機關(guān)檔案管理歸檔方案及期限表為進一步規(guī)范機關(guān)檔案管理工作，確保檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、利用高效，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)工作實際，制定本檔案管理歸檔方案及保管期限表。一、總體要求以“規(guī)范管理、安全保密、高效利用”為指導(dǎo)思想，通過明確歸檔范圍、優(yōu)化整理流程、科學(xué)劃分保管期限，實現(xiàn)檔案從形成到銷毀的全生命周期規(guī)范化管理，為機關(guān)決策、歷史研究、社會服務(wù)提供可靠檔案支撐。二、歸檔范圍機關(guān)檔案是指在公務(wù)活動中形成的，對國家、社會和機關(guān)具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子及實物等不同形式的歷史記錄，具體范圍如下：（一）文書檔案涵蓋機關(guān)行政管理、公務(wù)活動中產(chǎn)生的各類文件材料：收發(fā)文類：上級來文、本級發(fā)文、平行文、內(nèi)部簽報、請示批復(fù)、函件等；會議類：黨組（委）會、辦公會、專題會議的紀(jì)要、議程、記錄及匯報材料；規(guī)劃計劃類：中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研報告；人事管理類：干部任免、考核、獎懲、職稱評聘、工資調(diào)整、干部檔案（按干部檔案管理規(guī)定執(zhí)行）等材料；財務(wù)管理類：預(yù)決算報告、審計報告、財務(wù)制度文件（會計憑證、賬簿按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行）；外事工作類：出國（境）審批、涉外活動記錄、合作協(xié)議、外事禮品登記等。（二）業(yè)務(wù)檔案根據(jù)機關(guān)職能（如行政審批、執(zhí)法監(jiān)管、公共服務(wù)等）產(chǎn)生的專業(yè)性材料：行政審批類：行政許可申請書、審核意見、證照發(fā)放存根、備案材料、延續(xù)/變更/注銷文件；執(zhí)法檢查類：檢查通知書、現(xiàn)場筆錄、整改通知書、處罰決定書、聽證材料、證據(jù)清單；公共服務(wù)類：服務(wù)事項申請、辦理回執(zhí)、辦結(jié)證明、滿意度調(diào)查、惠民政策落實臺賬。（三）科技檔案記錄機關(guān)基建、設(shè)備管理等科技活動的材料：基建檔案：工程項目立項、設(shè)計、施工、驗收的圖紙、報告、合同、監(jiān)理日志；設(shè)備檔案：大型設(shè)備（如服務(wù)器、特種車輛）的購置合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)手冊、報廢鑒定材料。（四）聲像檔案以聲音、圖像形式記錄的檔案：照片檔案：重要會議、活動、調(diào)研、工程建設(shè)的照片（含電子照片），需標(biāo)注時間、地點、人物、事由；音像檔案：專題片、宣傳片、重要會議錄音錄像、采訪視頻、應(yīng)急演練記錄。（五）實物檔案具有紀(jì)念意義或憑證價值的實物：榮譽檔案：獎牌、獎杯、證書（含復(fù)制件）、錦旗、綬帶；紀(jì)念品：對外交流、重大活動獲贈的書畫、工藝品、紀(jì)念幣（章）。三、歸檔整理要求（一）分類原則采用“年度—保管期限—機構(gòu)（問題）”分類法：同一事由的文件材料集中整理，跨年度文件歸入辦結(jié)年度；不同保管期限的文件分開整理，便于到期鑒定銷毀。（二）編號規(guī)則檔號格式為“全宗號-年度-機構(gòu)（問題）代碼-保管期限代碼-件號”（如“JZ-____-YJ-001”，其中“YJ”代表“永久”）。電子檔案檔號與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，確保檢索一致。（三）裝訂要求去除金屬裝訂物，采用線裝或膠裝，保持文件頁碼連續(xù)、字跡清晰；破損文件需修復(fù)后裝訂，幅面不統(tǒng)一的文件折疊或粘貼襯紙，確保整齊規(guī)范。（四）編目規(guī)范每件文件編制《歸檔文件目錄》，包含檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注；按年度、保管期限、件號順序排列，編制《案卷目錄》或《文件目錄》，附《備考表》說明整理人、檢查人及檔案缺損情況。四、歸檔流程（一）收集階段（每年1-3月）各科室指定兼職檔案員，收集上一年度應(yīng)歸檔材料（含紙質(zhì)、電子、聲像、實物），確保材料簽字蓋章齊全、內(nèi)容完整（如會議記錄需有主持人、記錄人簽字）。