規(guī)范招待品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招待品管理，規(guī)范招待行為，控制招待費(fèi)用，確保招待活動(dòng)既能夠滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需要，又能做到合理合規(guī)、節(jié)約高效，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中涉及的招待品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保招待行為合法合規(guī)。2.必要性原則：招待活動(dòng)應(yīng)基于真實(shí)的業(yè)務(wù)需求，避免不必要的招待開(kāi)支。3.適度性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、客戶(hù)級(jí)別等因素，合理確定招待標(biāo)準(zhǔn)，杜絕鋪張浪費(fèi)。4.預(yù)算控制原則：招待品管理納入公司預(yù)算管理體系，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，不得超預(yù)算安排招待。二、招待品的分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)（一）招待品分類(lèi)1.餐飲類(lèi)：包括各類(lèi)酒水、飲料、水果、點(diǎn)心、茶品等用于招待用餐時(shí)的食品。2.禮品類(lèi)：具有一定紀(jì)念意義或?qū)嵱脙r(jià)值，用于贈(zèng)送客戶(hù)、合作伙伴等的物品，如特色工藝品、辦公用品、生活用品等。3.其他類(lèi)：如香煙、茶葉、咖啡等日常消耗品，以及招待活動(dòng)中使用的一次性餐具、紙巾等用品。（二）招待標(biāo)準(zhǔn)1.餐飲招待標(biāo)準(zhǔn)一般性業(yè)務(wù)招待：以當(dāng)?shù)刂械认M(fèi)水平為參考，人均餐飲費(fèi)用控制在[X]元以?xún)?nèi)。酒水選擇應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，優(yōu)先選用公司指定的性?xún)r(jià)比高的品牌。重要客戶(hù)或合作伙伴招待：根據(jù)客戶(hù)級(jí)別和業(yè)務(wù)需求，人均餐飲費(fèi)用可適當(dāng)提高至[X]元左右?？蛇x用品質(zhì)較好的酒水，但應(yīng)嚴(yán)格控制高檔酒水的使用比例。特殊情況招待：如接待外地重要客戶(hù)或舉辦大型商務(wù)宴請(qǐng)等，需提前報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，招待標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)實(shí)際情況另行確定。2.禮品招待標(biāo)準(zhǔn)一般性禮品：根據(jù)業(yè)務(wù)往來(lái)情況，每次禮品費(fèi)用控制在[X]元以?xún)?nèi)。禮品應(yīng)注重實(shí)用性和紀(jì)念性，體現(xiàn)公司特色。重要客戶(hù)禮品：對(duì)于長(zhǎng)期合作的重要客戶(hù)或在業(yè)務(wù)拓展中有重大貢獻(xiàn)的客戶(hù)，禮品費(fèi)用可適當(dāng)提高至[X]元左右。禮品應(yīng)選擇具有較高檔次和品質(zhì)的產(chǎn)品，以表達(dá)公司的重視和誠(chéng)意。禮品贈(zèng)送原則：禮品贈(zèng)送應(yīng)遵循適度、適時(shí)的原則，避免頻繁贈(zèng)送禮品。對(duì)于同一家客戶(hù)，一年內(nèi)禮品贈(zèng)送次數(shù)原則上不超過(guò)[X]次。3.其他招待品標(biāo)準(zhǔn)香煙：根據(jù)招待場(chǎng)合和客戶(hù)需求，優(yōu)先選用公司指定的香煙品牌。一般性業(yè)務(wù)招待，香煙標(biāo)準(zhǔn)控制在[X]元/包以?xún)?nèi)；重要客戶(hù)招待，可選用[X]元/包左右的香煙。茶葉、咖啡等日常消耗品：按照實(shí)際使用量進(jìn)行采購(gòu)，選擇性?xún)r(jià)比高的產(chǎn)品，確保滿(mǎn)足招待需求的同時(shí)，避免浪費(fèi)。一次性餐具、紙巾等用品：根據(jù)招待活動(dòng)的規(guī)模和預(yù)計(jì)使用量，合理儲(chǔ)備和采購(gòu)，保證供應(yīng)充足且不造成積壓。三、招待品的采購(gòu)與驗(yàn)收（一）采購(gòu)流程1.需求申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)安排，提前填寫(xiě)《招待品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明招待品的種類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)需求合理后簽字批準(zhǔn)。對(duì)于超出部門(mén)預(yù)算或招待標(biāo)準(zhǔn)的申請(qǐng)，需報(bào)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)執(zhí)行：經(jīng)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤恢凉静少?gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)遵循貨比三家、擇優(yōu)選擇的原則，確保采購(gòu)的招待品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。4.合同簽訂：對(duì)于批量采購(gòu)或金額較大的招待品采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。5.驗(yàn)收付款：招待品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知公司行政部門(mén)或相關(guān)使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)招待品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《招待品驗(yàn)收單》，并辦理付款手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或與合同不符的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（二）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.餐飲類(lèi)招待品酒水：檢查酒水的品牌、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等是否符合采購(gòu)要求，包裝是否完好無(wú)損。水果、點(diǎn)心：查看水果的新鮮度、成熟度，點(diǎn)心的外觀、口感等是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。茶品：檢查茶葉的品種、等級(jí)、色澤、香氣等是否與采購(gòu)合同一致。2.禮品類(lèi)招待品外觀質(zhì)量：檢查禮品的包裝是否精美、完好，有無(wú)破損、變形等情況。產(chǎn)品質(zhì)量：核實(shí)禮品的材質(zhì)、工藝、功能等是否符合產(chǎn)品描述和質(zhì)量要求。配套物品：對(duì)于有配套物品的禮品，檢查配套物品是否齊全、完好。3.其他類(lèi)招待品香煙：檢查香煙的品牌、規(guī)格、包裝等是否與采購(gòu)合同相符，有無(wú)假冒偽劣產(chǎn)品。茶葉、咖啡等日常消耗品：查看產(chǎn)品的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等是否符合要求。一次性餐具、紙巾等用品：檢查產(chǎn)品的質(zhì)量、包裝、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等是否合格。四、招待品的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的招待品倉(cāng)庫(kù)或存儲(chǔ)區(qū)域，確保招待品存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，以保證招待品的質(zhì)量不受影響。