等），每月匯總至法務及財務*。涉及付款的，需根據(jù)合同約定提交付款申請（附發(fā)票、驗收單等證明材料），經(jīng)財務審核后由出納付款；涉及交付的，需對方簽署《驗收確認單》（注明驗收結(jié)果、日期并蓋章）。變更與解除管理履行過程中需變更合同（如標的、金額、履行期限）的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》（需履行原審批流程）；若對方違約導致合同無法履行，需收集證據(jù)（如溝通記錄、違約證明），發(fā)出《合同解除通知書》，明確解除依據(jù)及后續(xù)處理方案（如賠償結(jié)算）。糾紛處理履行中出現(xiàn)糾紛，業(yè)務部門應立即向法務及分管領導報告，由法務牽頭制定應對方案（協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟），避免損失擴大；涉及訴訟的，需委托外部律師處理，并同步更新《合同糾紛臺賬》。（五）合同歸檔階段整理與分類合同履行完畢或終止后15個工作日內(nèi)，由業(yè)務部門將合同正本、附件、審批表、履行記錄、驗收單等資料整理成冊，標注合同編號及名稱，移交至檔案管理部門。歸檔與保管檔案管理部門*對合同資料進行編號登記，紙質(zhì)合同存入專用檔案柜（保存期限：一般合同不少于10年，重要合同如不動產(chǎn)租賃、知識產(chǎn)權合同不少于20年）；電子合同同步存儲至企業(yè)服務器，定期備份（雙備份+異地備份）。借閱與銷毀合同借閱需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門審批，借閱期限不超過5個工作日，嚴禁復制、外傳涉密條款；超過保存期限的合同，需由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)法務及總經(jīng)理*審批后，由雙人監(jiān)銷并記錄銷毀過程。三、常用合同管理模板示例（一）合同臺賬表合同編號合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同金額（元）簽約日期履行期限合同狀態(tài)負責人備注（如關聯(lián)項目號）2024-CG-001辦公設備采購合同A公司/B科技有限公司85,0002024-03-152024-03-15至2024-06-15履行中采購部-2024年度Q1采購2024-XS-002軟件銷售合同C集團/本企業(yè)120,0002024-02-202024-02-20至2024-08-20已簽署待交付銷售部-華東區(qū)域項目（二）合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期備注（如修改要求）部門審核采購部經(jīng)理*同意，按流程提交法務審核2024-03-10需補充設備質(zhì)保條款法務審核法務專員*同意，條款合規(guī)2024-03-12無財務審核財務經(jīng)理*同意，支付方式符合財務制度2024-03-13無總經(jīng)理審批總經(jīng)理*同意簽署2024-03-14合同金額在預算范圍內(nèi)（三）合同履行跟蹤表合同編號履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間負責人履行情況說明風險預警（是/否）2024-CG-001設備交付2024-03-252024-03-24已交付，對方簽署驗收單否2024-CG-001首筆付款2024-03-31-趙六對方發(fā)票未開具，需跟進是（延遲3天）2024-XS-002軟件部署2024-04-102024-04-12因客戶需求微調(diào)延遲2天否（已溝通確認）四、關鍵風險控制與管理要點（一）主體資格審查風險合作方首次簽約時，需核實其營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務）、法定代表人身份證明及授權委托書（如簽約人為非法定代表人）；涉及特殊行業(yè)的（如食品、建筑），需核查其資質(zhì)證書（如食品經(jīng)營許可證、建筑施工資質(zhì)）。禁止與無民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽約，避免因主體不適格導致合同無效。（二）合同條款合規(guī)風險標準條款需經(jīng)法務*定期審核（每年至少1次），保證符合最新法律法規(guī)（如《民法典》《數(shù)據(jù)安全法》）；非標準條款需重點審查“霸王條款”（如單方解釋權、違約責任不對等）、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機構(gòu)）。價款條款需明確金額、計價貨幣、支付方式（如電匯、支票）、支付節(jié)點（如預付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例）及發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）。（三）流程合規(guī)性風險嚴禁“先簽署后審批”或“越權審批”，合同審批需全程留痕（系統(tǒng)記錄或紙質(zhì)簽字）；用印前需確認審批手續(xù)齊全，避免因用印不規(guī)范導致企業(yè)承擔法律責任。電子合同簽署需保證簽署身份真實（如人臉識別、手機驗證碼）、電子簽名有效（符合《電子簽名法》規(guī)定的可靠電子簽名條件）。（四）履行監(jiān)控與檔案管理風險履行過程中需定期跟蹤（重大合同每周跟蹤1次，一般合同每月跟蹤1次），避免因疏忽導致違約（如延遲付款、逾期交付）；變更或解除合同需采用書面形式，口頭約定無效。檔案需“專人專柜、分類管理”，電子檔案需加密存儲（訪問權限分級），嚴防泄露或丟失；借閱涉密合同需經(jīng)總經(jīng)理*審批