企業(yè)內(nèi)部信息共享平臺使用規(guī)范模板一、總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部信息共享平臺（以下簡稱“平臺”）的使用與管理，保障信息安全，提升信息傳遞效率與跨部門協(xié)作質(zhì)量，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于全體員工在平臺上的信息發(fā)布、檢索、評論等操作行為，涵蓋各部門、各層級用戶。1.3基本原則真實(shí)準(zhǔn)確：發(fā)布信息需內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，無虛假或誤導(dǎo)性內(nèi)容。及時(shí)更新：動態(tài)信息、時(shí)效性內(nèi)容需定期更新，保證信息有效性。安全保密：嚴(yán)格遵守企業(yè)保密制度，嚴(yán)禁泄露敏感信息或未公開內(nèi)容。分類管理：按信息類型、部門屬性分類發(fā)布，便于檢索與歸檔。二、適用范圍與使用場景2.1日常辦公信息共享通知公告：企業(yè)層面（如放假安排、制度更新）、部門層面（如會議通知、工作部署）的正式通知。文件資料：制度文件、流程手冊、模板表格、會議紀(jì)要等需跨部門查閱的資料。工作匯報(bào)：周/月度工作總結(jié)、項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)等需向團(tuán)隊(duì)或上級同步的內(nèi)容。2.2跨部門協(xié)作項(xiàng)目協(xié)同：項(xiàng)目組成員共享項(xiàng)目計(jì)劃、需求文檔、進(jìn)度更新、會議記錄等。資源協(xié)調(diào)：部門間共享設(shè)備、場地、人力等資源信息，支持高效調(diào)配。2.3知識沉淀與經(jīng)驗(yàn)分享知識庫：行業(yè)資訊、技術(shù)文檔、案例分析、培訓(xùn)資料等企業(yè)知識積累。經(jīng)驗(yàn)交流：員工分享工作心得、問題解決方案、創(chuàng)新方法等非經(jīng)驗(yàn)性內(nèi)容。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程3.1普通員工操作流程3.1.1注冊與登錄新員工注冊：通過企業(yè)統(tǒng)一賬號登錄平臺（初始密碼為身份證后6位，首次登錄需強(qiáng)制修改密碼）。賬號登錄：輸入工號與密碼，支持“記住密碼”功能（建議辦公環(huán)境使用時(shí)勾選，離開電腦時(shí)需退出登錄）。3.1.2信息發(fā)布入口選擇：登錄后“信息發(fā)布”模塊，選擇對應(yīng)分類（如“通知公告”“部門文檔”“知識分享”）。內(nèi)容填寫：簡潔明了（不超過50字），需包含核心關(guān)鍵詞（如“2024年Q3銷售目標(biāo)分解表-市場部”）。格式規(guī)范，段落清晰，重點(diǎn)內(nèi)容可加粗或標(biāo)紅；涉及數(shù)據(jù)需注明來源與統(tǒng)計(jì)時(shí)間。附件：支持Word、Excel、PDF、PPT等格式，單個(gè)文件不超過50MB，總附件大小不超過100MB；附件命名需規(guī)范（如“制度_V2.1_20240115.docx”）。權(quán)限設(shè)置：公開范圍：選擇“全公司可見”“部門內(nèi)可見”或“指定人員可見”（需輸入工號或姓名）。有效期限：設(shè)置信息失效時(shí)間（如通知公告默認(rèn)為“長期有效”，動態(tài)信息可設(shè)為“30天后自動歸檔”）。提交審核：部門管理員或平臺管理員審核通過后，信息正式發(fā)布（審核時(shí)長不超過1個(gè)工作日）。3.1.3信息檢索關(guān)鍵詞搜索：在首頁搜索框輸入關(guān)鍵詞（支持標(biāo)題、內(nèi)容、標(biāo)簽?zāi)：阉鳎?，“搜索”即可查看結(jié)果。分類篩選：按“部門”“信息類型”“發(fā)布時(shí)間”“標(biāo)簽”等維度篩選，縮小檢索范圍。結(jié)果查看：目標(biāo)信息標(biāo)題，內(nèi)容頁支持“在線預(yù)覽”“附件”“評論互動”。3.1.4文件與評論文件：附件旁“”按鈕，至本地；后需檢查文件完整性，避免損壞。評論互動：對信息內(nèi)容有疑問或建議時(shí)，可在評論區(qū)留言（需文明用語，禁止發(fā)布與工作無關(guān)內(nèi)容），信息發(fā)布人或管理員需在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)。3.2部門管理員操作流程3.2.1部門信息審核審核本部門員工發(fā)布的信息，重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容真實(shí)性、分類準(zhǔn)確性、附件合規(guī)性；審核通過后“同意”，駁回時(shí)需注明原因（如“附件命名不規(guī)范”“需補(bǔ)充數(shù)據(jù)來源”）。3.2.2部門權(quán)限管理管理本部門員工的“信息發(fā)布權(quán)限”（如新員工默認(rèn)為“需審核”，資深員工可設(shè)為“直接發(fā)布”）；設(shè)置部門內(nèi)“敏感信息查看范圍”（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)僅部門負(fù)責(zé)人及指定人員可見）。3.2.3部門內(nèi)容歸檔每月對本部門發(fā)布的信息進(jìn)行梳理，將過期或已完成的信息歸檔至“部門歷史文檔”分類，保證首頁信息時(shí)效性。