貨樣廣告品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司貨樣廣告品的管理，規(guī)范貨樣廣告品的進出口行為，確保公司業(yè)務活動的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及貨樣廣告品進出口業(yè)務的部門、人員及相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則貨樣廣告品的進出口活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，不得從事任何違法違規(guī)行為。2.真實性原則貨樣廣告品應如實反映產(chǎn)品的特性、用途、質(zhì)量等信息，不得虛假宣傳或誤導消費者。3.規(guī)范性原則貨樣廣告品的管理應遵循規(guī)范的流程和標準，確保各項操作準確無誤。4.風險可控原則在開展貨樣廣告品業(yè)務過程中，應充分評估風險，采取有效措施加以防范和控制，確保公司利益不受損失。二、貨樣廣告品的定義與分類（一）定義貨樣廣告品是指進出口企業(yè)為介紹本企業(yè)產(chǎn)品的性能、特點、品質(zhì)、規(guī)格等，或者為推銷商品、招徠生意，進出口的免費提供或者有價提供給對方的貨樣、廣告宣傳品。（二）分類1.按性質(zhì)分類免費貨樣廣告品：指企業(yè)免費提供給國外客戶的貨樣、廣告宣傳品。有價貨樣廣告品：指企業(yè)以一定價格出售給國外客戶的貨樣、廣告宣傳品。2.按用途分類展示貨樣：用于參加國內(nèi)外展會、陳列展示等，以展示公司產(chǎn)品形象和特點。宣傳廣告品：包括各類宣傳冊、海報、宣傳單頁、光盤等，用于宣傳公司產(chǎn)品和服務。測試貨樣：提供給客戶進行產(chǎn)品性能測試、試用等，以便客戶了解產(chǎn)品實際使用效果。三、貨樣廣告品的進出口流程（一）申請與審批1.業(yè)務部門根據(jù)實際業(yè)務需求，填寫《貨樣廣告品進出口申請表》，詳細說明貨樣廣告品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價值、用途、進出口國家或地區(qū)等信息。2.將申請表提交至公司相關(guān)部門進行審核，審核部門包括但不限于銷售部門、財務部門、法務部門等。銷售部門負責審核貨樣廣告品與業(yè)務需求的相關(guān)性；財務部門負責審核資金預算及成本核算；法務部門負責審核是否符合法律法規(guī)要求。3.經(jīng)各審核部門簽署意見后，報公司主管領導審批。主管領導根據(jù)公司整體業(yè)務規(guī)劃和風險評估情況，做出最終審批決定。（二）海關(guān)備案1.獲得公司主管領導審批通過后，業(yè)務部門持《貨樣廣告品進出口申請表》及相關(guān)資料，向所在地海關(guān)辦理備案手續(xù)。2.備案資料一般包括：申請表、合同或協(xié)議（如有）、發(fā)票、裝箱單、提單（如有）等。業(yè)務部門應確保提供的資料真實、準確、完整。3.海關(guān)對備案資料進行審核，審核通過后予以備案，并發(fā)放備案編號。業(yè)務部門應妥善保管備案編號，以備后續(xù)查詢和使用。（三）進出口申報1.貨樣廣告品進出口時，業(yè)務部門應按照海關(guān)規(guī)定的申報期限和要求，填寫報關(guān)單等相關(guān)申報單證。2.申報單證應如實申報貨樣廣告品的各項信息，包括商品編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、價值、原產(chǎn)國或地區(qū)、目的地等。同時，應準確填寫備案編號，以便海關(guān)核對備案信息。3.業(yè)務部門將申報單證提交至報關(guān)行或自行辦理報關(guān)手續(xù)。報關(guān)行應按照海關(guān)規(guī)定進行審核和申報，確保申報信息準確無誤。如發(fā)現(xiàn)申報信息有誤或存在其他問題，應及時與業(yè)務部門溝通并進行修改。（四）查驗與放行1.海關(guān)根據(jù)風險布控等情況，對貨樣廣告品實施查驗。查驗內(nèi)容包括貨樣廣告品的實際情況與申報信息是否相符、是否存在違規(guī)行為等。2.業(yè)務部門或報關(guān)行應配合海關(guān)查驗工作，提供必要的協(xié)助和資料。如海關(guān)在查驗過程中發(fā)現(xiàn)問題，業(yè)務部門應積極配合海關(guān)進行整改，直至符合要求。3.經(jīng)查驗無誤后，海關(guān)予以放行。貨樣廣告品放行后，業(yè)務部門應及時安排運輸、交付等后續(xù)事宜。四、貨樣廣告品的核銷管理（一）核銷期限1.貨樣廣告品進出口業(yè)務完成后，業(yè)務部門應在規(guī)定的期限內(nèi)辦理核銷手續(xù)。一般情況下，免費貨樣廣告品應在進出口之日起[X]個月內(nèi)完成核銷；有價貨樣廣告品應在貨款收付完成后[X]個月內(nèi)完成核銷。2.如遇特殊情況需要延長核銷期限的，業(yè)務部門應提前向海關(guān)提出申請，并說明原因。經(jīng)海關(guān)批準后，方可延長核銷期限。（二）核銷申請1.業(yè)務部門在核銷期限內(nèi)，填寫《貨樣廣告品核銷申請表》，詳細說明貨樣廣告品的進出口情況、使用情況、剩余情況等信息。2.