行政臺(tái)賬合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政臺(tái)賬合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在行政管理活動(dòng)中涉及的各類合同，包括但不限于采購合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的合法性、有效性。2.全面管理原則涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的全面管控。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則注重對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)，采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。4.協(xié)作配合原則各部門應(yīng)密切協(xié)作，共同做好合同管理工作，形成管理合力。二、合同管理職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。3.負(fù)責(zé)合同臺(tái)賬的建立、更新和維護(hù)，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。4.協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的爭議和糾紛。5.負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、發(fā)起審批流程。2.參與合同的談判，提供業(yè)務(wù)方面的專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)向行政部門反饋履行情況。4.配合行政部門處理合同履行過程中的問題。（三）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審核，提出法律意見和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。2.參與重大合同的談判，提供法律支持。3.協(xié)助處理合同糾紛的法律事務(wù)。（四）財(cái)務(wù)部門1.參與合同審批，對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同款項(xiàng)的執(zhí)行情況。3.提供財(cái)務(wù)方面的專業(yè)意見和建議。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括但不限于合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免歧義。對(duì)于格式合同，應(yīng)確保條款符合法律法規(guī)和公司利益。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同應(yīng)提交行政部門進(jìn)行初審，初審主要審查合同的形式是否符合要求、條款是否完整準(zhǔn)確、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否合規(guī)等。2.行政部門初審?fù)ㄟ^后，將合同文本及相關(guān)資料提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、有效性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面，提出法律意見和建議。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同款項(xiàng)的收付、結(jié)算等符合財(cái)務(wù)規(guī)定。4.各部門審核意見應(yīng)及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善。（三）合同審批1.合同經(jīng)審核修改后，由業(yè)務(wù)部門發(fā)起審批流程。審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批人員的職責(zé)和權(quán)限，按照規(guī)定的審批順序進(jìn)行審批。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。對(duì)于重大合同或存在風(fēng)險(xiǎn)的合同，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的，不得簽訂。（四）合同簽訂1.合同審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度進(jìn)行蓋章操作。2.合同簽訂人員應(yīng)確保合同雙方簽字（或蓋章）齊全、有效，合同文本一式多份，分別由業(yè)務(wù)部門、行政部門、財(cái)務(wù)部門等留存。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確合同履行的步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。2.履行計(jì)劃應(yīng)提交行政部門備案，行政部門負(fù)責(zé)跟蹤監(jiān)督履行計(jì)劃的執(zhí)行情況。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和履行計(jì)劃履行合同義務(wù)，及時(shí)向行政部門反饋履行情況。2.行政部門定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，行政部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行研究分析，制定應(yīng)對(duì)措施。（三）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和簽訂，同時(shí)對(duì)原合同臺(tái)賬進(jìn)行更新。（四）終止管理1.合同履行完畢或提前終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，確認(rèn)合同終止的條件是否成就。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同履行過程中的相關(guān)資料，并提交行政部門歸檔。五、合同風(fēng)險(xiǎn)防范（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.各部門在合同管理過程中應(yīng)注重風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。2.行政部門定期組織對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審核等措施；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可適當(dāng)簡化管理流程。2.在合同談判、起草、審核等環(huán)節(jié)，充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)防范條款，如違約責(zé)任、爭議解決方式等。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料（如審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件等）提交行政部門。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行收集、整理，確保檔案資料的完整性。（二）檔案整理與歸檔1.行政部門按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)合同檔案進(jìn)行整理，編制檔案目錄。2.將整理好的合同檔案進(jìn)行歸檔，妥善保管，便于查閱和利用。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.查閱和借閱合同檔案應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)各部門合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、檔案管理情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂合規(guī)率、履行率、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生