業(yè)務(wù)合同管理模板與風(fēng)險(xiǎn)控制指南引言業(yè)務(wù)合同是企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)，規(guī)范合同管理、防范法律風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)的核心保障。本指南基于企業(yè)合同管理全流程，提供標(biāo)準(zhǔn)化操作模板與風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)，幫助企業(yè)建立科學(xué)、高效的合同管理體系，降低履約糾紛，保障合法權(quán)益。一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)公司）在開展采購(gòu)、銷售、服務(wù)合作、項(xiàng)目外包、技術(shù)開發(fā)等業(yè)務(wù)時(shí)的合同管理工作，尤其適合以下場(chǎng)景：常規(guī)采購(gòu)與銷售：原材料采購(gòu)、產(chǎn)品銷售、設(shè)備租賃等合同擬定與履行；服務(wù)合作類：咨詢服務(wù)、外包服務(wù)、營(yíng)銷推廣等服務(wù)合同的簽訂與管理；項(xiàng)目類業(yè)務(wù)：工程建設(shè)、研發(fā)項(xiàng)目等長(zhǎng)期、復(fù)雜合同的履約監(jiān)控；戰(zhàn)略合作：與供應(yīng)商、經(jīng)銷商、合作伙伴的框架協(xié)議及具體執(zhí)行合同管理。二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草與內(nèi)部準(zhǔn)備操作目標(biāo)：明確合同需求，保證條款合法、完整，為后續(xù)審批奠定基礎(chǔ)。需求對(duì)接與資料收集業(yè)務(wù)部門與合同相對(duì)方（以下簡(jiǎn)稱“對(duì)方”）溝通確認(rèn)合作細(xì)節(jié)（如標(biāo)的物規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等），形成《合作需求說(shuō)明書》；收集對(duì)方主體資格資料：營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（需加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如簽約人非法定代表人）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等）；整理內(nèi)部資料：過(guò)往合作記錄（如有）、成本核算數(shù)據(jù)、預(yù)算審批文件等。合同文本擬定優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《銷售合同模板》），在模板基礎(chǔ)上根據(jù)本次合作需求調(diào)整條款；核心條款需明確：主體信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人（或授權(quán)代表）；標(biāo)的物：名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需注明執(zhí)行的國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或具體參數(shù)）；權(quán)利義務(wù)：交付/驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、方式，付款進(jìn)度（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付條件）；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、逾期付款）及對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日萬(wàn)分之五”）、賠償范圍；爭(zhēng)議解決：約定訴訟/仲裁管轄地（建議選擇企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)），明確適用法律（一般為中華人民共和國(guó)法律）。內(nèi)部初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理對(duì)合同內(nèi)容與《合作需求說(shuō)明書》的一致性進(jìn)行審核，保證商業(yè)條款無(wú)誤；財(cái)務(wù)部門*會(huì)計(jì)審核付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、預(yù)算匹配度等財(cái)務(wù)條款，避免資金風(fēng)險(xiǎn)；行政/檔案部門對(duì)合同編號(hào)規(guī)則（如“年份-部門-序號(hào)”，如“2023-采-001”）進(jìn)行登記，保證合同唯一可追溯。（二）合同評(píng)審與風(fēng)險(xiǎn)審核操作目標(biāo)：通過(guò)多部門協(xié)同審核，識(shí)別并規(guī)避法律、財(cái)務(wù)、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)專項(xiàng)審核法務(wù)專員*律師重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：主體合法性：對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否涉及經(jīng)營(yíng)異常、失信被執(zhí)行人等風(fēng)險(xiǎn)（可通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)）；條款合法性：是否存在“霸王條款”（如“格式條款免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任”），違約責(zé)任是否顯失公平；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：雙方義務(wù)是否明確，是否存在單方面約束性條款；爭(zhēng)議解決條款：是否明確管轄機(jī)構(gòu)，避免約定不明導(dǎo)致管轄爭(zhēng)議。法務(wù)需出具《合同審核意見(jiàn)書》，對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)的條款提出修改建議（如“建議增加‘質(zhì)量異議期：收貨后15日內(nèi)提出’”）?？绮块T會(huì)簽業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)依次在《合同審批表》（見(jiàn)模板一）上簽字確認(rèn)，重大合同（如金額超100萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議；評(píng)審過(guò)程中，各部門需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)，避免流程延誤；若意見(jiàn)存在分歧，由分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。（三）合同談判與定稿簽署操作目標(biāo)：與對(duì)方就合同條款達(dá)成一致，保證簽署環(huán)節(jié)合規(guī)。合同談判業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)、財(cái)務(wù)配合，與對(duì)方就審核后的爭(zhēng)議條款進(jìn)行談判（如付款周期、違約金比例、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；談判結(jié)果需形成《會(huì)議紀(jì)要》，由雙方代表簽字確認(rèn)，作為合同附件。最終文本確認(rèn)與簽署根據(jù)談判結(jié)果修改合同文本，最終版需經(jīng)雙方確認(rèn)（可通過(guò)郵件蓋章掃描件或紙質(zhì)版簽字確認(rèn)）；簽署規(guī)范：合同需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章）；授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍、期限，并作為合同附件；一式多份（通常至少3份，雙方各執(zhí)1份，企業(yè)存檔1份），復(fù)印件與原件具有同等法律效力。