調查紀念品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司調查紀念品的管理，規(guī)范紀念品的采購、使用、發(fā)放及保管等流程，確保紀念品的合理使用和有效管理，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及調查活動中紀念品的管理，包括但不限于各類市場調查、客戶滿意度調查、行業(yè)調研等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關標準，確保紀念品管理活動合法合規(guī)。2.合理性原則：根據調查活動的實際需求和預算，合理確定紀念品的種類、數量和價值，避免浪費。3.公正性原則：紀念品的采購、發(fā)放等過程應公平、公正、公開，確保每一位參與調查的對象都有平等獲得紀念品的機會。4.保密性原則：涉及調查活動的相關信息及紀念品發(fā)放情況應嚴格保密，不得泄露給無關人員。二、管理職責（一）調查項目組1.根據調查活動的具體情況，提出紀念品的需求建議，包括種類、數量、預算等。2.負責與紀念品管理部門溝通協調，確保紀念品按時、按質、按量供應，并配合做好發(fā)放工作。3.對紀念品的使用效果進行跟蹤反饋，為后續(xù)管理提供參考。（二）紀念品管理部門1.負責制定紀念品采購計劃，按照規(guī)定的流程進行采購，確保紀念品的質量和供應及時性。2.建立紀念品庫存管理制度，做好紀念品的驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作，定期盤點庫存。3.對紀念品的采購、發(fā)放等數據進行統(tǒng)計和分析，為公司決策提供支持。4.負責與供應商建立良好的合作關系，維護公司利益。（三）財務部門1.負責審核紀念品采購預算，確保經費合理使用。2.對紀念品采購、發(fā)放等費用進行核算和報銷，嚴格執(zhí)行財務管理制度。（四）審計部門1.對紀念品管理活動進行審計監(jiān)督，檢查是否符合本辦法及相關規(guī)定。2.對發(fā)現的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、紀念品采購管理（一）采購計劃制定1.調查項目組應在調查活動開展前[X]個工作日，向紀念品管理部門提交紀念品需求申請，詳細說明紀念品的種類、數量、預計發(fā)放對象數量及預算等信息。2.紀念品管理部門根據各項目組的需求申請，結合公司以往調查活動的經驗及實際情況，綜合考慮預算等因素，制定年度紀念品采購計劃。采購計劃應明確采購的紀念品種類、數量、預計采購時間、預算金額等，并報公司領導審批。（二）供應商選擇1.紀念品管理部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商名錄。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估，選擇至少[X]家符合要求的供應商作為候選。2.對于首次合作的供應商，應要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關資質證明文件，并實地考察其生產經營場所，確保其具備良好的生產能力和質量控制體系。3.采用招標、詢價、競爭性談判等方式確定最終供應商。招標應按照國家相關法律法規(guī)及公司內部招標管理規(guī)定進行，發(fā)布招標公告，邀請合格供應商參與投標，評標過程應公正、公平、公開，選擇報價合理、產品質量優(yōu)、服務好的供應商中標。詢價和競爭性談判應向多家供應商發(fā)出詢價函或談判邀請，比較各供應商的報價和產品服務情況，確定最優(yōu)供應商。（三）采購合同簽訂1.確定供應商后，紀念品管理部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括紀念品的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同應報公司法律合規(guī)部門審核，確保合同內容合法合規(guī)。審核通過后，由雙方簽字蓋章生效。（四）采購實施1.供應商應按照采購合同約定的時間、地點和質量標準供應紀念品。紀念品管理部門應安排專人負責接收，并對紀念品的數量、規(guī)格、質量等進行驗收。2.驗收合格的紀念品應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明紀念品的名稱、規(guī)格、數量、供應商等信息。驗收不合格的紀念品，應及時與供應商溝通協商，要求其限期更換或處理。四、紀念品庫存管理（一）庫存管理制度1.紀念品管理部門應建立健全紀念品庫存管理制度，明確庫存管理人員的職責，確保庫存紀念品的安全、完整。2.庫存管理人員應定期對庫存紀念品進行盤點，每月至少盤點一次，年終進行全面盤點。盤點結果應如實記錄，如發(fā)現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應處理。（二）庫存保管1.庫存紀念品應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。對于易損、易腐等特殊紀念品，應采取相應的保管措施，確保其質量不受影響。2.庫存保管環(huán)境應保持干燥、通風、整潔，溫度、濕度應符合紀念品保存要求。同時，應做好防火、防盜、防蟲、防潮等工作，確保庫存安全。（三）庫存發(fā)放1.調查項目組根據調查活動的實際需要，填寫紀念品領用申請表，注明領用紀念品的種類、數量、用途等信息，經項目負責人簽字確認后，提交紀念品管理部門。2.紀念品管理部門審核領用申請表，如符合規(guī)定，按照審批后的數量發(fā)放紀念品，并在庫存管理系統(tǒng)中記錄發(fā)放情況。發(fā)放時，應要求領用人簽字確認。五、紀念品使用管理（一）使用原則1.紀念品應主要用于激勵調查對象積極參與調查活動，提高調查的質量和效果，不得挪作他用。2.在使用紀念品時，應注重其宣傳和推廣公司形象的作用，確保紀念品上有公司的標識、名稱等信息。（二）發(fā)放方式1.調查項目組應根據調查活動的組織形式和實際情況，選擇合適的紀念品發(fā)放方式。常見的發(fā)放方式包括現場發(fā)放、郵寄發(fā)放等。2.現場發(fā)放時，應在調查活動現場設立紀念品發(fā)放點，安排專人負責發(fā)放工作。發(fā)放過程應有序進行，確保每一位調查對象都能順利領取紀念品，并做好登記工作。3.郵寄發(fā)放時，應準確收集調查對象的郵寄地址等信息，確保紀念品能夠準確無誤地送達。同時，應選擇可靠的快遞公司，并對郵寄過程進行跟蹤，確保紀念品安全送達。（三）使用效果跟蹤1.調查項目組應在調查活動結束后，對紀念品的使用效果進行跟蹤反饋?？梢酝ㄟ^問卷調查、訪談等方式，了解調查對象對紀念品的滿意度、紀念品對調查參與度的影響等情況。2.根據跟蹤反饋結果，總結經驗教訓，為今后的紀念品管理工作提供參考和改進建議。如發(fā)現紀念品使用過程中存在問題，應及時采取措施進行調整和改進。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司審計部門應定期對紀念品管理活動進行審計監(jiān)督，檢查采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關規(guī)定。2.紀念品管理部門應定期對本部門的工作進行自查，發(fā)現問題及時整改，并將自查情況報告公司領導。（二）投訴處理1.設立紀念品管理投訴渠道，如投訴郵箱、投訴電話等，接受公司內部員工及調查對象對紀念品管理問題的投訴。2.對收到的投訴，應及時進行調查核實，如情況屬實，按照相關規(guī)定進行處理，并將處理結果反饋給投訴人。七、附則（一）解