辦公室工作實務

會說會寫會做事會做人會議組織學習目標知識點1、了解會議組織的基本程序2、熟悉會議組織的各項內容能力點1、掌握會議組織中相關文件的寫作技巧2、能夠做好會前籌備、會中服務以及會后善后落實等實際工作3、具備相應的協(xié)調能力，能夠調度好會場氣氛，使會議圓滿成功素質點1、培養(yǎng)務實干練、認真謹慎的職業(yè)道德素養(yǎng)2、培養(yǎng)并逐步具備管理者應有的宏觀視野和全局意識3、具備保密意識和奉獻精神會說會寫會做事會做人

會說會寫會做事會做人會議基本認知

情景案例宏利公司行政部今年上半年組織了公司幾次大型的會議活動，但效果不盡如人意，會務組織工作出現(xiàn)了許多問題，公司總經(jīng)理很不滿意。為此，行政經(jīng)理高明在提交的本部門上半年工作總結中對前段時間的會務工作作了反思，指出出現(xiàn)問題最大的原因在于行政部工作人員在會務組織工作上經(jīng)驗的缺乏，因為前段時間行政部工作人員的人員結構作了很大的調整，新進員工中，有部分員工并不是秘書專業(yè)的科班出身，是從其它職業(yè)崗位轉崗而來，因此，行政部要加強對新進員工的培訓工作。行政部第一期新員工培訓班定于下周一開課。行政辦公室資深秘書老李是主講教師之一，他的授課內容是會議的組織與籌劃。在備課的時候，老李覺得第一堂課很重要，應該要從最基本的內容講起，只有把會議的基本知識講清了，會議組織與籌劃的具體方法和技巧才能真正讓學員理解和掌握。會說會寫會做事會做人

項目任務如果你是李秘書，你將向新員工講授哪些會議的基本知識？會說會寫會做事會做人

任務分析

出席會議與組織會議是完全不同的兩碼事。會議開得是否成功，不僅取決于與會人員的態(tài)度與智慧，更取決于會議的組織情況。會議組織得法，準備充分，就等于成功了一半。但一些秘書，要么因為并非科班出身，要么就是經(jīng)驗欠缺，往往導致組織的會議成效不大。經(jīng)驗是慢慢積累的，但組織會議的知識卻是一個秘書人員必不可少的，是其組織會議的基礎。一般而言，一個會議組織者，必須要懂得會議的基本要素。大中型的會議，只要會議的一個要素沒有處理好，都常會出現(xiàn)顧此失彼、全盤混亂的現(xiàn)象，從而影響會議的質量與成功。會議的分類也是應當加以注意的，因為不同的會議其組織方式常有不同。另外，秘書人員必須具備高度的會議意識，只有對會議功能有清醒的認識，才會盡心盡力地把會議的組織工作做好。會說會寫會做事會做人

會議的概念、分類及功能會說會寫會做事會做人

會議的概念會議是指三個人以上聚合在一起，就某個或某些議題進行討論或解決的一種多向溝通方式。兩個人談話或討論叫交談或會談。會議必須是三個人以上，按一定的組織原則聚合在一起，遵循一定的程序進行。

會議的概念、分類及功能會說會寫會做事會做人

正式會議、非正式會議(性質)傳達動員會、匯報檢查會、座談討論會和工作決策會等(內容)大型會議、中型會議、小型會議(人數(shù)、規(guī)模）定期例會、臨時性會議（召開規(guī)律和日期）

以形式分類圓桌會議小組討論頭腦風暴會議遠程電信會議

會議的概念、分類及功能會說會寫會做事會做人

決策執(zhí)行監(jiān)督協(xié)調信息會議的功能

會議的要素會說會寫會做事會做人每一次會議必須要考慮清楚！會議籌備方案中必須要體現(xiàn)！與會者主辦者會議議題會議地點會議時間會議名稱掌握會議的六個要素！

會議的要素會說會寫會做事會做人與會人員主持人出席人工作人員（秘書）記錄人（秘書）當然主持人臨時主持人正式成員列席成員特邀成員旁聽成員主要負責會議的籌備工作、會議材料工作和會間事務性工作。與會者的數(shù)量決定了會議的規(guī)模身份不同，在會議中的權利和義務也不同。

