下屬企業(yè)公章管理辦法一、總則（一）目的為加強下屬企業(yè)公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護公司/組織的合法權益，確保公章使用的安全性、嚴肅性和規(guī)范性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織下屬的各企業(yè)及其分支機構。（三）定義本辦法所稱公章，是指下屬企業(yè)經(jīng)依法登記、備案，以企業(yè)名義對外行使權力、承擔義務、具有法律效力的各類印章，包括但不限于企業(yè)公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則公章的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保公章使用合法合規(guī)。2.專人負責原則明確專人負責公章的保管和使用，確保公章使用過程可追溯、責任可追究。3.審批規(guī)范原則建立嚴格的公章使用審批制度，明確審批流程和權限，未經(jīng)審批不得擅自使用公章。4.安全保密原則加強公章保管的安全措施，確保公章存放安全，防止公章被盜用、冒用或遺失。同時，嚴格控制公章使用信息的知悉范圍，做好保密工作。二、公章的刻制與備案（一）刻制申請下屬企業(yè)因業(yè)務需要刻制公章的，應填寫《公章刻制申請表》，詳細說明刻制公章的名稱、種類、用途等，并提交相關證明文件，如企業(yè)設立批準文件、營業(yè)執(zhí)照副本等。申請表需經(jīng)企業(yè)法定代表人或授權代表人簽字確認，并加蓋企業(yè)公章。（二）審批流程1.申請表提交至下屬企業(yè)的上級管理部門（如有），上級管理部門對申請事項進行審核，重點審查刻制公章的必要性、用途的合理性等。審核通過后，在申請表上簽署意見并蓋章。2.經(jīng)上級管理部門審核同意后，申請表提交至公司/組織的印章管理部門。印章管理部門對申請材料進行復核，確保申請信息準確無誤。復核通過后，報公司/組織分管領導審批。3.分管領導根據(jù)公司/組織的相關規(guī)定和實際情況進行審批。對于涉及重要事項或金額較大的公章刻制申請，需經(jīng)公司/組織主要領導批準。審批通過后，印章管理部門將審批結果反饋給下屬企業(yè)。（三）刻制與備案1.下屬企業(yè)憑經(jīng)審批的《公章刻制申請表》，到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行公章刻制?？讨茊挝粦凑諊乙?guī)定的印章規(guī)格、樣式和材質進行刻制，并在印章上刻制唯一的編碼。2.公章刻制完成后，下屬企業(yè)應及時將新刻制的公章印模報送公安機關備案，并將備案回執(zhí)復印件提交至公司/組織的印章管理部門存檔。同時，印章管理部門應將新刻制公章的相關信息錄入公司/組織的公章管理系統(tǒng)，建立公章檔案。三、公章的保管（一）保管人員1.下屬企業(yè)應指定專人負責公章的保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉公章管理規(guī)定。2.保管人員應與公章使用審批人員、財務人員等崗位相互分離，形成有效的制衡機制，防止公章被違規(guī)使用。（二）保管場所1.公章應存放在安全可靠的場所，如專門的保險柜或保險箱內，并安裝必要的防盜、防火、防潮等設施。2.保管場所應保持清潔、干燥，避免公章受到損壞或污染。同時，應設置明顯的標識，提醒無關人員不得擅自進入。（三）保管要求1.保管人員應妥善保管公章，確保公章存放安全，不得擅自將公章轉借他人或帶出保管場所。如因特殊情況需要攜帶公章外出的，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，并采取必要的安全措施，確保公章安全。2.保管人員應定期對公章進行檢查，查看公章是否完好無損，如有損壞或遺失應及時報告，并按照規(guī)定進行處理。3.公章保管人員應做好公章使用登記工作，詳細記錄公章使用的時間、事由、批準人、使用人等信息，以備查閱和追溯。四、公章的使用（一）使用范圍1.企業(yè)公章主要用于企業(yè)對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事項，以及辦理企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記、銀行開戶等相關業(yè)務。2.合同專用章專門用于企業(yè)對外簽訂各類經(jīng)濟合同，不得用于其他用途。3.財務專用章主要用于企業(yè)財務結算、票據(jù)開具、資金收付等財務相關業(yè)務。4.法定代表人章用于特定的法定代表人授權事項，如簽署授權委托書、辦理銀行賬戶預留印鑒等。（二）使用流程1.用章申請使用公章的部門或個人應填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章內容、用章時間、用章份數(shù)等信息，并附上相關文件或材料。申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。2.審批流程一般事項用章：申請表提交至下屬企業(yè)的分管領導審批。分管領導根據(jù)實際情況進行審核，簽署審批意見并簽字。