業(yè)務(wù)助理單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)助理單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)處理流程，確保業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確、及時、完整記錄，提高工作效率，防范經(jīng)營風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)助理在業(yè)務(wù)活動中涉及的各類單據(jù)管理，包括但不限于銷售訂單、采購訂單、發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、報銷單等。（三）基本原則1.真實性原則：單據(jù)所記錄的業(yè)務(wù)內(nèi)容必須真實發(fā)生，不得虛構(gòu)或篡改。2.準(zhǔn)確性原則：單據(jù)信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括數(shù)據(jù)、文字、日期等，確保業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性。3.完整性原則：單據(jù)應(yīng)包含所有必要的信息，不得遺漏重要內(nèi)容，以保證業(yè)務(wù)流程的連貫性和可追溯性。4.及時性原則：業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時填寫和傳遞單據(jù)，避免延誤影響業(yè)務(wù)進展。5.規(guī)范性原則：單據(jù)的格式、填寫要求、流轉(zhuǎn)程序等應(yīng)符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。二、單據(jù)分類及定義（一）銷售類單據(jù)1.銷售訂單：是公司與客戶簽訂的銷售合同或協(xié)議的書面記錄，明確了銷售產(chǎn)品或服務(wù)的品種、數(shù)量、價格、交貨期等條款。2.發(fā)貨單：記錄產(chǎn)品或服務(wù)實際發(fā)貨情況的單據(jù)，包括發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨品種、客戶名稱等信息。3.銷售發(fā)票：公司向客戶開具的用于確認(rèn)銷售收入的稅務(wù)憑證，包含發(fā)票號碼、開票日期、購貨單位、銷售金額、稅額等內(nèi)容。（二）采購類單據(jù)1.采購訂單：公司向供應(yīng)商下達的采購指令，規(guī)定了采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等要求。2.收貨單：記錄采購貨物實際到貨情況的單據(jù)，包括收貨日期、收貨數(shù)量、貨物規(guī)格、供應(yīng)商名稱等信息。3.采購發(fā)票：供應(yīng)商向公司開具的用于結(jié)算采購款項的稅務(wù)憑證，與采購訂單和收貨單相對應(yīng)，確保采購業(yè)務(wù)的財務(wù)核算準(zhǔn)確。（三）其他業(yè)務(wù)單據(jù)1.報銷單：員工因公務(wù)支出需要報銷費用時填寫的單據(jù)，詳細(xì)記錄報銷事由、金額、附件明細(xì)等信息，經(jīng)審批后作為財務(wù)報銷的依據(jù)。2.出入庫單：用于記錄公司內(nèi)部物資出入庫情況的單據(jù)，包括入庫日期、入庫數(shù)量、物資名稱、出庫日期、出庫數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息，便于庫存管理和成本核算。三、單據(jù)填寫規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得潦草、涂改。如填寫錯誤需要更正，應(yīng)在錯誤處劃一條橫線，在上方填寫正確內(nèi)容，并加蓋更正人印章或簽字確認(rèn)。2.所有單據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫完整，不得有空項。如遇無內(nèi)容可填寫的項目，應(yīng)填寫“無”或劃斜線表示。（二）具體填寫規(guī)范1.銷售訂單訂單編號：由系統(tǒng)自動生成，具有唯一性，便于訂單跟蹤和查詢?？蛻粜畔ⅲ簻?zhǔn)確填寫客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等詳細(xì)信息，確保與客戶溝通順暢。產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)：詳細(xì)列出銷售的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等信息，如有特殊要求應(yīng)在備注欄注明。交貨期：明確約定產(chǎn)品或服務(wù)的交貨日期，確保按時履行合同義務(wù)。