行政文員印鑒管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印鑒管理，規(guī)范印鑒使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類(lèi)印鑒的管理，包括但不限于公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章等。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：印鑒管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.專(zhuān)人負(fù)責(zé)原則：明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)印鑒的保管和使用，確保印鑒安全。3.審批規(guī)范原則：印鑒使用需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)。4.登記備案原則：對(duì)印鑒的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以備查詢(xún)。二、印鑒的種類(lèi)及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對(duì)外行使權(quán)力，如簽訂合同、協(xié)議、文件等。2.使用范圍：適用于公司各類(lèi)重要事項(xiàng)的對(duì)外證明和簽署。（二）合同專(zhuān)用章1.用途：專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同。2.使用范圍：僅限于公司與外部單位簽訂的經(jīng)濟(jì)合同。（三）財(cái)務(wù)專(zhuān)用章1.用途：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.使用范圍：適用于公司財(cái)務(wù)部門(mén)辦理的各類(lèi)收支業(yè)務(wù)。（四）法人章1.用途：代表法人行使權(quán)力，常用于財(cái)務(wù)票據(jù)、授權(quán)委托書(shū)等。2.使用范圍：根據(jù)公司法人授權(quán)，在規(guī)定范圍內(nèi)使用。三、印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制印鑒時(shí)，由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《印鑒刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制印鑒的名稱(chēng)、用途、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，由行政部門(mén)統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制印鑒。（二）啟用1.印鑒刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理印鑒交接手續(xù)，填寫(xiě)《印鑒交接登記表》，明確交接時(shí)間、交接人、接收人等信息。2.新印鑒啟用前，行政部門(mén)應(yīng)將印鑒樣本報(bào)公司檔案室備案，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，告知全體員工新印鑒的啟用時(shí)間和使用范圍。四、印鑒的保管（一）保管人員1.公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章分別由專(zhuān)人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.印鑒保管人員不得隨意更換，如因工作需要更換保管人員，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。（二）保管要求1.印鑒應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印鑒保管人員不得將印鑒帶出公司辦公區(qū)域，如因特殊情況需要帶出，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。3.非工作時(shí)間，印鑒必須存放在保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由保管人員隨身攜帶，不得隨意交予他人。五、印鑒的使用（一）使用流程1.用印部門(mén)填寫(xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，用印部門(mén)將申請(qǐng)表及相關(guān)文件一并交予印鑒保管人員。4.印鑒保管人員對(duì)申請(qǐng)表及文件進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，在用印位置加蓋印鑒，并在《印鑒使用登記表》上登記用印情況，包括用印時(shí)間、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、審批人等信息。（二）審批權(quán)限1.一般事項(xiàng)用印，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.重要事項(xiàng)用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及重大經(jīng)濟(jì)合同、對(duì)外投資、融資等事項(xiàng)的用印，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印鑒。2.如因工作需要確需在空白紙張上加蓋印鑒，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在空白紙張上注明用途、有效期限等信息。3.印鑒使用必須嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自更改。六、印鑒的停用與銷(xiāo)毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印鑒損壞等原因，需要停用印鑒時(shí)，由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《印鑒停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因。2.申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，行政部門(mén)及時(shí)通知印鑒保管人員停止使用印鑒，并將停用印鑒收回。（二）銷(xiāo)毀1.停用的印鑒由行政部門(mén)統(tǒng)一保管，定期進(jìn)行清理。2.銷(xiāo)毀印鑒時(shí)，必須填寫(xiě)《印鑒銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀印鑒的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。3.申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門(mén)會(huì)同審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，并在《印鑒銷(xiāo)毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的印鑒應(yīng)妥善保存相關(guān)記錄，以備查詢(xún)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印鑒管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印鑒管理規(guī)范、安全。（二）檢查內(nèi)容1.印鑒的保管情況，包括保管設(shè)施是否安全可靠、保管人員是否嚴(yán)格履行職責(zé)等。2.印鑒的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、用印記錄是否完整等。3.印鑒的停用與銷(xiāo)毀情況，包括停用印鑒是否及時(shí)收回、銷(xiāo)毀過(guò)程是否合規(guī)等。（三）問(wèn)題處理1.審計(jì)部門(mén)在監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)印鑒管理存在問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，認(rèn)真分析問(wèn)題原因，制定整改措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改。3.整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)將整改情況書(shū)面報(bào)告審計(jì)部門(mén)，審計(jì)部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因印鑒保管人員保管不善，導(dǎo)致印鑒丟失、被盜、損壞等，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，由保管人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因印鑒使用人員違反規(guī)定使用印鑒，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，由使用人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因?qū)徟藛T把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致違規(guī)用印的，由審批人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）追究方式1.對(duì)違反印鑒管理規(guī)定的責(zé)任人員，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警