sipv檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)SIPV檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司/組織工作效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及所屬單位形成的SIPV檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）定義1.SIPV檔案：指與公司/組織SIPV業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)文件、資料、記錄等，包括但不限于項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等。2.檔案管理：對(duì)SIPV檔案進(jìn)行全過(guò)程管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有效支持。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)SIPV檔案管理工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織SIPV業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集與SIPV業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理SIPV檔案工作。檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，在各部門(mén)或項(xiàng)目組設(shè)立兼職檔案員，協(xié)助開(kāi)展檔案收集、整理等工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織SIPV檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)及所屬單位的SIPV檔案管理工作。3.組織開(kāi)展SIPV檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)或項(xiàng)目組SIPV檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查詢(xún)、借閱等利用工作。4.接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織在SIPV業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、技術(shù)文件、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收文件等。2.與SIPV業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司/組織內(nèi)部關(guān)于SIPV業(yè)務(wù)的規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。4.反映公司/組織SIPV業(yè)務(wù)發(fā)展歷程和成果的榮譽(yù)證書(shū)、獲獎(jiǎng)材料、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保電子檔案的可讀性和可用性。4.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)檔案的形成背景、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記，以便于后續(xù)整理和利用。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于重大SIPV項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)同步開(kāi)展檔案收集工作，確保項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目進(jìn)度同步積累。2.日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交至檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于臨時(shí)性或階段性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集移交。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.年度分類(lèi)法：根據(jù)檔案形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，同一年度的檔案集中在一起。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：按照公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)機(jī)構(gòu)形成的檔案單獨(dú)歸類(lèi)。3.問(wèn)題分類(lèi)法：根據(jù)檔案所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，將相關(guān)問(wèn)題的檔案歸為一類(lèi)。4.保管期限分類(lèi)法：按照檔案的保管期限進(jìn)行分類(lèi)，分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。2.編頁(yè)號(hào)：按照檔案的排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)應(yīng)編寫(xiě)在每頁(yè)的右上角。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并錄入檔案信息系統(tǒng)。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。5.上架：將裝盒后的檔案按照分類(lèi)順序上架存放，便于查詢(xún)和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值大小等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。4.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理工作情況。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度，確保檔案信息安全。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷原則，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司/組織外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織相關(guān)程序辦理手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)程序辦理手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行審核，確定是否提供查閱、借閱服務(wù)。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)查閱、借閱檔案的人員，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。5.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱、借閱檔案名稱(chēng)、查閱、借閱目的、歸還日期等。3.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享和遠(yuǎn)程查詢(xún)，為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及所屬單位提供便捷的檔案利用服務(wù)。3.利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等全過(guò)程信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化管理水平和操作技能。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息系統(tǒng)的操作流程和數(shù)據(jù)維護(hù)管理。4.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)及所屬單位的SIPV檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案利用服務(wù)的及時(shí)性和滿(mǎn)意度等。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)，檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展和質(zhì)量等。4.檔案安全管理情況，包括檔案實(shí)體安全和信息安全，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、保密等措施的落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少開(kāi)展一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門(mén)及所屬單位的檔案管理情況進(jìn)行集中檢查和評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門(mén)或項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化工作專(zhuān)項(xiàng)檢查、檔案安全管理專(zhuān)項(xiàng)檢查等。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)于