付款方式：注明客戶的付款方式，如現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬、月結(jié)等，以便財務(wù)部門安排收款。簽字蓋章：銷售訂單需經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并加蓋公司合同專用章或業(yè)務(wù)專用章。2.發(fā)貨單發(fā)貨單號：與銷售訂單編號關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動生成或按順序編號。客戶名稱：同銷售訂單中的客戶信息。發(fā)貨日期：填寫實際發(fā)貨的日期，確保發(fā)貨時間準(zhǔn)確記錄。產(chǎn)品明細(xì)：按照銷售訂單的產(chǎn)品明細(xì)填寫發(fā)貨數(shù)量、規(guī)格型號等信息，確保發(fā)貨產(chǎn)品與訂單一致。發(fā)貨人簽字：發(fā)貨人應(yīng)在發(fā)貨單上簽字確認(rèn)發(fā)貨情況。3.銷售發(fā)票發(fā)票號碼：由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一印制，具有唯一性，按照發(fā)票開具系統(tǒng)的順序依次填寫。開票日期：填寫實際開具發(fā)票的日期。購貨單位信息：準(zhǔn)確填寫客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，確保發(fā)票信息與客戶信息一致。貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱：按照銷售產(chǎn)品或服務(wù)的實際情況填寫，應(yīng)與銷售合同和發(fā)貨單一致。金額及稅額：分別填寫不含稅銷售額、稅率、稅額等信息，確保發(fā)票金額計算準(zhǔn)確。開票人、收款人、復(fù)核人：按照發(fā)票開具系統(tǒng)的要求填寫相應(yīng)人員姓名。發(fā)票專用章：加蓋公司發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整。4.采購訂單訂單編號：系統(tǒng)自動生成或按順序編號。供應(yīng)商信息：填寫供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址、納稅人識別號等詳細(xì)信息，確保與供應(yīng)商溝通準(zhǔn)確。采購產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)：列出采購的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等信息，如有特殊要求應(yīng)在備注欄注明。交貨期：明確供應(yīng)商的交貨日期，確保按時到貨。付款方式：注明公司的付款方式，如預(yù)付款、貨到付款、月結(jié)等，以便與供應(yīng)商協(xié)商付款事宜。簽字蓋章：采購訂單需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并加蓋公司合同專用章或業(yè)務(wù)專用章。5.收貨單收貨單號：與采購訂單編號關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動生成或按順序編號。供應(yīng)商名稱：同采購訂單中的供應(yīng)商信息。收貨日期：填寫實際收貨的日期。產(chǎn)品明細(xì)：按照采購訂單的產(chǎn)品明細(xì)填寫收貨數(shù)量、規(guī)格型號等信息，核對到貨產(chǎn)品與訂單是否一致。收貨人簽字：收貨人應(yīng)在收貨單上簽字確認(rèn)收貨情況。6.采購發(fā)票發(fā)票號碼：同銷售發(fā)票的填寫要求。開票日期：填寫供應(yīng)商開具發(fā)票的日期。購貨單位信息：填寫公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱：按照采購產(chǎn)品或服務(wù)的實際情況填寫，應(yīng)與采購合同和收貨單一致。金額及稅額：分別填寫不含稅金額、稅率、稅額等信息，確保發(fā)票金額計算準(zhǔn)確。開票人、收款人、復(fù)核人：按照發(fā)票開具系統(tǒng)的要求填寫相應(yīng)人員姓名。發(fā)票專用章：加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整。7.報銷單報銷日期：填寫實際報銷的日期。報銷人姓名：填寫報銷費用的員工姓名。部門：注明報銷人所在的部門。報銷事由：詳細(xì)說明報銷費用的用途和發(fā)生情況，應(yīng)真實、合理。金額明細(xì)：分別填寫各項費用的金額，如差旅費、辦公用品費、業(yè)務(wù)招待費等，并注明合計金額。附件張數(shù)：填寫所附報銷憑證的張數(shù)。簽字審批：按照公司規(guī)定的審批流程，依次由報銷人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)審核、總經(jīng)理等簽字審批。