（二）存儲(chǔ)方式1.分類(lèi)存放：按照招待品的類(lèi)別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于管理和查找。2.標(biāo)識(shí)清晰：在每個(gè)存放區(qū)域和貨架上，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明招待品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息。3.先進(jìn)先出：遵循先進(jìn)先出的原則，確保招待品在保質(zhì)期內(nèi)得到合理使用，避免過(guò)期積壓。（三）保管責(zé)任公司行政部門(mén)或指定的保管人員負(fù)責(zé)招待品的日常保管工作。保管人員應(yīng)定期對(duì)招待品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和檢查，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)招待品有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向上級(jí)報(bào)告。同時(shí)，要做好倉(cāng)庫(kù)的清潔衛(wèi)生工作，保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境整潔。五、招待品的領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用流程1.領(lǐng)用申請(qǐng)：各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用招待品時(shí)，由經(jīng)辦人填寫(xiě)《招待品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用招待品的種類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于領(lǐng)用數(shù)量較大或超出部門(mén)近期招待計(jì)劃的申請(qǐng)，需報(bào)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)用發(fā)放：經(jīng)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)?zhí)峤恢凉拘姓块T(mén)或保管人員處。保管人員根據(jù)審批意見(jiàn)，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量發(fā)放招待品，并在《招待品領(lǐng)用登記表》上做好記錄，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門(mén)、招待品名稱(chēng)及規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）發(fā)放原則1.按需發(fā)放：嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際需求發(fā)放招待品，不得超標(biāo)準(zhǔn)、超數(shù)量領(lǐng)用。2.手續(xù)齊全：領(lǐng)用人必須憑經(jīng)審批的《招待品領(lǐng)用申請(qǐng)表》領(lǐng)取招待品，確保領(lǐng)用手續(xù)完備。3.當(dāng)面清點(diǎn)：發(fā)放招待品時(shí)，保管人員應(yīng)與領(lǐng)用人當(dāng)面清點(diǎn)數(shù)量、規(guī)格等，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)。六、招待品的使用與核銷(xiāo)（一）使用要求1.合理使用：招待品應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和標(biāo)準(zhǔn)使用，不得擅自改變用途或挪作他用。在招待活動(dòng)中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理安排招待品的使用，避免浪費(fèi)。2.記錄使用情況：各部門(mén)在使用招待品后，應(yīng)及時(shí)記錄招待活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、招待品使用明細(xì)等信息，確保招待情況可追溯。（二）核銷(xiāo)流程1.報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)：招待活動(dòng)結(jié)束后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，并填寫(xiě)《招待品使用核銷(xiāo)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明招待活動(dòng)的情況、招待品使用明細(xì)、費(fèi)用金額等信息，附上發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)招待活動(dòng)的真實(shí)性、合理性以及招待品使用是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于不符合要求的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，應(yīng)退回經(jīng)辦人并說(shuō)明原因。3.財(cái)務(wù)審核：經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)?zhí)峤恢凉矩?cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與經(jīng)辦人溝通核實(shí)，并要求補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。4.審批核銷(xiāo)：財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)報(bào)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)辦理招待品費(fèi)用的核銷(xiāo)手續(xù)，并將相關(guān)費(fèi)用計(jì)入相應(yīng)的成本或費(fèi)用科目。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)招待品管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查招待品的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、發(fā)放、使用、核銷(xiāo)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)，是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督檢查公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)招待品管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期檢查招待品倉(cāng)庫(kù)的存儲(chǔ)情況，核實(shí)招待品的賬實(shí)是否相符；抽查各部門(mén)招待品的領(lǐng)用、使用記錄，確保招待活動(dòng)真實(shí)、合規(guī)；對(duì)招待費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)情況進(jìn)行審核，防止不合理的費(fèi)用支出。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：1.對(duì)于未按規(guī)定流程采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、發(fā)放招待品的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人立即整改，并給予批評(píng)教育。2.對(duì)于超標(biāo)準(zhǔn)、超預(yù)算使用招待品或擅自改變招待品用途的，責(zé)令退回超標(biāo)部分費(fèi)用，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人