重要事項用章：對于涉及金額較大、風險較高或對企業(yè)有重大影響的事項用章，申請表需經(jīng)下屬企業(yè)的法定代表人審批。法定代表人應認真審查用章事項的合法性、真實性和必要性，簽署審批意見并簽字。如需上級管理部門審批的事項，申請表在完成下屬企業(yè)內部審批后，應提交至上級管理部門。上級管理部門按照規(guī)定進行審批，簽署意見并蓋章。3.用章登記經(jīng)審批同意使用公章的，保管人員應在《公章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄用章時間、事由、批準人、使用人、用章份數(shù)等信息，并要求使用人簽字確認。4.用章蓋章保管人員應按照審批意見和用章要求，在相關文件或材料上加蓋公章。蓋章時應確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。5.用章文件存檔用章完成后，保管人員應將《公章使用申請表》、相關文件或材料復印件等一并存檔，以備查閱。（三）特殊情況用章1.緊急情況用章如遇緊急情況，無法按照正常審批流程進行用章的，使用人應電話或書面向上級領導報告，經(jīng)同意后可先行用章，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。補辦審批手續(xù)時，應詳細說明緊急情況的原因和用章情況，并提交相關證明材料。2.異地用章下屬企業(yè)因業(yè)務需要在異地使用公章的，應提前與公司/組織的印章管理部門溝通，并按照以下流程辦理：填寫《異地用章申請表》，詳細說明異地用章的事由、時間、地點、用章內容等信息，并附上相關文件或材料。申請表需經(jīng)下屬企業(yè)法定代表人或授權代表人簽字確認，并加蓋企業(yè)公章。將申請表提交至公司/組織的印章管理部門，印章管理部門對申請事項進行審核，報公司/組織分管領導審批。審批通過后，印章管理部門通知下屬企業(yè)的保管人員將公章密封后，通過安全可靠的方式郵寄或送達異地用章地點。異地用章地點的接收人員應在收到公章后，在《異地用章交接登記簿》上簽字確認，并按照規(guī)定使用公章。用章完畢后，應及時將公章寄回或送回下屬企業(yè)保管人員處，并在《異地用章交接登記簿》上記錄歸還情況。五、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.下屬企業(yè)因機構撤銷、合并、分立等原因，不再需要使用原公章的。2.公章磨損嚴重、字跡模糊，無法正常使用的。3.因其他原因需要停用公章的。（二）停用程序1.下屬企業(yè)應填寫《公章停用申請表》，詳細說明公章停用的原因、停用時間等信息，并提交相關證明文件。申請表需經(jīng)企業(yè)法定代表人或授權代表人簽字確認，并加蓋企業(yè)公章。2.申請表提交至下屬企業(yè)的上級管理部門（如有），上級管理部門對申請事項進行審核，審核通過后，在申請表上簽署意見并蓋章。3.經(jīng)上級管理部門審核同意后，申請表提交至公司/組織的印章管理部門。印章管理部門對申請材料進行復核，確認無誤后，報公司/組織分管領導審批。4.分管領導審批通過后，印章管理部門通知下屬企業(yè)將停用的公章交回，并在《公章管理臺賬》上進行記錄。下屬企業(yè)應將停用的公章密封后，專人送至公司/組織的印章管理部門。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的公章，公司/組織的印章管理部門應會同相關部門組成鑒定小組，對公章的真?zhèn)?、有效性等進行鑒定。鑒定無誤后，填寫《公章銷毀申請表》，詳細說明公章銷毀的原因、名稱、數(shù)量等信息，并附上鑒定報告。申請表需經(jīng)印章管理部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。2.《公章銷毀申請表》提交至公司/組織分管領導審批，分管領導批準后，指定專人負責公章的銷毀工作。3.銷毀公章時，應采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、熔化等，確保公章無法恢復使用。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)督人員和銷毀人員在《公章銷毀記錄》上簽字確認。4.銷毀完成后，印章管理部門應將《公章銷毀申請表》、鑒定報告、《公章銷毀記錄》等相關資料存檔，作為公章管理的重要檔案資料保存。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織的審計部門應定期對下屬企業(yè)的公章管理情況進行審計檢查，重點檢查公章的刻制、使用、保管、停用與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，審批流程是否規(guī)范，登記記錄是否完整等。2.印章管理部門應加強對下屬企業(yè)公章管理工作的日常指導和監(jiān)督，定期檢查下屬企業(yè)的公章管理臺賬、使用登記簿等資料，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用公章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴重的，將依法追究其法律責任。2.因公章保管不善導致公章被盜用、冒用或遺失的，保管人員應立即向