紅頭文件格式規(guī)范指導(dǎo)手冊(cè)一、總則（一）目的與適用范圍為規(guī)范黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體公文（以下簡(jiǎn)稱“紅頭文件”）的格式編制，確保公文運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)范、表意準(zhǔn)確、權(quán)威莊重，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》等規(guī)定，結(jié)合實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)，制定本指導(dǎo)手冊(cè)。本手冊(cè)適用于各類正式公文的擬制、審核、印發(fā)環(huán)節(jié)，非法定公文的事務(wù)性文書可參照?qǐng)?zhí)行。（二）核心原則公文格式需遵循準(zhǔn)確規(guī)范、完整清晰、莊重實(shí)用原則，既要體現(xiàn)法定效力的嚴(yán)肅性，又要兼顧行文效率與閱讀體驗(yàn)，避免形式冗余或要素缺失。二、公文格式要素解析（一）眉首部分（公文首頁(yè)紅色分隔線以上區(qū)域）1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成（特殊情況可省略“文件”，如黨委機(jī)關(guān)“××黨委”），字體為小標(biāo)宋體，字號(hào)以醒目莊重為原則（視覺上與版心適配即可），顏色為紅色（印刷時(shí)需確保色彩飽和度，電子文檔中可標(biāo)注“紅色標(biāo)識(shí)”）。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱在前，其他機(jī)關(guān)名稱從左至右、自上而下依次排列，機(jī)關(guān)名稱間用空格分隔，總字?jǐn)?shù)不超過版心寬度的三分之二。2.發(fā)文字號(hào)結(jié)構(gòu)為“機(jī)關(guān)代字+〔年份〕+發(fā)文順序號(hào)”，例：“×政發(fā)〔2024〕5號(hào)”。機(jī)關(guān)代字需體現(xiàn)單位屬性（如“政”“辦”“函”），年份用六角括號(hào)（〔〕）標(biāo)注，發(fā)文順序號(hào)不加“第”字、不編虛位（如“5號(hào)”而非“05號(hào)”）。上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）需在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，格式為“簽發(fā)人：×××”，發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人姓名居同一行，兩者間距約2個(gè)字符。3.緊急程度與密級(jí)如需標(biāo)注“特急”“加急”，頂格編排在版心左上角第1行；如需標(biāo)注密級(jí)（如“秘密”“機(jī)密”），頂格編排在版心左上角第2行，兩者字號(hào)為3號(hào)黑體，密級(jí)后標(biāo)注“★”及保密期限（如“秘密★1年”）。（二）主體部分（紅色分隔線以下、版記以上區(qū)域）1.公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成（可根據(jù)需要省略發(fā)文機(jī)關(guān)或事由），例：“××市人民政府關(guān)于加強(qiáng)城市綠化管理的通知”。標(biāo)題字體為小標(biāo)宋體，字號(hào)2號(hào)，居中排布，回行時(shí)需保持詞意完整、排列對(duì)稱，標(biāo)題與主送機(jī)關(guān)之間空1行。2.主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類機(jī)關(guān)統(tǒng)稱（如“各區(qū)縣人民政府，市政府各部門”）。主送機(jī)關(guān)頂格編排在標(biāo)題下空1行、左側(cè)位置，回行時(shí)仍頂格；若主送機(jī)關(guān)過多導(dǎo)致首頁(yè)無法顯示正文，可將主送機(jī)關(guān)移至版記“抄送”欄，標(biāo)注為“主送：×××”。3.正文公文核心內(nèi)容，字體為3號(hào)仿宋_GB2312，行間距一般為28-30磅（或單倍行距1.2-1.5倍），每自然段首行縮進(jìn)2字符。層次序數(shù)規(guī)范為：第一層：一、（黑體，句末加頓號(hào)或不加，根據(jù)內(nèi)容靈活處理）第二層：（一）（楷體，句末不加標(biāo)點(diǎn)）第三層：1.（仿宋，句末加句號(hào)）第四層：（1）（仿宋，句末加句號(hào)）正文需邏輯清晰、表述準(zhǔn)確，避免歧義性表述，數(shù)據(jù)、術(shù)語(yǔ)需核對(duì)權(quán)威依據(jù)。4.附件說明正文下空1行、左空2字標(biāo)注“附件：”，后接附件名稱（不加書名號(hào)），多個(gè)附件時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注順序（如“附件：1.