行為管理檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行為管理檔案的規(guī)范化管理，確保行為管理檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮行為管理檔案在公司管理決策、員工發(fā)展等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工行為管理檔案的建立、保管、查閱、使用及銷毀等相關(guān)活動。（三）定義1.行為管理檔案：是指公司對員工在工作期間的各類行為表現(xiàn)進(jìn)行記錄、整理而形成的檔案資料，包括但不限于工作業(yè)績、工作態(tài)度、職業(yè)操守、違規(guī)違紀(jì)等方面的信息。2.行為記錄：員工在工作過程中產(chǎn)生的與工作行為相關(guān)的各類數(shù)據(jù)、事件描述、評價等。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：行為管理檔案的管理嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)章制度。2.客觀公正原則：檔案內(nèi)容應(yīng)基于客觀事實，全面、準(zhǔn)確地反映員工的行為表現(xiàn)，評價過程公正公平。3.保密性原則：對員工行為管理檔案中的信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工行為的變化及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。二、行為管理檔案的內(nèi)容（一）基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、入職時間、所在部門、崗位等。2.員工聯(lián)系方式，包括手機號碼、電子郵箱等。（二）工作業(yè)績記錄1.各年度、季度、月度的工作任務(wù)完成情況，包括工作目標(biāo)達(dá)成率、工作成果數(shù)量及質(zhì)量等。2.重要項目參與情況，如項目名稱、擔(dān)任角色、項目起止時間、項目成果及個人貢獻(xiàn)等。3.獲得的工作獎勵與榮譽，包括獎勵名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時間等。（三）工作態(tài)度評價1.考勤情況，包括出勤記錄、遲到早退次數(shù)、曠工情況等。2.工作積極性、主動性評價，如是否主動承擔(dān)工作任務(wù)、積極解決工作問題等。3.責(zé)任心評價，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)程度、是否按時完成工作任務(wù)、有無敷衍塞責(zé)現(xiàn)象等方面的評價。（四）職業(yè)操守表現(xiàn)1.廉潔自律情況，有無違規(guī)收受禮品禮金、商業(yè)賄賂等行為記錄。2.遵守公司規(guī)章制度情況，如是否遵守工作紀(jì)律、保密制度、財務(wù)制度等。3.團(tuán)隊合作精神評價，在團(tuán)隊工作中的協(xié)作能力、溝通能力、配合程度等方面的表現(xiàn)。（五）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)課程的記錄，包括課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)成績等。2.外部培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況，如培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)收獲等。3.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及實施情況，包括個人發(fā)展目標(biāo)、為實現(xiàn)目標(biāo)所采取的行動等。（六）違規(guī)違紀(jì)記錄1.違反公司規(guī)章制度的行為記錄，如違紀(jì)事件描述、違紀(jì)時間、處理結(jié)果等。2.違反國家法律法規(guī)的行為記錄，包括違法事件概述、法律后果、公司處理措施等。三、行為管理檔案的建立與收集（一）建立主體公司人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立員工行為管理檔案，并指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）信息收集渠道1.各部門定期向人力資源部門報送員工的工作業(yè)績、工作態(tài)度等方面的信息。2.員工個人按照要求及時提交與自身行為相關(guān)的報告、總結(jié)等資料。3.公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門在工作過程中發(fā)現(xiàn)的員工違規(guī)違紀(jì)行為信息及時反饋給人力資源部門。4.其他相關(guān)部門或人員提供的與員工行為有關(guān)的信息。（三）信息收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門員工行為信息的收集與整理工作，確保信息的真實性和準(zhǔn)確性。2.信息收集應(yīng)及時、完整，對于重要事件應(yīng)在事件發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)報送人力資源部門。3.提供的信息應(yīng)附相關(guān)證明材料，如工作成果報告、獎勵證書、違紀(jì)處理決定書等。四、行為管理檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，以便于查找和管理。（二）整理步驟1.對收集到的各類行為信息進(jìn)行分類，分別歸入相應(yīng)的檔案類別中。2.對每份資料進(jìn)行審核，確保資料的真實性、完整性和規(guī)范性。對于不符合要求的資料，及時與相關(guān)部門或人員溝通，補充或更正信息。3.將整理好的資料按照編號順序依次排列，裝入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)注檔案名稱、員工姓名、部門等信息。（三）歸檔要求1.檔案應(yīng)定期歸檔，每年[具體時間]對本年度的行為管理檔案進(jìn)行集中歸檔。2.歸檔后的檔案應(yīng)存放于專門的檔案庫房或檔案柜中，確保檔案的安全保管。3.建立檔案索引目錄，方便快速查找和查閱檔案。五、行為管理檔案的保管（一）保管期限1.員工行為管理檔案的保管期限為自員工離職之日起[X]年。2.對于涉及員工重大違規(guī)違紀(jì)行為的檔案，保管期限為自處理決定作出之日起[X]年。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放的安全性。（三）保管責(zé)任1.人力資源部門指定的檔案管理人員負(fù)責(zé)行為管理檔案的具體保管工作，嚴(yán)格遵守檔案保管制度。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。六、行為管理檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的行為管理檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點查閱。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱員工行為管理檔案的，應(yīng)填寫《行為管理檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報人力資源部門審批。人力資源部門根據(jù)審批結(jié)果，安排專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱員工行為管理檔案的，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，人力資源部門方可提供查閱服務(wù)。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱記錄1.每次查閱行為管理檔案都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱部門、查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與檔案保管期限一致。（三）使用限制1.行為管理檔案僅供查閱和參考，未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。2.查閱和使用行為管理檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。七、行為管理檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對員工行為管理檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時效性。2.更新內(nèi)容包括員工的工作業(yè)績、工作態(tài)度、職業(yè)操守等方面的最新信息，以及檔案保管期限內(nèi)的其他相關(guān)變動情況。（二）動態(tài)維護(hù)1.在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)員工行為有新的變化或出現(xiàn)新的事件，相關(guān)部門應(yīng)及時將信息反饋給人力資源部門，以便及時更新檔案內(nèi)容。2.對于員工提出的檔案信息更正申請，人力資源部門應(yīng)進(jìn)行核實，如情況屬實，應(yīng)及時更正檔案內(nèi)容，并做好記錄。八、行為管理檔案的銷毀（一）銷毀條件1.行為管理檔案保管期限屆滿，且檔案內(nèi)容已無保留價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要銷毀部分員工行為管理檔案的，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以實施。（二）銷毀程序1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《行為管理檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并附上需要銷毀檔案的清單。2.申請經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，人力資源部門會同公司審計、監(jiān)察等部門組成檔案銷毀小組，對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點和核對。3.檔案銷毀小組采用適當(dāng)?shù)姆绞綄n案進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，并在銷毀過程中做好記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀方式、檔案名稱、數(shù)量等。4.銷毀工作完成后，由檔案銷毀小組成員在《行為管理檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計、監(jiān)察等部門負(fù)責(zé)對行為管理檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.行為管理檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱、使用、更新及銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案管理人員是否嚴(yán)格履行職責(zé)，檔案信息是否真實、完整、安全。3.查閱和使用檔案的審批程序是否規(guī)范，有無違規(guī)查閱和使用檔案的情況。（三）檢查方式1.定期檢查：審計、監(jiān)察等部門每年定期對行為管理檔案的管理情況進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對行為管理檔案的部分環(huán)節(jié)或特定檔案進(jìn)行不定期抽查。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計、監(jiān)察等部門應(yīng)及時下達(dá)整改通