跟蹤審計(jì)資料管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范跟蹤審計(jì)資料的管理，確保跟蹤審計(jì)工作的順利開展，提高審計(jì)工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部開展的各類跟蹤審計(jì)項(xiàng)目所涉及資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：跟蹤審計(jì)資料應(yīng)真實(shí)、客觀地反映項(xiàng)目建設(shè)全過程的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋跟蹤審計(jì)過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄、數(shù)據(jù)等，確保資料完整無缺。3.規(guī)范性原則：資料的收集、整理、歸檔應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，做到格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范。4.保密性原則：對涉及項(xiàng)目機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的跟蹤審計(jì)資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、資料管理職責(zé)分工（一）審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)跟蹤審計(jì)資料管理辦法的制定、修訂和解釋。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查項(xiàng)目組對跟蹤審計(jì)資料的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)跟蹤審計(jì)資料的最終審核和歸檔保管。（二）項(xiàng)目組1.具體負(fù)責(zé)跟蹤審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中各類資料的收集、整理、初步審核等工作。2.按照審計(jì)部門的要求，及時(shí)將整理好的資料提交給審計(jì)部門。3.對所收集資料的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。（三）其他相關(guān)部門1.配合審計(jì)部門和項(xiàng)目組提供與跟蹤審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的資料。2.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助做好跟蹤審計(jì)資料的管理工作。三、資料收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等相關(guān)文件。項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)及概算、施工圖設(shè)計(jì)文件等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告等。項(xiàng)目合同文件，如建設(shè)工程施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程資料工程進(jìn)度報(bào)告、工程例會紀(jì)要、施工日志等。工程變更資料，包括變更申請、變更審批文件、變更后的圖紙及預(yù)算等。工程計(jì)量與支付資料，如工程量計(jì)算單、工程款支付申請表、支付憑證等。工程質(zhì)量檢測報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分部工程驗(yàn)收報(bào)告等。設(shè)備采購及安裝資料，包括設(shè)備采購合同執(zhí)行情況、設(shè)備到貨驗(yàn)收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。項(xiàng)目資金使用資料，如資金預(yù)算、資金使用計(jì)劃、資金支出憑證等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料竣工驗(yàn)收申請報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告。工程竣工結(jié)算報(bào)告、竣工決算報(bào)告。項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算審計(jì)報(bào)告。項(xiàng)目后評價(jià)報(bào)告（如有）。（二）收集要求1.項(xiàng)目組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤審計(jì)資料的收集工作，確保資料收集工作及時(shí)、準(zhǔn)確。2.資料收集應(yīng)做到全面、完整，涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過程的各個環(huán)節(jié)。3.對于來自外單位的資料，應(yīng)要求提供單位加蓋公章，并注明資料來源和日期。4.收集的資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或丟失。四、資料整理（一）整理原則1.按照跟蹤審計(jì)工作的流程和內(nèi)容，對收集的資料進(jìn)行分類整理。2.資料整理應(yīng)做到條理清晰、邏輯連貫，便于查閱和使用。（二）整理方法1.按時(shí)間順序整理：將項(xiàng)目建設(shè)全過程的資料按照時(shí)間先后順序進(jìn)行排列，如前期資料、實(shí)施過程資料、竣工驗(yàn)收資料等。2.按資料類型整理：將同一類型的資料集中整理，如文件類、報(bào)表類、記錄類等。3.建立資料索引：為便于快速查找資料，應(yīng)對整理好的資料建立索引，注明資料名稱、日期、存放位置等信息。（三）整理內(nèi)容1.文件資料：對收集的各類文件進(jìn)行分類編號，去除重復(fù)、無效的文件，對文件內(nèi)容進(jìn)行審核，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.報(bào)表資料：對工程計(jì)量與支付報(bào)表、資金使用報(bào)表等進(jìn)行匯總整理，核對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，編制報(bào)表說明。3.記錄資料：對施工日志、工程例會紀(jì)要等記錄資料進(jìn)行整理，提取關(guān)鍵信息，形成摘要。五、資料審核（一）審核流程1.項(xiàng)目組對整理好的跟蹤審計(jì)資料進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.項(xiàng)目組將初步審核后的資料提交給審計(jì)部門，審計(jì)部門進(jìn)行全面審核。3.審計(jì)部門在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，應(yīng)及時(shí)反饋給項(xiàng)目組，要求項(xiàng)目組補(bǔ)充或修正資料。（二）審核要點(diǎn)1.真實(shí)性審核：核實(shí)資料所反映的內(nèi)容是否與項(xiàng)目實(shí)際情況相符，是否存在虛假記錄或偽造資料的情況。2.完整性審核：檢查資料是否涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過程的各個環(huán)節(jié)，是否有遺漏或缺失的情況。3.準(zhǔn)確性審核：核對資料中的數(shù)據(jù)、文字表述等是否準(zhǔn)確無誤，是否存在計(jì)算錯誤、邏輯矛盾等問題。4.規(guī)范性審核：審查資料的格式、簽字蓋章等是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。六、資料歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)審核合格的跟蹤審計(jì)資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)裝訂整齊、牢固，采用統(tǒng)一的檔案盒進(jìn)行存放。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明項(xiàng)目名稱、資料類別、歸檔日期等信息。3.對歸檔資料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括資料名稱、日期、頁碼等內(nèi)容。（三）歸檔流程1.項(xiàng)目組將審核合格的資料按照歸檔要求進(jìn)行整理、裝訂，并編制目錄。2.項(xiàng)目組將整理好的資料提交給審計(jì)部門，審計(jì)部門進(jìn)行檢查驗(yàn)收。3.審計(jì)部門驗(yàn)收合格后，將資料移交至公司/組織的檔案管理部門進(jìn)行歸檔保管。七、資料保管與借閱（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、防潮、防蟲、防火、防盜。2.對跟蹤審計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，建立檔案索引，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱跟蹤審計(jì)資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱資料名稱、借閱期限等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審批。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)登記借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印或丟失。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點(diǎn)復(fù)印。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案管理部門應(yīng)對借閱資料進(jìn)行跟蹤管理，到期未歸還的，應(yīng)及時(shí)催還。八、資料保密（一）保密措施1.對涉及項(xiàng)目機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的跟蹤審計(jì)資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等保密措施。2.審計(jì)人員和其他接觸資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在資料的收集、整理、審核、歸檔、保管和借閱等過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（二）違規(guī)處理對違反保密規(guī)定，造成跟蹤審計(jì)資料泄露的人員，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、資料銷毀（一）銷毀條件跟蹤審計(jì)資料保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.審計(jì)部門提出資料銷毀申請，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施資料銷毀工作