會議的要素會說會寫會做事會做人

主辦者確定會議目標和規(guī)則，制定會議方案，提供會議場所、設施和服務，以確保會議的順利進行由領導或管理機關主辦由會議的發(fā)起者主辦由一個組織的成員輪流主辦通過一定申辦程序確定由誰主辦

會議的要素

會說會寫會做事會做人會議議題來自上級機關和領導人來自下級部門提交的來自本層次的管理活動中需要解決的事項會議所要討論、報告的主要內容，所反映的是會議的目的、主題、任務，以及要采取的措施。秘書如何收集議題

會議的要素會議名稱

會說會寫會做事會做人概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區(qū)、范圍、規(guī)模等等。會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達。用于會前“會議通知”用于會中的“會標”用于會后的宣傳使與會者心中有數(shù)，做好準備使與會者產生凝聚力和莊嚴感受擴大會議的效果

會議的要素大中型的會議名稱被制作成橫幅大標語，置于會議主席臺的上方或后方，作為會議的標志，簡稱“會標”。

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會議的要素

會說會寫會做事會做人（1）會期。會期有兩方面的含義：一是指會議的時間跨度。從幾點到幾點，應在會議通知上注明。二是指周期性會議召開的固定時間，如我國的全國人民代表大會在每年三月份舉行。（2）會議周期。會議周期是指同一性質和同一系列的兩次會議之間的時間跨度。如中國共產黨的全國代表大會每五年舉行一次，會議周期即是五年。（3）休會。休會一般是指會議過程的中止或會議期間的修整。休會可能有三種原因：一是指會議受到外界因素的影響而被迫中斷；二是需要與會者在會外研究、溝通和磋商，以便使會議文件順利通過；三是會議期間的正常休息，以便消除與會者的疲勞。（4）復會。復會指會議在休會以后的繼續(xù)，又稱續(xù)會。（5）閉會。閉會指在正常情況下完成各項議程后結束會議。同一性質和系列的兩次會議之間的正常間隔稱為“閉會期間”。會議時間會議的時間即會議的開始到結束時間，以及會議的時間跨度

會議的要素

會說會寫會做事會做人會議地點小型的、經(jīng)常性的會議可安排在單位的會議室現(xiàn)代會議中出現(xiàn)了電話、電視、網(wǎng)絡會議等，提高了會議效率與會議的內容、規(guī)模、級別相稱，自然條件適宜，交通方便，是政治（文化、經(jīng)濟等）相對中心又稱“會址”。即指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址必須考慮多種因素

會議的要素主持人會議主持人是負責控制和推進會議進程的人員，往往也是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用。主持人有兩種：①當然主持人，是由其職務和地位，也就是由組織的章程或法規(guī)決定的。如單位的工作例會由單位領導人主持，董事會由董事長主持。主持人因故不能主持會議時，也可委托副職或其他相應的負責人主持。②臨時主持人。如各種代表會議，或幾個單位、幾個地區(qū)的聯(lián)席會議，由代表們選舉或協(xié)商產生臨時的主持人。特別重大的會議，則需產生相應人數(shù)的主席團，由主席團成員集體或輪流主持會議。主持人的職責有：宣布開會和閉會、介紹會議情況、控制和調節(jié)會議進程、允諾與會者發(fā)言和制止超時及違反規(guī)定的發(fā)言、維護會場紀律、選定會議記錄人及驗證會議記錄的準確性、督促會議決議和決定的執(zhí)行。

