酒店外欠賬管理辦法一、總則（一）目的為加強酒店外欠賬管理，規(guī)范應收賬款的回收流程，確保酒店資金的正常周轉，保障酒店的經(jīng)濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本酒店與所有客戶之間發(fā)生的外欠賬業(yè)務管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保外欠賬管理工作合法合規(guī)。2.風險控制原則：對客戶信用進行評估和監(jiān)控，有效防范外欠賬風險，降低壞賬損失。3.責任明確原則：明確各部門及相關人員在外欠賬管理中的職責，確保工作落實到位。4.及時清收原則：積極采取有效措施，及時催收外欠賬，提高資金回籠速度。二、職責分工（一）銷售部門1.負責客戶信息的收集、整理和初步評估，建立客戶信用檔案。2.簽訂銷售合同前，對客戶的信用狀況進行調(diào)查和評估，提出信用額度建議，并提交給財務部門審核。3.負責銷售業(yè)務的洽談、合同簽訂及執(zhí)行，跟蹤客戶經(jīng)營狀況和付款能力變化，及時反饋給財務部門。4.協(xié)助財務部門進行外欠賬的催收工作，提供相關業(yè)務信息和支持。（二）財務部門1.負責建立健全外欠賬管理制度和核算體系，定期對外欠賬進行清理和分析。2.審核客戶信用額度申請，根據(jù)銷售部門提供的客戶信息和信用評估結果，確定客戶信用額度，并報酒店管理層審批。3.負責應收賬款的賬務處理，及時準確記錄外欠賬的發(fā)生、收回及核銷情況。4.定期向銷售部門提供外欠賬余額及賬齡分析報表，督促銷售部門進行催收工作。5.制定外欠賬催收計劃，組織實施催收工作，對重大外欠賬問題及時向酒店管理層匯報。6.負責與客戶進行對賬工作，確保雙方賬目一致。（三）法務部門1.參與重大銷售合同的審核，提供法律意見，防范法律風險。2.協(xié)助處理外欠賬糾紛，提供法律咨詢和支持，必要時通過法律途徑追討欠款。（四）管理層1.審批客戶信用額度，對重大外欠賬問題進行決策。2.監(jiān)督外欠賬管理工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保外欠賬管理目標的實現(xiàn)。三、客戶信用管理（一）信用評估1.銷售部門在與新客戶建立業(yè)務關系前，應收集客戶的基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式、經(jīng)營狀況、財務狀況等。2.根據(jù)收集到的客戶信息，銷售部門對客戶的信用狀況進行初步評估，填寫《客戶信用評估表》，內(nèi)容包括客戶基本情況、經(jīng)營能力、財務狀況、信用記錄等方面的評價，并給出初步信用額度建議。3.財務部門收到銷售部門提交的《客戶信用評估表》后，對客戶的財務狀況進行詳細分析，包括資產(chǎn)負債情況、盈利能力、現(xiàn)金流狀況等，同時查詢客戶的信用記錄，如是否存在逾期付款、欠款未還等不良記錄。4.財務部門根據(jù)分析結果，結合銷售部門的建議，確定客戶的信用額度，并填寫《客戶信用額度審批表》，報酒店管理層審批。5.酒店管理層根據(jù)財務部門的審批意見，最終確定客戶的信用額度，并通知銷售部門和財務部門執(zhí)行。（二）信用額度調(diào)整1.在合作過程中，如客戶經(jīng)營狀況、財務狀況發(fā)生重大變化，或出現(xiàn)逾期付款等情況，銷售部門應及時向財務部門反饋。2.財務部門根據(jù)銷售部門反饋的信息，對客戶的信用狀況進行重新評估，如認為需要調(diào)整信用額度，應填寫《客戶信用額度調(diào)整審批表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整后的信用額度，報酒店管理層審批。3.酒店管理層審批通過后，財務部門通知銷售部門執(zhí)行新的信用額度。（三）信用檔案管理1.銷售部門負責建立客戶信用檔案，檔案內(nèi)容包括客戶基本信息、信用評估表、信用額度審批表、銷售合同、往來賬目記錄、催收記錄等。2.客戶信用檔案應及時更新，確保檔案信息的準確性和完整性。3.財務部門有權查閱客戶信用檔案，以便進行外欠賬管理和風險控制。四、外欠賬核算與監(jiān)控（一）賬務處理1.