專用物品采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司專用物品采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證專用物品質量，滿足公司生產經營需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門專用物品的采購活動。專用物品是指公司因特定業(yè)務需求、工作性質或生產工藝要求而專門采購的各類物品，包括但不限于專業(yè)設備、儀器儀表、專用工具、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證專用物品質量的前提下，充分考慮采購成本、使用效益等因素，實現資源的優(yōu)化配置。3.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監(jiān)督，確保公平競爭。4.歸口管理原則：按照公司組織架構和職責分工，明確各部門在專用物品采購管理中的職責，實行歸口管理。二、采購管理職責（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃，根據各部門需求和庫存情況，合理安排采購任務。2.組織實施采購活動，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作，確保采購物資的質量和數量符合要求。4.建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理，維護良好的合作關系。5.收集市場信息，掌握物資價格動態(tài)，為公司采購決策提供參考依據。（二）需求部門職責1.根據本部門工作需要，提出專用物品的采購申請，明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、技術要求等詳細信息。2.參與采購過程，協(xié)助采購部門進行供應商選擇、技術談判等工作，提供必要的技術支持和質量標準要求。3.負責對采購物資進行驗收，確保物資符合本部門使用要求，并及時辦理入庫手續(xù)。4.對采購物資的使用情況進行跟蹤和反饋，提出改進建議。（三）財務部門職責1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排和使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關，確保公司資金安全。3.按照公司財務制度和采購合同約定，及時辦理采購付款手續(xù)。4.對采購成本進行核算和分析，為公司采購決策提供財務數據支持。（四）審計部門職責1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購成本是否合理等。2.對采購合同進行審查，防范合同風險，確保合同條款合法有效。3.對采購物資的驗收、入庫、付款等環(huán)節(jié)進行審計，防止出現違規(guī)操作和財務漏洞。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據工作需要和庫存情況，填寫《專用物品采購申請表》，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、技術要求、預計采購時間等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至采購部門。2.采購申請應遵循先庫存后采購的原則，盡量利用庫存物資滿足需求。如庫存物資無法滿足，應說明原因。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，核實采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行論證，提出采購建議。2.采購申請經采購部門審核通過后，按照公司審批權限規(guī)定，提交相關領導審批。審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批。采購金額在[X]元以上的，由總經理審批。（三）采購實施1.采購部門根據審批后的采購申請，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購責任人等。2.采購方式分為招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，具體采購方式應根據采購物品的性質、金額、市場供應情況等因素確定：招標采購：適用于采購金額較大、技術規(guī)格復雜、市場競爭充分的專用物品。采購部門應按照國家有關法律法規(guī)和公司招標管理規(guī)定，組織招標活動，發(fā)布招標公告，邀請合格供應商投標，評標委員會按照評標標準進行評標，確定中標供應商。詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的專用物品。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商報價，根據報價情況選擇最低價成交供應商。競爭性談判采購：適用于采購時間緊迫、采購需求不明確或需要與供應商進行技術談判的專用物品。采購部門與不少于三家供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購或因不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的專用物品。采購部門應提供充分的理由和相關證明材料，經公司領導批準后實施單一來源采購。3.采購部門在選擇供應商時，應優(yōu)先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。采購人員應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。4.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同應符合法律法規(guī)要求，確保合同的合法性和有效性。（四）物資驗收1.采購物資到貨前，采購部門應及時通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門應組織相關人員成立驗收小組，按照采購合同和相關標準要求對采購物資進行驗收。2.驗收小組應對采購物資的數量、規(guī)格、型號、質量等進行逐一核對，檢查物資是否符合要求。對于技術含量較高的專用物品，應邀請專業(yè)技術人員進行驗收或提供技術支持。3.驗收合格的物資，驗收小組應填寫《專用物品驗收單》，由驗收人員簽字確認后辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商聯系，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。如因供應商原因導致驗收不合格，給公司造成損失的，采購部門應按照合同約定追究供應商的責任。（五）付款結算1.采購物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應及時將發(fā)票、驗收單、采購合同等相關資料提交至財務部門。財務部門按照公司財務制度和采購合同約定，對提交的資料進行審核。2.審核通過后，財務部門根據采購合同付款條款，辦理采購付款手續(xù)。付款方式應根據公司資金狀況和與供應商的協(xié)商確定，一般包括支票、匯票、電匯、網上銀行支付等。3.對于預付款項的采購項目，財務部門應嚴格按照合同約定控制預付款比例和金額，并跟蹤采購合同執(zhí)行情況，確保預付款項的安全。在采購物資到貨并驗收合格后，按照合同約定扣除預付款后辦理剩余款項的結算。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、物資供應短缺等因素可能導致采購成本增加或無法按時采購到所需物資。2.供應商風險：供應商信譽不佳、產品質量不穩(wěn)定、交貨延遲等可能影響公司生產經營活動的正常進行。3.合同風險：采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現糾紛等可能給公司帶來法律風險和經濟損失。4.驗收風險：驗收標準不明確、驗收人員疏忽等可能導致不合格物資入庫，影響公司產品質量和生產效率。5.付款風險：付款流程不規(guī)范、付款時間不合理等可能導致公司資金周轉困難或出現財務風險。（二）風險評估1.采購部門應定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。評估結果應形成書面報告，提交至公司管理層。2.根據風險評估結果，對風險進行分類分級，確定重點風險領域和風險控制點，采取相應的風險應對措施。（三）風險應對1.市場風險應對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和采購數量，與供應商簽訂價格調整條款，以應對市場價格波動。同時，拓展采購渠道，尋找多個供應商，降低因供應短缺帶來的風險。2.供應商風險應對：加強供應商管理，對供應商進行定期評估和考核，建立供應商淘汰機制。與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務，加強對供應商的監(jiān)督和管理，確保供應商按時、按質、按量提供物資。3.合同風險應對：加強采購合同管理，合同條款應明確、具體、合法有效，避免出現模糊不清或歧義的條款。在簽訂合同前，應組織相關部門對合同進行審核，確保合同風險可控。同時，加強合同執(zhí)行過程中的跟蹤和監(jiān)督，及時解決合同執(zhí)行過程中出現的問題。4.驗收風險應對：明確驗收標準和驗收流程，加強驗收人員培訓，提高驗收人員的專業(yè)素質和責任心。驗收過程中應嚴格按照標準進行驗收，確保采購物資的質量符合要求。對于驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通處理，避免不合格物資入庫。5.付款風險應對：規(guī)范付款流程，明確付款審批權限和付款時間節(jié)點，確保付款工作嚴格按照公司財務制度執(zhí)行。加強與供應商的溝通協(xié)調，及時解決付款過程中出現的問題，避免因付款問題影響公司信譽和合作關系。同時，定期對公司資金狀況進行分析和預測，合理安排資金，防范財務風險。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購成本是否合理等。審計部門可采取查閱資料、實地檢查、問卷調查等方式進行審計，并形成審計報告。2.采購部門應定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現問題及時整改。同時，采購部門應接受公司內部其他部門的監(jiān)督和投訴，對于投訴事項應及時調查處理，并將處理結果反饋給投訴部門。（二）考核評價1.建立采購工作考核評價機制，對采購部門和采購人員的工作業(yè)績進行考核