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會議的要素會說會寫會做事會做人出席人會議的出席人有四種，其在會議中的作用各有不同。①正式成員。指具有正式資格，有表決權、選舉權和發(fā)言權的會議成員。②列席成員。指不具有正式資格，有一定發(fā)言權，但無表決權和選舉權的會議成員。③特邀成員。即根據(jù)會議需要而專門邀請的成員，如上級機關的領導人，友好單位、地區(qū)、國家的來賓，報社、電視臺的記者等。這類成員的地位特殊，其在會議中的權利和義務可由會議主辦者來決定。④旁聽成員。即受邀請參加會議，但不具有正式資格，即無表決權，也無發(fā)言權的會議成員。旁聽成員一般坐在規(guī)定的旁聽席上。

會議的要素會說會寫會做事會做人記錄人會議記錄是一項技術性的工作，一般由訓練有素的秘書擔當。記錄人應提前介入會議，了解議題和會議出席人員，還應該如實記錄會議內容，不能根據(jù)自己的理解決定記錄內容的取舍。會議結束后，應向主持人提交會議記錄，供其審核。

會議的要素會說會寫會做事會做人會議記錄亞偉速錄

小技法會說會寫會做事會做人如何為上司外出參加會議做準備？如果上司要參加外面的會議或聚會，秘書應做好以下準備工作：1、收到通知后，馬上向上司請示是否參會；2、根據(jù)上司的意見，與舉辦方進行聯(lián)系；3、如果要求以書面形式答復，就以書面的方式答復；4、如果上司參會，應馬上記入上司的日程表，并辦理配車手續(xù)；5、在出席會議或聚會的時候，會前會后在時間上留有一定的富余，以便上司在會前會后與有關人員舉行臨時會談；6、準備好參加會議或聚會所必帶的材料。

會議的要素會說會寫會做事會做人主辦者會議的主辦者是會議的具體組織者。會議的主辦者可以有以下幾種情況：（1）由領導或管理機關主辦往往在需要做出決策、宣布決定、傳達指示、通報情況、布置工作、聽取意見等情形下，由領導或管理機關承擔主辦或召集會議的責任。（2）由會議的發(fā)起者主辦一些協(xié)作性、學術性、交流性的會議，主辦者通常是會議的發(fā)起者。可以是一個組織發(fā)起，也可以是多個組織共同發(fā)起主辦。(3)由一個組織的成員輪流主辦很多合作性和學術性組織有召開經(jīng)常性會議（如年會）的制度，每一個成員（包括國家、地區(qū)或非政府組織）都有主辦會議的權利和義務。如亞太經(jīng)濟合作組織每年召開的領導人非正式會議即是由成員國輪流主辦。(4)通過一定申辦程序確定由誰主辦一些跨國家、地區(qū)的會議，政治、經(jīng)濟影響比較大，涉及面廣，為保證會議質量和顯示公平競爭，采取申辦競爭程序來確定主辦者，申辦的程序和條件在會議規(guī)則中明確規(guī)定。如奧運會、世界博覽會。

相關鏈接幾種常見的會議

董事會會議：由公司董事會成員出席，定期召開。一般在董事會專用的會議室由董事長召集或由董事長授權委托的人召集，討論涉及單位組織發(fā)展的重大事項和戰(zhàn)略、政策等。公司股東年會：每年召開一次，由公司的股東就重大問題進行討論，表決通過董事會提交的事項，形成股東大會決議。管理人員會議：由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問題。頒獎儀式：是為表彰和獎勵在某項工作中業(yè)績突出的單位或個人而舉行的慶典性儀式。洽談會：又叫談判會，是指有關各方代表充分闡述己方的各種設想，聽取他方的不同意見，并通過詳細陳述己方的理由，反復同對方交換看法或做出某種讓步，消除相互間距離，最后各方取得一致，達成協(xié)議。會說會寫會做事會做人

相關鏈接簽字儀式：是組織與對方組織經(jīng)過會談、協(xié)商，形成了某項協(xié)議、協(xié)定互換正式文本的儀式。新聞發(fā)布會：又稱記者招待會。政府、社會團體或個人都可公開舉行。邀請各新聞媒介的記者舉行發(fā)布會，主要是為了把較為重要的成就以及信息通報給所有的新聞機構。所以，在發(fā)布會上發(fā)布的消息對于產品和產品形象、組織和組織形象，都有重要的價值。