財務部門應按照國家財務會計準則和酒店財務制度的規(guī)定，及時、準確地記錄外欠賬的發(fā)生、收回及核銷情況。2.銷售部門在簽訂銷售合同后，應將合同副本提交給財務部門，財務部門據(jù)此進行賬務處理，確認應收賬款的增加。3.客戶付款時，財務部門應及時進行賬務處理，沖減應收賬款。4.對于因質量問題、糾紛等原因導致的應收賬款調(diào)整，銷售部門應及時與客戶協(xié)商解決，并將相關情況通知財務部門，財務部門根據(jù)協(xié)商結果進行賬務處理。（二）賬齡分析1.財務部門每月末應對外欠賬進行賬齡分析，編制《外欠賬賬齡分析表》，詳細列出各客戶的應收賬款余額、賬齡分布情況。2.通過賬齡分析，及時發(fā)現(xiàn)外欠賬的風險狀況，為制定催收策略提供依據(jù)。（三）監(jiān)控與預警1.財務部門應定期對外欠賬進行監(jiān)控，關注客戶的付款情況和經(jīng)營狀況變化。2.當發(fā)現(xiàn)客戶出現(xiàn)逾期付款跡象或經(jīng)營狀況惡化時，財務部門應及時向銷售部門發(fā)出預警通知，提醒銷售部門加強催收工作。3.銷售部門接到預警通知后，應立即與客戶溝通，了解原因，并采取相應的催收措施。五、外欠賬催收管理（一）催收流程1.對于逾期未付款的客戶，財務部門應在逾期后的[X]個工作日內(nèi)，向銷售部門發(fā)出《外欠賬催收通知書》，明確欠款金額、逾期天數(shù)、催收要求等。2.銷售部門收到《外欠賬催收通知書》后，應在[X]個工作日內(nèi)與客戶取得聯(lián)系，了解逾期原因，并根據(jù)客戶情況制定具體的催收方案。3.催收方案應包括催收方式、催收時間安排、責任人等內(nèi)容。催收方式可采用電話催收、上門催收、發(fā)函催收等多種方式。4.銷售部門按照催收方案進行催收工作，并及時將催收進展情況反饋給財務部門。5.對于多次催收仍未還款的客戶，財務部門應會同銷售部門、法務部門研究制定進一步的催收措施，如通過法律途徑追討欠款。（二）催收方式1.電話催收：通過電話與客戶溝通，了解逾期原因，提醒客戶及時還款，并告知逾期后果。2.上門催收：對于金額較大、逾期時間較長的客戶，可安排專人上門催收，直接與客戶面對面溝通，施加還款壓力。3.發(fā)函催收：向客戶發(fā)送催款函，明確欠款金額、逾期時間、還款要求等，通過書面形式提醒客戶還款。4.法律催收：對于經(jīng)多次催收仍拒不還款的客戶，可委托律師事務所通過法律途徑追討欠款，如發(fā)送律師函、提起訴訟等。（三）催收記錄1.銷售部門在催收過程中，應做好催收記錄，詳細記錄每次催收的時間、方式、與客戶溝通的內(nèi)容、客戶的反饋等信息。2.催收記錄應及時整理歸檔，作為外欠賬管理的重要資料保存。六、壞賬管理（一）壞賬確認1.符合下列條件之一的外欠賬，可確認為壞賬：債務人破產(chǎn)或死亡，以其破產(chǎn)財產(chǎn)或遺產(chǎn)清償后，仍無法收回的應收賬款。債務人逾期未履行償債義務，超過[X]年，經(jīng)多次催收仍無法收回的應收賬款。其他確鑿證據(jù)表明無法收回的應收賬款。2.壞賬的確認由財務部門提出申請，填寫《壞賬損失審批表》，詳細說明壞賬形成的原因、金額、催收過程等情況，并附上相關證明材料。3.《壞賬損失審批表》經(jīng)財務部門負責人審核后，報酒店管理層審批。（二）壞賬核銷1.酒店管理層審批通過后，財務部門根據(jù)審批意見進行壞賬核銷賬務處理，沖減應收賬款余額，并將已核銷的壞賬進行備查登記。2.已核銷的壞賬在以后期間又收回的，應及時入賬，增加應收賬款和壞賬準備，并沖減壞賬損失。七、內(nèi)部審計與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計1.酒店內(nèi)部審計部門應定期對外欠賬管理情況進行審計，檢查外欠賬管理制度的執(zhí)行情況、信用評估的準確性、催收工作的有效性等。2.審計部門應根據(jù)審計結果出具審計報告，針對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進建議，督促相關部門進行整改。（二）監(jiān)督考核1.酒店建立外欠賬管理監(jiān)督考核機制，對銷售部門