規(guī)劃項(xiàng)目資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司規(guī)劃項(xiàng)目資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高項(xiàng)目管理效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有規(guī)劃項(xiàng)目資料的管理，包括項(xiàng)目前期調(diào)研、規(guī)劃編制、評(píng)審、實(shí)施及驗(yàn)收等全過程所產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、報(bào)告等資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則公司規(guī)劃項(xiàng)目資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作，確保資料管理的一致性和規(guī)范性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，按照資料管理要求及時(shí)提交相關(guān)資料，并配合資料管理部門做好資料的整理和歸檔工作。各部門根據(jù)職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門所產(chǎn)生資料的收集、整理和移交工作。3.動(dòng)態(tài)管理原則隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，資料管理工作應(yīng)同步進(jìn)行，及時(shí)更新和補(bǔ)充資料，確保資料與項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況相符。同時(shí)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需要和管理要求，對(duì)資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整和優(yōu)化管理。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，加強(qiáng)對(duì)規(guī)劃項(xiàng)目資料的安全保密管理，防止資料泄露、丟失或損壞。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、國家機(jī)密等敏感信息的資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保信息安全。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等相關(guān)審批文件。項(xiàng)目調(diào)研資料，包括市場調(diào)研、現(xiàn)狀分析、相關(guān)政策法規(guī)研究等資料。項(xiàng)目合作意向書、協(xié)議等文件。2.規(guī)劃編制資料規(guī)劃大綱、規(guī)劃文本、規(guī)劃說明書、規(guī)劃圖紙等規(guī)劃成果文件。規(guī)劃編制過程中形成的各類基礎(chǔ)資料，如現(xiàn)狀數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、實(shí)地勘察記錄等。規(guī)劃編制過程中的專家咨詢意見、論證報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件。3.項(xiàng)目評(píng)審資料項(xiàng)目評(píng)審申請(qǐng)文件、評(píng)審?fù)ㄖ⒃u(píng)審意見等相關(guān)文件。項(xiàng)目評(píng)審過程中提交的各類資料，包括規(guī)劃成果文件、匯報(bào)材料、答疑記錄等。項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議紀(jì)要、專家評(píng)審報(bào)告等評(píng)審結(jié)果文件。4.項(xiàng)目實(shí)施資料項(xiàng)目實(shí)施方案、工作計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、變更記錄等文件。項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的各類文件，如會(huì)議紀(jì)要、通知、函件等。項(xiàng)目實(shí)施過程中的技術(shù)文件、質(zhì)量控制文件、安全管理文件等。5.項(xiàng)目驗(yàn)收資料項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)文件、驗(yàn)收通知、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)文件。項(xiàng)目驗(yàn)收過程中提交的各類資料，包括規(guī)劃成果文件、實(shí)施總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目成果清單等。項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收意見等驗(yàn)收結(jié)果文件。（二）資料編號(hào)為便于資料的管理和查詢，對(duì)各類規(guī)劃項(xiàng)目資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)項(xiàng)目編號(hào)資料類別編號(hào)順序號(hào)2.項(xiàng)目編號(hào)采用公司統(tǒng)一的項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則，由項(xiàng)目類別代碼、年份和項(xiàng)目順序號(hào)組成。例如：GH2023001，表示規(guī)劃項(xiàng)目，2023年第1個(gè)項(xiàng)目。3.資料類別編號(hào)根據(jù)資料分類，分別賦予不同的類別編號(hào)。例如：項(xiàng)目前期資料：Q規(guī)劃編制資料：B項(xiàng)目評(píng)審資料：P項(xiàng)目實(shí)施資料：S項(xiàng)目驗(yàn)收資料：Y4.順序號(hào)按照資料產(chǎn)生的先后順序，對(duì)同一類別資料進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，從001開始。例如：B001表示規(guī)劃編制資料中的第1份資料。三、資料收集與整理（一）收集要求1.及時(shí)性項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)度和資料管理要求，及時(shí)收集本項(xiàng)目所產(chǎn)生的各類資料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給資料管理部門。對(duì)于重要資料和緊急資料，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交。2.完整性收集的資料應(yīng)涵蓋項(xiàng)目全過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括項(xiàng)目前期調(diào)研、規(guī)劃編制、評(píng)審、實(shí)施及驗(yàn)收等階段所產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、報(bào)告等資料，確保資料的完整性。3.準(zhǔn)確性收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映項(xiàng)目實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，文字表述清晰規(guī)范，圖表繪制符合要求。對(duì)于涉及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析的資料，應(yīng)注明數(shù)據(jù)來源和計(jì)算方法，確保資料的可靠性。（二）整理要求1.分類整理資料管理部門收到項(xiàng)目資料后，應(yīng)按照資料分類進(jìn)行整理，將同一類別的資料集中存放，并按照編號(hào)順序進(jìn)行排列。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)對(duì)每份資料應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在資料首頁右上角加蓋編號(hào)章，同時(shí)在資料封面或顯著位置標(biāo)注編號(hào)，以便于識(shí)別和查詢。3.裝訂成冊(cè)對(duì)于篇幅較長、資料較多的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并編制目錄。目錄應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、頁碼等信息，方便查閱。4.電子文檔整理除紙質(zhì)資料外，還應(yīng)將重要資料進(jìn)行電子文檔整理。電子文檔應(yīng)按照資料類別和編號(hào)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，文件名應(yīng)與紙質(zhì)資料編號(hào)一致，并注明版本號(hào)。同時(shí)，建立電子文檔索引目錄，方便快速查找。四、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔資料管理部門應(yīng)定期對(duì)整理好的項(xiàng)目資料進(jìn)行歸檔，一般每月進(jìn)行一次歸檔工作。