（二）整理階段（每年4-5月）檔案員按“分類—編號—裝訂—編目”流程整理材料：電子檔案需與紙質(zhì)檔案元數(shù)據(jù)（文號、日期、責(zé)任者等）一致，聲像檔案需轉(zhuǎn)存為通用格式（如照片為JPG、視頻為MP4）；實物檔案需登記《實物檔案臺賬》，注明來源、時間、事由，貴重物品需附價值證明。（三）審核階段（每年6月）科室負(fù)責(zé)人審核材料完整性、準(zhǔn)確性，重點檢查“三性”（真實性、完整性、可用性）；檔案管理部門抽查，對缺件、錯編檔案提出整改意見，限期（15個工作日內(nèi)）完善。（四）移交階段（每年7月）各科室向檔案管理部門移交檔案，填寫《檔案移交清冊》（一式兩份），雙方簽字確認(rèn)后，電子檔案同步移交至機關(guān)檔案管理系統(tǒng)。（五）入庫階段（每年8月）檔案管理部門核對移交檔案，按分類上架，更新檔案管理系統(tǒng)檢索目錄，確?！百~、物、系統(tǒng)”一致。五、檔案保管期限表結(jié)合《機關(guān)檔案保管期限表》及本機關(guān)實際，各類檔案保管期限如下（“永久”指50年以上，“30年”“10年”為最低保管期限）：（一）文書檔案檔案類別具體內(nèi)容保管期限----------------------------------------------------------------本級重要會議材料黨代會、人代會、政協(xié)會材料永久一般會議記錄部門例會、專題會記錄30年年度工作計劃總結(jié)機關(guān)及各科室年度計劃、總結(jié)30年干部任免文件職務(wù)任免、職級晉升、退休批復(fù)永久普通人事材料考核表、培訓(xùn)記錄、考勤表30年財務(wù)預(yù)決算報告年度財政預(yù)算、決算報告永久外事活動文件出國審批、涉外協(xié)議、交流記錄永久（二）業(yè)務(wù)檔案檔案類別具體內(nèi)容保管期限----------------------------------------------------------------行政許可檔案企業(yè)/個人許可申請、審批文件、證照永久備案類檔案事項備案表、情況說明10年重大案件檔案處罰決定書、聽證記錄、證據(jù)材料永久一般檢查記錄日常檢查臺賬、整改通知書30年公共服務(wù)檔案惠民政策申請、辦結(jié)證明10年（三）科技檔案檔案類別具體內(nèi)容保管期限----------------------------------------------------------------基建工程檔案立項批復(fù)、設(shè)計圖紙、驗收報告永久小型維修檔案零星維修合同、驗收單10年大型設(shè)備檔案購置合同、安裝手冊、大修記錄15年普通設(shè)備檔案辦公設(shè)備采購單、維修記錄10年（四）聲像檔案檔案類別具體內(nèi)容保管期限----------------------------------------------------------------重要活動照片領(lǐng)導(dǎo)視察、重大項目開工永久一般工作照片科室活動、日常會議10年專題片/宣傳片機關(guān)形象宣傳、歷史記錄永久會議錄像年度工作會、表彰會錄像30年（五）實物檔案檔案類別具體內(nèi)容保管期限----------------------------------------------------------------國家級榮譽證書獎牌、獎杯、證書（原件）永久市級及以下榮譽證書復(fù)制件、錦旗30年重要紀(jì)念品國際交流、重大事件獲贈物品永久普通紀(jì)念品日?；顒蛹o(jì)念品10年六、保障措施（一）組織保障成立“檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員，每半年召開會議研究檔案管理問題，統(tǒng)籌推進歸檔、利用、安全等工作。（二）人員保障各科室確定1名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案收集、整理；檔案管理部門配備專職人員，定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升數(shù)字化管理、編研開發(fā)能力。（三）制度保障完善《檔案歸檔制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》，將檔案工作納入科室年度考核：對歸檔及時、整理規(guī)范的科室予以表彰，對遲交、漏交檔案的科室限期整改。（四）設(shè)施保障配備專用檔案庫房，安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防光設(shè)備（如溫濕度記錄儀、消防器材、防磁柜）；配置檔案管理系統(tǒng)、掃描儀、服務(wù)器，實現(xiàn)電子檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)掃盡掃”，建立數(shù)字化檢索平臺。（五）安全保障定期（每季度）開展檔