四、單據(jù)流轉(zhuǎn)程序（一）銷售類單據(jù)流轉(zhuǎn)1.業(yè)務(wù)助理根據(jù)與客戶溝通的結(jié)果，起草銷售訂單，經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公司印章，一份留存銷售部門，一份交客戶，一份交財務(wù)部門。2.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)計劃，倉庫根據(jù)生產(chǎn)計劃準(zhǔn)備貨物。3.貨物生產(chǎn)完成后，倉庫發(fā)貨時填寫發(fā)貨單，發(fā)貨人簽字確認(rèn)后，一份留存?zhèn)}庫，一份交銷售部門，一份交財務(wù)部門。4.銷售部門根據(jù)發(fā)貨情況開具銷售發(fā)票，發(fā)票開具后，一份留存銷售部門，一份交客戶，一份交財務(wù)部門作為記賬和收款依據(jù)。（二）采購類單據(jù)流轉(zhuǎn)1.業(yè)務(wù)助理根據(jù)采購需求起草采購訂單，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公司印章，一份留存采購部門，一份交供應(yīng)商，一份交財務(wù)部門。2.供應(yīng)商根據(jù)采購訂單安排生產(chǎn)或備貨，并按照約定的交貨期發(fā)貨。3.貨物到達公司后，倉庫收貨人填寫收貨單，簽字確認(rèn)后，一份留存?zhèn)}庫，一份交采購部門，一份交財務(wù)部門。4.采購部門收到供應(yīng)商開具的采購發(fā)票后，與采購訂單和收貨單核對無誤，交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。財務(wù)部門審核發(fā)票后，辦理付款手續(xù)。（三）其他業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)1.報銷單員工因公務(wù)支出發(fā)生費用后，按照公司報銷制度填寫報銷單，并粘貼相關(guān)發(fā)票等報銷憑證。報銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門辦理報銷付款手續(xù)。2.出入庫單物資入庫時，倉庫管理人員填寫入庫單，詳細(xì)記錄物資的入庫信息，經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人審核簽字后，一份留存?zhèn)}庫，一份交財務(wù)部門作為庫存增加的依據(jù)。物資出庫時，倉庫管理人員填寫出庫單，注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、出庫物資明細(xì)等信息，經(jīng)領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人簽字后，一份留存?zhèn)}庫，一份交財務(wù)部門作為庫存減少的依據(jù)。財務(wù)部門根據(jù)出入庫單進行庫存核算和成本結(jié)轉(zhuǎn)。五、單據(jù)審核與審批（一）審核要點1.單據(jù)內(nèi)容是否完整，各項信息是否準(zhǔn)確無誤，包括客戶或供應(yīng)商信息、產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)、金額、日期等。2.單據(jù)填寫是否符合規(guī)范，字跡是否清晰，有無涂改痕跡。3.業(yè)務(wù)事項是否真實發(fā)生，是否符合公司業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定。4.相關(guān)簽字蓋章是否齊全，審批流程是否符合要求。（二）審批流程1.銷售訂單：業(yè)務(wù)助理起草后，先由銷售部門負(fù)責(zé)人審核，重點審核訂單條款是否合理、客戶信息是否準(zhǔn)確、產(chǎn)品或服務(wù)要求是否明確等。審核通過后，報分管銷售的副總經(jīng)理審批，如涉及重大銷售業(yè)務(wù)，還需報總經(jīng)理審批。2.采購訂單：業(yè)務(wù)助理起草后，采購部門負(fù)責(zé)人審核訂單的采購需求合理性、供應(yīng)商選擇是否恰當(dāng)、價格條款是否有利等。審核通過后，報分管采購的副總經(jīng)理審批，重大采購業(yè)務(wù)同樣需報總經(jīng)理審批。3.發(fā)貨單：由倉庫發(fā)貨人員填寫，倉庫負(fù)責(zé)人審核發(fā)貨數(shù)量、產(chǎn)品規(guī)格等是否與銷售訂單一致，確認(rèn)無誤后簽字放行。4.收貨單：倉庫收貨人填寫，倉庫負(fù)責(zé)人審核收貨數(shù)量、質(zhì)量等情況，簽字確認(rèn)后交采購部門進一步核對與采購訂單的一致性。5.