行政文件歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政文件的規(guī)范化管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、利用和保存，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門形成的行政文件的歸檔管理。行政文件包括但不限于公司紅頭文件、會議紀要、工作計劃與總結、報告、通知、通報、請示與批復、合同協(xié)議、規(guī)章制度等各類具有保存價值的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司行政文件由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則應保證歸檔文件的齊全、完整，如實反映公司各項工作活動的真實情況，文件內(nèi)容應準確無誤。3.便于利用原則歸檔文件的整理應便于保管和查閱利用，以提高工作效率，滿足公司日常辦公和業(yè)務發(fā)展的需要。4.遵循文件形成規(guī)律原則按照文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于科學管理和利用。二、文件歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.公司決策與管理類文件公司制定的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、計劃等文件。公司董事會、股東會等會議形成的決議、紀要等文件。公司領導的重要講話、批示等文件。2.行政管理類文件公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、辦法、細則等文件。公司的行政事務管理文件，如辦公會議紀要、工作安排、通知等。公司的印章管理、證照管理等相關文件。3.業(yè)務運營類文件公司各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等文件。業(yè)務部門的工作計劃、總結、報告等文件。業(yè)務項目的策劃方案、可行性研究報告、項目進展情況匯報等文件。4.人力資源管理類文件公司的人力資源規(guī)劃、招聘、培訓、績效考核、薪酬福利等方面的文件。員工檔案、勞動合同、培訓記錄、考核結果等文件。5.財務管理類文件公司的財務預算、決算報告、財務報表等文件。財務管理制度、審計報告、稅務文件等。6.其他類文件公司獲得的榮譽證書、資質證明等文件。與公司相關的外部來文、函件等文件。（二）歸檔要求1.文件材料應齊全完整各部門應確保所形成的文件材料收集齊全，不得遺漏重要文件。對于文件的正件與附件、定稿與修改稿等應一并歸檔。2.文件內(nèi)容應真實準確文件內(nèi)容應符合法律法規(guī)和公司實際情況，數(shù)據(jù)準確，表述清晰。嚴禁虛假、錯誤的文件材料歸檔。3.文件格式應規(guī)范統(tǒng)一文件應采用公司規(guī)定的格式進行排版，如字體、字號、行距等。電子文件應保存為通用格式，便于長期保存和查閱。4.文件簽署應完備有效重要文件應經(jīng)過相關領導和部門的簽署、審批，確保文件的有效性和合法性。5.文件應及時歸檔各部門應在文件形成后的規(guī)定時間內(nèi)將文件整理歸檔，不得拖延積壓。一般應在次年上半年完成上一年度文件的歸檔工作。三、文件收集與整理（一）文件收集1.明確責任部門各部門應指定專人負責本部門文件的收集工作，確保文件收集的及時性和準確性。2.定期收集文件收集人員應定期對本部門的文件進行收集，每月至少進行一次全面收集，將收集到的文件及時整理，防止文件丟失或損壞。3.特殊文件收集對于重要會議文件、緊急文件等應及時收集，并優(yōu)先進行整理歸檔。涉及多個部門的文件，由主辦部門負責收集，相關部門配合提供。（二）文件整理1.分類標準歸檔文件應按照年度、機構（問題）、保管期限進行分類。年度分類：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分開存放。機構（問題）分類：根據(jù)公司的組織架構，按照部門或問題進行分類。如行政管理類、業(yè)務運營類、人力資源管理類等。保管期限分類：根據(jù)文件的重要程度和保存價值，將文件分為永久、長期、短期三種保管期限。2.編號與編目編號：對每份歸檔文件進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。編號可采用年度+機構代碼+順序號的方式編制。編目：編制歸檔文件目錄，目錄應包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。電子目錄應同時保存，便于計算機檢索。3.裝訂與裝盒裝訂：歸檔文件應進行裝訂，去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件整齊牢固。裝盒：將裝訂好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標明年度、機構、保管期限等信息。檔案盒應排列整齊，存放有序。四、文件歸檔流程（一）部門整理各部門文件收集人員按照分類標準對本部門的文件進行初步整理，編制文件目錄，填寫《文件歸檔移交清單》，并將整理好的文件及清單一并移交至公司檔案管理部門。（二）檔案部門審核接收檔案管理部門收到各部門移交的文件后，對文件的完整性、準確性、規(guī)范性進行審核。審核合格的文件，辦理接收手續(xù)，在《文件歸檔移交清單》上簽字確認，并將文件存入相應的檔案柜或檔案存儲系統(tǒng)。審核不合格的文件，退回原部門進行補充或修正。（三）數(shù)字化處理對于重要的或利用率較高的文件，檔案管理部門應進行數(shù)字化處理，將紙質文件掃描成電子文件，并進行存儲和管理。數(shù)字化文件應與紙質文件一一對應，確保電子文件的真實性和完整性。（四）存儲與保管1.檔案庫房建設公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案存儲設備配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、檔案架、光盤存儲設備等，按照檔案的分類和保管期限進行存放。3.檔案保管期限劃分永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為短期保管，保管期限為15年以下。4.檔案定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、文件查閱與利用（一）查閱權限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準。2.外部查閱外單位因工作需要查閱公司檔案的，應持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。嚴禁外單位人員單獨查閱公司檔案。（二）查閱方式1.現(xiàn)場查閱查閱人員可到檔案管理部門的查閱室進行現(xiàn)場查閱檔案，查閱時應遵守檔案查閱室的管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。2.復制查閱對于確因工作需要復制檔案的，應填寫《文件復制申請表》，經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責復制，并做好復制記錄。復制的檔案應與原件一致，加蓋檔案管理部門的印章后方可使用。（三）利用反饋檔案管理部門應定期對檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求和利用效果，及時調整檔案管理工作，提高檔案的服務質量。同時，鼓勵查閱人員對檔案管理工作提出意見和建議，不斷完善檔案管理辦法。六、文件保密與安全管理（一）保密制度1.明確保密范圍確定公司行政文件中涉及商業(yè)秘密、技術秘密、公司機密等需要保密的文件范圍，并對保密文件進行標識。2.保密措施檔案管理部門應配備必要的保密設備，如保險柜、密碼鎖等，對保密文件進行單獨存放。查閱保密文件應嚴格遵守保密規(guī)定，在指定的查閱室進行查閱，不得將保密文件帶出查閱室。對接觸保密文件的人員進行登記，明確其保密責任，簽訂保密協(xié)議，防止保密文件泄露。（二）安全管理1.防火安全檔案庫房應配備消防設備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防設備完好有效。嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。2.防潮防蟲安全檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，可安裝除濕機、空調等設備進行調節(jié)。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應及時采取措施進行防治，如放置防蟲