同時，提供相關(guān)證明材料，如報關(guān)單、發(fā)票、提單、客戶簽收單等，以證明貨樣廣告品的實際進出口和使用情況。3.將申請表及證明材料提交至公司財務部門進行審核。財務部門負責核對貨樣廣告品的進出口金額、收付匯情況等是否與財務記錄一致。（三）核銷審核與處理1.財務部門審核通過后，將申請表及證明材料提交至海關(guān)進行核銷審核。2.海關(guān)對業(yè)務部門提交的核銷申請進行審核，如發(fā)現(xiàn)核銷申請信息與備案信息、實際進出口情況不符等問題，將要求業(yè)務部門做出說明并提供補充資料。3.經(jīng)海關(guān)審核無誤后，予以核銷結(jié)案。業(yè)務部門應妥善保管核銷結(jié)案資料，以備后續(xù)查詢和審計。五、貨樣廣告品的風險管理（一）風險識別1.市場風險貨樣廣告品的市場需求可能受到市場環(huán)境、競爭對手、消費者偏好等因素的影響，導致銷售不暢或無法達到預期效果。2.法律風險貨樣廣告品的進出口活動可能涉及到知識產(chǎn)權(quán)、貿(mào)易管制、海關(guān)法規(guī)等方面的法律問題，如侵權(quán)糾紛、違規(guī)處罰等。3.財務風險貨樣廣告品的進出口可能產(chǎn)生資金占用、匯率波動、成本核算等財務風險，影響公司的資金流動性和盈利能力。4.操作風險在貨樣廣告品的申請、審批、進出口申報、查驗、核銷等操作過程中，可能因人為失誤、流程不規(guī)范等原因?qū)е聵I(yè)務延誤、錯誤或違規(guī)。（二）風險評估1.公司應建立風險評估機制，定期對貨樣廣告品業(yè)務面臨的風險進行評估。評估指標可包括風險發(fā)生的可能性、影響程度、風險等級等。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對不同等級的風險采取相應的應對措施。對于高風險業(yè)務，應加強監(jiān)控和管理，制定專門的風險應對預案；對于低風險業(yè)務，可適當簡化管理流程，但仍需保持關(guān)注。（三）風險應對1.市場風險應對加強市場調(diào)研，及時了解市場動態(tài)和競爭對手情況，優(yōu)化貨樣廣告品的設計和選型，提高產(chǎn)品的市場適應性。制定靈活的市場營銷策略，根據(jù)市場需求調(diào)整銷售價格、促銷活動等，提高貨樣廣告品的銷售成功率。2.法律風險應對加強法律法規(guī)培訓，提高員工的法律意識和合規(guī)操作能力。業(yè)務部門在開展業(yè)務過程中，應嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保貨樣廣告品的進出口活動合法合規(guī)。建立知識產(chǎn)權(quán)保護機制，加強對貨樣廣告品知識產(chǎn)權(quán)的管理和保護，避免侵權(quán)糾紛的發(fā)生。如涉及知識產(chǎn)權(quán)許可或轉(zhuǎn)讓等問題，應提前辦理相關(guān)手續(xù)，并確保合同條款明確、合法。3.財務風險應對合理安排資金預算，優(yōu)化資金使用計劃，確保貨樣廣告品進出口業(yè)務所需資金的及時足額供應。關(guān)注匯率波動情況，采取適當?shù)膮R率風險管理措施，如套期保值、遠期結(jié)售匯等，降低匯率風險對公司財務狀況的影響。加強成本核算和控制，嚴格審核貨樣廣告品的采購成本、運輸成本、報關(guān)費用等各項費用，確保成本合理、效益最大化。4.操作風險應對完善業(yè)務操作流程，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和責任要求，加強對業(yè)務操作過程的監(jiān)督和檢查，確保各項操作準確無誤。加強員工培訓，提高員工的業(yè)務水平和操作技能，減少因人為失誤導致的操作風險。同時，建立健全員工考核機制，對工作認真負責、操作規(guī)范的員工給予獎勵，對違規(guī)操作的員工進行嚴肅處理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對貨樣廣告品的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查業(yè)務流程是否合規(guī)、內(nèi)部控制是否有效、風險防范措施是否落實等。2.審計部門應制定詳細的審計計劃和審計方案，通過查閱資料、實地走訪、訪談相關(guān)人員等方式，對貨樣廣告品業(yè)務進行全面審計。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。業(yè)務部門應按照審計要求，認真進行整改，確保貨樣廣告品管理工作規(guī)范、有序。（二）海關(guān)監(jiān)管1.海關(guān)作為貨樣廣告品進出口業(yè)務的監(jiān)管部門，有權(quán)對公司的貨樣廣告品進出口活動進行監(jiān)督檢查。2.公司應積極配合海關(guān)的監(jiān)管工作，如實提供相關(guān)資料和信息。海關(guān)在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)公司存在違規(guī)行為，將依法予以處罰。3.公司應關(guān)注海關(guān)監(jiān)管政策的變化，及時調(diào)整貨樣廣告品的管理措施，確保公司業(yè)務活動始終符合海關(guān)監(jiān)管要求