報銷單：按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，先由部門負(fù)責(zé)人審核費用的合理性和真實性，再由財務(wù)部門審核票據(jù)合規(guī)性和金額準(zhǔn)確性，最后報總經(jīng)理審批。如費用金額較大或涉及特殊事項，可能需經(jīng)過財務(wù)總監(jiān)或董事長審批。六、單據(jù)保管與存檔（一）保管期限各類單據(jù)應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度規(guī)定的保管期限進行保管。一般情況下，銷售訂單、采購訂單、發(fā)票等重要單據(jù)的保管期限為10年，發(fā)貨單、收貨單、報銷單等其他單據(jù)的保管期限為5年。（二）保管方式1.單據(jù)應(yīng)分類整理，按照時間順序或業(yè)務(wù)類別進行編號，便于查找和管理。2.紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)存放在專門的文件柜或檔案盒中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，防止單據(jù)受潮、發(fā)霉、損壞。3.對于電子單據(jù)，應(yīng)進行備份存儲，采用光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）存檔要求1.每月末，業(yè)務(wù)助理應(yīng)將當(dāng)月的各類單據(jù)進行整理匯總，編制單據(jù)清單，注明單據(jù)名稱、編號、日期、金額等信息。2.將整理好的單據(jù)和單據(jù)清單一并交財務(wù)部門審核，財務(wù)部門審核無誤后，按照檔案管理規(guī)定進行裝訂成冊，并在封面注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。3.裝訂后的檔案應(yīng)移交公司檔案室統(tǒng)一保管，檔案室應(yīng)建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用，確保檔案的安全和保密。七、單據(jù)查詢與調(diào)閱（一）查詢權(quán)限1.業(yè)務(wù)部門人員因工作需要查詢本部門相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)的，可向財務(wù)部門提出申請，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在財務(wù)人員的協(xié)助下進行查詢。2.財務(wù)部門人員因財務(wù)核算、審計等工作需要查詢各類單據(jù)的，可直接在財務(wù)檔案管理系統(tǒng)中進行查詢。3.公司其他部門因特殊原因需要查詢相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)后，在指定地點和人員的監(jiān)督下進行查詢。（二）調(diào)閱流程1.調(diào)閱人填寫單據(jù)調(diào)閱申請表，注明調(diào)閱單據(jù)的名稱、編號、調(diào)閱原因、調(diào)閱時間等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)審批人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的單據(jù)，并辦理調(diào)閱登記手續(xù)，記錄調(diào)閱人姓名、部門、調(diào)閱時間、歸還時間等信息。4.調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還單據(jù)，檔案管理部門在收回單據(jù)時，應(yīng)檢查單據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。八、單據(jù)作廢與銷毀（一）作廢條件1.單據(jù)填寫錯誤且已無法更正，或業(yè)務(wù)取消、變更導(dǎo)致原單據(jù)不再有效。2.經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)單據(jù)存在嚴(yán)重問題，不符合業(yè)務(wù)實際情況或公司規(guī)定。（二）作廢流程1.發(fā)現(xiàn)單據(jù)需要作廢時，業(yè)務(wù)助理應(yīng)在單據(jù)上加蓋“作廢”章，并注明作廢原因和日期。2.將作廢單據(jù)交回原開具部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，與存根聯(lián)或其他相關(guān)聯(lián)次一并保存。3.對于電子單據(jù)，應(yīng)在系統(tǒng)中進行作廢標(biāo)記，并保留相關(guān)操作記錄。（三）銷毀規(guī)定1.單據(jù)保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫單據(jù)銷毀申請表，注明擬銷毀單據(jù)的名稱、編號