3.3平臺管理員操作流程3.3.1賬號管理管理員工賬號（如新員工開通權(quán)限、離職員工停用賬號）；定期檢查賬號異常登錄情況（如異地登錄、頻繁輸錯(cuò)密碼），必要時(shí)凍結(jié)賬號并聯(lián)系員工核實(shí)。3.3.2平臺維護(hù)每周檢查平臺運(yùn)行狀態(tài)（如附件功能、搜索功能），保證系統(tǒng)穩(wěn)定；每月清理無效信息（如測試數(shù)據(jù)、重復(fù)發(fā)布內(nèi)容）。3.3.3數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與反饋每季度統(tǒng)計(jì)平臺使用數(shù)據(jù)（如信息發(fā)布量、檢索量、熱門文件），分析各部門協(xié)作效率，向管理層提出優(yōu)化建議。四、信息內(nèi)容管理規(guī)范4.1信息分類與標(biāo)簽規(guī)范信息類型子分類示例標(biāo)簽要求（至少選2個(gè)）通知公告公司通知、部門通知、緊急通知【重要】【時(shí)效】【全公司】【部門】文件資料制度文件、流程手冊、模板表格【模板】【流程】【規(guī)范】【項(xiàng)目】項(xiàng)目協(xié)同項(xiàng)目計(jì)劃、需求文檔、會議紀(jì)要【項(xiàng)目】【進(jìn)度】【協(xié)作】【待辦】知識分享行業(yè)資訊、技術(shù)文檔、案例分析【知識】【干貨】【分享】【學(xué)習(xí)】4.2信息發(fā)布模板表格4.2.1通知公告模板字段名稱填寫要求示例標(biāo)題必填，不超過30字，包含“事由+范圍”關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知發(fā)布部門必填，選擇對應(yīng)部門行政部發(fā)布人必填，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)工號*明發(fā)布日期必填，系統(tǒng)自動2024-01-15接收范圍必填，勾選“全公司/部門/指定人員”全公司內(nèi)容必填，分點(diǎn)說明（一、二、三）一、放假時(shí)間：2024年2月9日至2月17日…附件選填，如放假安排表、值班表2024春節(jié)放假安排表.xlsx有效期限必填，勾選“長期有效/自定義日期”長期有效4.2.2項(xiàng)目字段名稱填寫要求示例標(biāo)題必填，包含“項(xiàng)目名+文檔類型+版本”項(xiàng)目需求說明書_V1.0_20240115項(xiàng)目組必填，選擇對應(yīng)項(xiàng)目組研發(fā)部-項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人必填，輸入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人工號*華更新日期必填，文檔最后修改時(shí)間2024-01-20文檔概述必填，說明文檔目的與核心內(nèi)容本文檔用于明確項(xiàng)目的功能需求與技術(shù)指標(biāo)…關(guān)鍵模塊必填，分模塊描述（如用戶管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)）一、用戶管理：支持注冊、登錄、權(quán)限分配…評審意見選填，記錄評審人及修改建議評審人：*經(jīng)理；建議補(bǔ)充“數(shù)據(jù)安全”章節(jié)版本歷史選填，記錄版本更新內(nèi)容V1.0：初稿；V1.1：補(bǔ)充需求評審意見五、權(quán)限與安全管理要點(diǎn)5.1權(quán)限分級說明用戶角色權(quán)限范圍普通員工發(fā)布本部門信息（需審核）、檢索/公開信息、評論互動部門管理員審核本部門信息、管理本部門權(quán)限、歸檔本部門內(nèi)容平臺管理員全平臺信息審核、賬號管理、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)5.2密碼安全要求密碼長度需≥8位，包含字母、數(shù)字、特殊符號（如、#、$）；每90天需強(qiáng)制修改密碼，禁止使用近3次用過的密碼；發(fā)覺賬號被盜用，需立即聯(lián)系平臺管理員凍結(jié)賬號并修改密碼。5.3敏感信息保護(hù)涉及公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)計(jì)劃、客戶信息等敏感內(nèi)容，僅限“指定人員可見”，發(fā)布前需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；禁止在平臺含有病毒、惡意代碼的文件，前需進(jìn)行殺毒檢查。六、使用注意事項(xiàng)與禁止行為6.1注意事項(xiàng)信息發(fā)布前需自查內(nèi)容是否存在錯(cuò)別字、格式錯(cuò)誤，附件是否完整可打開；定期清理個(gè)人發(fā)布的過期信息（如已完成的項(xiàng)目文檔、失效的通知），保持平臺內(nèi)容整潔；他人文件后，如需二次修改或轉(zhuǎn)發(fā)，需注明原作者及來源，尊重知識產(chǎn)權(quán)。6.2禁止行為禁止發(fā)布違反法律法規(guī)、企業(yè)制度的內(nèi)容（如涉密信息、攻擊性言論、虛假廣告）；禁止利用平臺從事與工作無關(guān)的活動（如瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁、傳播私人文件）；禁止惡意刪除、篡改他人信息，或未經(jīng)允許、傳播敏感文件；禁止將平臺賬號轉(zhuǎn)借他人使用，或使用他人賬號發(fā)布信息。七、附則7.1規(guī)范解釋權(quán)本規(guī)范由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)解