對(duì)于項(xiàng)目結(jié)束后的資料，應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。2.歸檔范圍歸檔資料應(yīng)包括項(xiàng)目全過程所產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、報(bào)告等資料，以及與項(xiàng)目相關(guān)的其他重要資料。具體歸檔范圍按照本辦法第二章資料分類執(zhí)行。3.歸檔手續(xù)資料歸檔時(shí)，資料管理部門應(yīng)填寫《規(guī)劃項(xiàng)目資料歸檔清單》，詳細(xì)記錄資料名稱、編號(hào)、份數(shù)、歸檔日期等信息，并由資料移交人和接收人簽字確認(rèn)。歸檔清單一式兩份，一份由資料管理部門留存，一份隨歸檔資料一同保存。（二）保管要求1.保管期限規(guī)劃項(xiàng)目資料的保管期限根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和重要程度確定，一般分為長期、中期和短期。具體保管期限如下：涉及公司重大戰(zhàn)略決策、長期發(fā)展規(guī)劃等重要項(xiàng)目的資料，保管期限為長期，不少于[X]年。一般規(guī)劃項(xiàng)目的資料，保管期限為中期，不少于[X]年。臨時(shí)性、階段性項(xiàng)目的資料，保管期限為短期，不少于[X]年。2.保管方式資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，確保檔案存放整齊、有序。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。3.檔案庫房管理檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題。五、資料查閱與借閱（一）查閱要求1.查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的規(guī)劃項(xiàng)目資料。查閱范圍包括項(xiàng)目前期資料、規(guī)劃編制資料、項(xiàng)目評(píng)審資料、項(xiàng)目實(shí)施資料、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等。2.查閱流程查閱人應(yīng)填寫《規(guī)劃項(xiàng)目資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給資料管理部門。資料管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在檔案系統(tǒng)中查詢相關(guān)資料，并安排專人陪同查閱。查閱人只能在資料管理部門指定的查閱地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，查閱人應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞等。查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在《規(guī)劃項(xiàng)目資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。3.查閱限制涉及公司商業(yè)秘密、國家機(jī)密等敏感信息的資料，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。對(duì)于重要資料的查閱，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱人數(shù)，并做好查閱記錄。（二）借閱要求1.借閱范圍因工作需要，確需借閱規(guī)劃項(xiàng)目資料的，應(yīng)按照借閱流程辦理借閱手續(xù)。借閱范圍包括項(xiàng)目前期資料、規(guī)劃編制資料、項(xiàng)目評(píng)審資料、項(xiàng)目實(shí)施資料、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等。2.借閱流程借閱人應(yīng)填寫《規(guī)劃項(xiàng)目資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給資料管理部門。資料管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表，在檔案系統(tǒng)中查詢相關(guān)資料，并對(duì)借閱人進(jìn)行資格審核。審核通過后，資料管理部門與借閱人簽訂《規(guī)劃項(xiàng)目資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還資料，如需延長借閱期限，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向資料管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。3.借閱限制涉及公司商業(yè)秘密、國家機(jī)密等敏感信息的資料，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。對(duì)于重要資料的借閱，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和借閱人數(shù)，并做好借閱記錄。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞等。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向資料管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、資料保密與安全（一）保密措施1.人員管理加強(qiáng)對(duì)資料管理人員和涉及資料查閱、借閱人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。對(duì)違反保密規(guī)定的人員，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。2.環(huán)境管理檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案存放區(qū)域應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保資料存儲(chǔ)環(huán)境的安全。同時(shí)，對(duì)檔案庫房的門窗、通風(fēng)口等部位進(jìn)行密封處理，防止資料泄露。3.技術(shù)管理采用加密技術(shù)對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、國家機(jī)密等敏感信息的電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全。對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、專柜存放等。（二）安全管理1.防火管理檔案庫房應(yīng)配備必要的滅火器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，制定防火應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)事故的能力。2.防潮管理檔案庫房應(yīng)安裝除濕設(shè)備，控制庫房內(nèi)的濕度，防止檔案受潮發(fā)霉。對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行晾曬或烘干處理，確保檔案的質(zhì)量。3.防蟲管理檔案庫房應(yīng)采取防蟲措施，如放置防蟲藥、安裝防蟲網(wǎng)等，防止檔案被蟲蛀。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)處理。4.防盜管理檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，與公司安保部門聯(lián)網(wǎng)，確保在發(fā)生盜竊事件時(shí)能夠及時(shí)報(bào)警。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房周邊環(huán)境的巡查，防止不法分子進(jìn)入。七、資料銷毀與處置（一）銷毀條件規(guī)劃項(xiàng)目資料在保管期限屆滿后，經(jīng)資料管理部門審核，確無保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、國家機(jī)密等敏感信息的資料，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的要求進(jìn)行銷毀，確保信息安全。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)資料管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的資料進(jìn)行清理，提出銷毀申請(qǐng)，并填寫《規(guī)劃項(xiàng)目資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審核批準(zhǔn)《規(guī)劃項(xiàng)目資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度，對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施資料管理部門應(yīng)按照公司主管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，組織專人對(duì)擬銷毀的資料進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保資料無法恢復(fù)。在銷毀過程中，