（四）合同履行與動(dòng)態(tài)跟蹤操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)處理履約異常，保證合同目的實(shí)現(xiàn)。履行責(zé)任分工業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)跟蹤交付/驗(yàn)收進(jìn)度、款項(xiàng)收支等；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)收款/付款提醒，核對(duì)票據(jù)與合同條款一致性；法務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)助處理履約糾紛（如對(duì)方違約，收集證據(jù)發(fā)函催告）。履約跟蹤流程業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)模板二），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款支付時(shí)間、交付計(jì)劃、驗(yàn)收日期、質(zhì)保金到期日）；定期（如每周/每月）檢查履行情況，對(duì)逾期事項(xiàng)（如對(duì)方未按時(shí)交貨）及時(shí)發(fā)函催告，并留存溝通記錄（郵件、函件簽收單等）；涉及合同變更（如標(biāo)的物數(shù)量調(diào)整、交付時(shí)間延期），需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、責(zé)任及原合同其他條款效力。（五）合同歸檔與后評(píng)估操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)優(yōu)化后續(xù)管理。歸檔管理合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)，行政/檔案部門將合同正本、附件（如《合作需求說(shuō)明書》《審核意見(jiàn)書》《補(bǔ)充協(xié)議》）、簽署頁(yè)掃描件等整理歸檔；歸檔信息錄入合同管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)），包含合同編號(hào)、名稱、雙方主體、金額、簽署日期、履行狀態(tài)等關(guān)鍵字段，便于檢索。履約后評(píng)估合同履行完畢（含質(zhì)保期結(jié)束后15日內(nèi)），業(yè)務(wù)部門組織履約評(píng)估，填寫《合同履約評(píng)估表》（見(jiàn)模板三），從以下維度評(píng)分：對(duì)方履約能力（及時(shí)性、質(zhì)量達(dá)標(biāo)率）；合同條款合理性（是否存在模糊條款導(dǎo)致爭(zhēng)議）；風(fēng)險(xiǎn)控制效果（是否發(fā)生違約及處理效率）；評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作對(duì)象篩選、合同模板優(yōu)化的依據(jù)，高風(fēng)險(xiǎn)合作對(duì)象納入“黑名單”。三、常用合同管理模板表格模板一：合同審批表合同編號(hào)合同名稱擬簽約方合同金額（元）審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見(jiàn)業(yè)務(wù)初審業(yè)務(wù)部門*經(jīng)理財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門*會(huì)計(jì)法務(wù)審核法務(wù)部門*律師分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管副總/總經(jīng)理*總最終審批總經(jīng)理/董事會(huì)（如需）*總備注（如：合同修訂說(shuō)明、特殊條款備注）模板二：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱約定履行節(jié)點(diǎn)實(shí)際履行時(shí)間履行狀態(tài)（正常/逾期/異常）責(zé)任人處理措施附件（如驗(yàn)收單、函件）預(yù)付款支付*專員標(biāo)的物交付*專員驗(yàn)收合格*專員質(zhì)保金支付*專員模板三：合同履約評(píng)估表合同編號(hào)合同名稱簽約日期履行完成日期評(píng)估維度評(píng)估指標(biāo)評(píng)分（1-5分）說(shuō)明對(duì)方履約能力交付及時(shí)性質(zhì)量達(dá)標(biāo)率溝通配合度合同條款合理性條款清晰度權(quán)利義務(wù)對(duì)等性風(fēng)險(xiǎn)控制效果是否發(fā)生違約糾紛處理效率總體評(píng)價(jià)□優(yōu)（5分）□良（4分）□中（3分）□差（≤2分）改進(jìn)建議（如：優(yōu)化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、增加履約保證金條款等）評(píng)估人*經(jīng)理審核人*總四、風(fēng)險(xiǎn)控制核心要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）主體資格審查：杜絕“假、大、空”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：與無(wú)資質(zhì)、無(wú)履約能力的主體簽約，導(dǎo)致合同無(wú)效或無(wú)法履行；規(guī)避措施：簽約前務(wù)必核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書原件，通過(guò)官方渠道（如“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”）查詢經(jīng)營(yíng)異常、失信信息，避免與“皮包公司”合作。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免“模糊表述”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：條款表述不清（如“合理時(shí)間內(nèi)交付”“質(zhì)量合格”），易引發(fā)履約爭(zhēng)議；規(guī)避措施：時(shí)間節(jié)點(diǎn)明確：如“交付日期：2024年X月X日前，以簽收單日期為準(zhǔn)”；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)量化：如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)，提供第三方檢測(cè)報(bào)告”；違約責(zé)任具體：如“逾期付款：每逾期1日，按應(yīng)付金額0.05%支付違約金，累計(jì)不超過(guò)應(yīng)付金額的10%”。（三）履行監(jiān)控：做到“全程留痕”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：缺乏履約跟蹤，導(dǎo)致逾期、違約未及時(shí)發(fā)覺(jué)，損失擴(kuò)大；規(guī)避措施：建立《履行跟蹤表》，對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)置預(yù)警提醒（如交付日前3天提醒）；保留履約證據(jù)：驗(yàn)收單需雙方簽字蓋章，溝通記錄（郵件、）需截圖存檔，避免口頭承諾。（四）檔案管理：實(shí)現(xiàn)“可追溯”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同丟失、版本混亂，發(fā)生糾紛時(shí)無(wú)法提供有效證據(jù)；規(guī)避措施：合同文本唯一：最終簽署版需標(biāo)注“最終版本”，避免多版本并存；電子+紙質(zhì)雙歸檔：掃描件加密存儲(chǔ)至企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)原件存入檔案柜，借閱需登記。（五）爭(zhēng)議處理：遵循“先協(xié)商，后訴訟”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：發(fā)生糾紛時(shí)直接訴訟，導(dǎo)致成本高、周期長(zhǎng)；規(guī)避措施：協(xié)商優(yōu)先：通過(guò)發(fā)函、會(huì)議等方式與對(duì)方溝通，爭(zhēng)取達(dá)成和解；證據(jù)準(zhǔn)備：整理合同、履約記