××辦法2.××細(xì)則”）。附件名稱需與附件實(shí)際標(biāo)題一致，若附件為轉(zhuǎn)發(fā)文件，需注明“（此件發(fā)至××級(jí)）”等附注內(nèi)容。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居正文（或附件說明）右下方，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年5月10日”），右空4字編排；聯(lián)合行文時(shí)，各機(jī)關(guān)署名按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志順序排列，成文日期以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。6.印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端距正文（或附件說明）一行之內(nèi)（俗稱“騎年蓋月”）。聯(lián)合行文時(shí)，所有聯(lián)署機(jī)關(guān)均需加蓋印章，印章之間排列整齊、互不相交或相切。（三）版記部分（公文末頁(yè)紅色分隔線以下區(qū)域）1.分隔線版記首條分隔線與末條分隔線用粗線（推薦1.5磅），中間的分隔線用細(xì)線（推薦0.5磅），首條分隔線距主體部分最后一行約1行距離。2.抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)，標(biāo)注為“抄送：×××”，居左空1字，用4號(hào)仿宋體字，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊；如需標(biāo)注主送機(jī)關(guān)移至此處，標(biāo)注為“主送：×××”。3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)為公文的印制主管部門（如“××市人民政府辦公室”），印發(fā)日期為公文的實(shí)際印制日期（用阿拉伯?dāng)?shù)字），兩者居版記末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，字號(hào)4號(hào)仿宋。三、特殊場(chǎng)景處理規(guī)范（一）聯(lián)合行文兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可并用聯(lián)合機(jī)關(guān)名稱（主辦機(jī)關(guān)在前），也可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱；發(fā)文字號(hào)只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；成文日期以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；印章需全部加蓋，排列時(shí)主辦機(jī)關(guān)印章在前，其他機(jī)關(guān)印章依次向下編排，確保每排印章不超過3個(gè)。（二）無正文說明若公文排版后所剩空白處不能容下印章或成文日期，需調(diào)整正文行距、字距，避免標(biāo)注“此頁(yè)無正文”（2012年《黨政機(jī)關(guān)公文格式》已取消該標(biāo)注，通過排版優(yōu)化解決）。（三）電子公文與紙質(zhì)公文的一致性電子公文的格式需與紙質(zhì)公文嚴(yán)格對(duì)應(yīng)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的紅色、字體字號(hào)、排版結(jié)構(gòu)等需在電子文檔中清晰呈現(xiàn)，確保打印后與規(guī)范格式一致。四、審核與歸檔要求（一）格式審核要點(diǎn)擬制公文時(shí)，需逐項(xiàng)核對(duì)：眉首：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志是否規(guī)范、發(fā)文字號(hào)是否正確、緊急程度/密級(jí)標(biāo)注是否必要；主體：標(biāo)題是否準(zhǔn)確、主送機(jī)關(guān)是否明確、正文層次是否清晰、附件說明是否完整、署名與日期是否對(duì)應(yīng)、印章是否合規(guī)；版記：抄送機(jī)關(guān)是否必要、印發(fā)機(jī)關(guān)和日期是否準(zhǔn)確。（二）歸檔格式要求歸檔的公文需保留原始格式（包括電子文檔的版式文件，如PDF），確保長(zhǎng)期查閱時(shí)格式、字體、印章等要素?zé)o失真，紙質(zhì)公文需按《歸檔文件整理規(guī)則》裝訂、編號(hào)，電子公文需納入OA系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。五、附則本手冊(cè)自發(fā)布之