規(guī)范人力印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人力印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)涉及人力相關(guān)業(yè)務(wù)所使用的各類印章，包括但不限于人力資源部公章、合同專用章、法人章、部門(mén)章以及各類業(yè)務(wù)專用章等。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.嚴(yán)肅性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用印章，確保印章使用的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。3.安全性原則：加強(qiáng)印章的保管和存放，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制人力印章時(shí)，由人力資源部提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由人力資源部統(tǒng)一委托具有合法資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。4.印章刻制完成后，制作單位應(yīng)提供印章印模及相關(guān)證明文件，交人力資源部存檔備案。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，人力資源部應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息。2.《印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可正式啟用。3.印章啟用后，人力資源部應(yīng)及時(shí)將啟用情況通知相關(guān)部門(mén)和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。三、印章的保管（一）保管責(zé)任1.人力印章實(shí)行專人保管制度，明確各印章的保管責(zé)任人。保管責(zé)任人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。2.印章保管人對(duì)印章的安全保管負(fù)責(zé)，不得擅自將印章交他人保管或帶出辦公區(qū)域。（二）保管方式1.各類人力印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人雙鎖保管。2.對(duì)于重要印章，如法人章、合同專用章等，應(yīng)在公司指定的安全場(chǎng)所存放，并安裝監(jiān)控設(shè)備。（三）保管環(huán)境1.印章保管場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止印章受潮、生銹或損壞。2.定期對(duì)印章保管場(chǎng)所進(jìn)行檢查和清理，確保環(huán)境整潔、安全。四、印章的使用（一）使用范圍1.人力印章僅用于公司人力相關(guān)業(yè)務(wù)，包括但不限于勞動(dòng)合同簽訂、員工入職離職手續(xù)辦理、薪酬福利核算、培訓(xùn)協(xié)議簽訂、人力資源證明開(kāi)具等。2.嚴(yán)禁將印章用于與公司人力業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印章時(shí)，需填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱及份數(shù)、用印時(shí)間等信息。2.審核審批：《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)用印部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)人力資源部負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的用印申請(qǐng)，還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.印章使用：經(jīng)審批通過(guò)后，用印人持《印章使用申請(qǐng)表》到印章保管人處領(lǐng)取印章。印章保管人應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保用印內(nèi)容與申請(qǐng)表一致。用印時(shí)，印章應(yīng)端正、清晰地加蓋在文件規(guī)定的位置上，并在《印章使用登記表》上登記用印日期、用印人、用印事項(xiàng)等信息。4.用印完畢：用印完畢后，用印人應(yīng)及時(shí)將印章歸還印章保管人，并在《印章使用登記表》上簽字確認(rèn)。印章保管人應(yīng)對(duì)歸還的印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無(wú)法提前辦理用印審批手續(xù)時(shí)，用印人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于異地用印的情況，原則上應(yīng)通過(guò)郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式將用印文件寄回公司辦理用印手續(xù)。如因特殊原因確需在異地用印的，應(yīng)提前向公司人力資源部報(bào)備，并按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行操作。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用的。（二）停用流程1.印章保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理停用手續(xù)。3.印章停用后，應(yīng)及時(shí)將印章收回，并妥善保管。（三）銷毀流程1.對(duì)于需要銷毀的印章，由人力資源部統(tǒng)一組織實(shí)施。2.銷毀前，應(yīng)填寫(xiě)《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《印章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.印章銷毀應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。5.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。6.銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部應(yīng)定期對(duì)印章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保印章管理規(guī)范、安全。2.檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全等。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)人力印章管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況，評(píng)估印章管理的風(fēng)險(xiǎn)。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出改進(jìn)建議，督促人力資源部完善印章管理制度。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印章的。2.超越審批權(quán)限使用印章的。3.私自將印章交他人使用或帶出辦公區(qū)域的。4.因保管不善導(dǎo)致印章被盜用、冒用或?yàn)E用的。5.其他違反印章管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3