公司行政管理事務標準化操作流程一、引言為規(guī)范公司行政管理行為，提高行政事務處理效率，明確各環(huán)節(jié)責任分工，保證行政工作有序開展，特制定本標準化操作流程。本流程涵蓋公司日常行政管理中的高頻事務，包括辦公物資管理、會議組織、環(huán)境維護、差旅接待及檔案歸檔等，適用于公司各部門及全體行政相關崗位人員。二、辦公物資申領與發(fā)放管理（一）事務適用范圍本流程適用于公司各部門辦公文具、設備耗材（如打印紙、墨盒、文件夾等）、勞保用品（如口罩、文具套裝等）的申領、審批、采購、發(fā)放及庫存管理，旨在保障辦公物資合理配置，避免浪費或短缺。（二）標準化操作步驟需求提出申領人填寫《辦公物資申領表》（詳見模板1），注明申領部門、申領人、物資名稱、規(guī)格型號、申領數(shù)量、用途說明及預計使用時間。申領人需核對庫存情況（通過行政部共享庫存臺賬或咨詢行政專員*），避免重復申領或超量申領。部門審批申領人將《辦公物資申領表》提交至部門負責人審批，部門負責人根據(jù)部門實際工作需求及預算控制情況，審核申領合理性與必要性，簽署“同意”或“退回補充說明”意見。行政審核行政專員*收到審批通過的申領表后，核對申領物資是否符合公司采購規(guī)范（如單價上限、品牌限定等），并查詢當前庫存數(shù)量：若庫存充足，直接進入發(fā)放環(huán)節(jié)；若庫存不足，啟動采購流程。采購/發(fā)放采購流程：行政專員根據(jù)申領需求，聯(lián)系合格供應商（從公司《合格供應商名錄》選?。┻M行詢價、比價，填寫《物資采購審批單》，提交行政部負責人審批后執(zhí)行采購。采購到貨后，需與申領人共同驗收，確認物資數(shù)量、質量無誤后登記入庫。發(fā)放流程：行政專員按申領表信息發(fā)放物資，申領人簽字確認，行政專員更新庫存臺賬，保證賬實相符。登記備案行政專員每月5日前匯總上月物資申領與發(fā)放數(shù)據(jù)，填寫《月度物資消耗匯總表》（詳見模板2），提交行政部負責人審核后存檔，作為季度預算調整依據(jù)。（三）流程記錄模板模板1：辦公物資申領表申領部門申領人申領日期物資名稱規(guī)格型號申領數(shù)量用途說明部門負責人簽字行政審核發(fā)放數(shù)量庫存余量驗收簽字發(fā)放日期模板2：月度物資消耗匯總表物資類別物資名稱總申領量總發(fā)放量月末庫存消耗異常說明（如損耗超標）審核人日期（四）執(zhí)行關鍵要點申領物資需“按需申領、杜絕浪費”，非消耗性物資（如U盤、計算器）需注明使用人，遺失或損壞需按公司規(guī)定報備或賠償。采購需嚴格遵守公司《供應商管理辦法》，優(yōu)先選擇性價比高的供應商，單次采購金額超過[具體金額，如500元]需提前3個工作日申請。庫存臺賬需實時更新，每季度末由行政專員*與財務部共同盤點，保證誤差率不超過±5%。三、公司會議組織與管理（一）事務適用范圍本流程適用于公司內部各類會議（如周例會、月度總結會、專題研討會、部門協(xié)調會等）的發(fā)起、籌備、召開、紀要整理及事項跟蹤，旨在規(guī)范會議流程，提升會議效率與決策落地效果。（二）標準化操作步驟會議發(fā)起會議發(fā)起人（部門負責人*或項目牽頭人）提前2-3個工作日填寫《會議申請表》（詳見模板3），明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程及所需物料（如投影儀、白板、會議資料等）。議題收集與議程確認會議發(fā)起人提前收集各參會人員的議題，梳理會議議程（明確每個議題的討論時長），并將《會議申請表》提交至行政部*審批，同時抄送參會人員預審。通知發(fā)布與準備行政專員*審批通過后，提前1個工作日通過公司內部通訊工具（如企業(yè)釘釘）發(fā)布會議通知，注明會議基本信息及“請?zhí)崆?0分鐘到場”要求。會前準備工作：行政專員*根據(jù)需求布置會議室（調試設備、擺放席卡、準備茶水等）；會議發(fā)起人準備會議資料，提前24小時分發(fā)至參會人員。會議召開與紀律管理參會人員需提前簽到，遲到超過15分鐘需向會議發(fā)起人*說明原因；會議期間，關閉手機靜音或調至震動模式，禁止隨意走動或交頭接耳；會議發(fā)起人控制會議節(jié)奏，保證各議題按計劃討論，必要時可指定專人記錄討論要點。會后跟進與歸檔會議結束后1個工作日內，會議記錄人（由會議發(fā)起人指定）整理《會議紀要》（詳見模板4），明確會議決議、待辦事項、責任人及完成時限，經會議發(fā)起人*審核后分發(fā)至參會人員及相關部門。行政專員*將《會議申請表》《會議紀要》等資料整理歸檔，建立“會議管理臺賬”，定期跟蹤待辦事項完成情況，并在下次會議中通報進度。（三）流程記錄模板模板3：會議申請表會議主題會議發(fā)起人所屬部門申請日期會議時間會議地點參會人員會議議程所需物料審批意見模板4：會議紀要會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人議題及討論要點決議事項待辦事項責任人完成時限（四）執(zhí)行關鍵要點會議需“有主題、有議程、有決議”，避免無目的的冗長會議，單次會議時長原則上不超過2小時。《會議紀要》需在會后24小時內發(fā)出，待辦事項需明確“可量化、可追蹤”的完成標準，如“于X月X日前提交報告（初稿）”。會議室使用實行“先申請先得”原則，如需臨時取消會議，需提前2小時通知行政部*及參會人員。四、辦公區(qū)域環(huán)境維護（一）事務適用范圍本流程適用于公司總部及各分支機構的辦公區(qū)域（包括辦公室、會議室、走廊、茶水間、衛(wèi)生間等）的日常清潔、綠化養(yǎng)護、設施報修及安全管理，旨在營造整潔、有序、舒適的辦公環(huán)境。（二）標準化操作步驟清潔管理行政專員*與第三方保潔服務公司簽訂《清潔服務合同》，明確清潔范圍、頻次（如每日早晚各1次全面清潔）、標準（如地面無雜物、桌面無灰塵、衛(wèi)生間無異味）及考核辦法。每日下班前，各部門員工需整理個人工位，保持桌面整潔，文件資料歸入文件柜，垃圾丟棄至指定垃圾桶。行政專員*每周組織1次“辦公區(qū)域衛(wèi)生檢查”，填寫《衛(wèi)生檢查評分表》（詳見模板5），對不合格部門通報批評并要求整改。綠化養(yǎng)護行政專員*定期聯(lián)系綠化服務商對辦公區(qū)域綠植進行養(yǎng)護（如澆水、修剪、施肥），每周檢查綠植生長狀況，及時更換枯萎植物。員工需愛護綠植，禁止隨意挪動或修剪，發(fā)覺問題可向行政專員*反饋。設施報修員工發(fā)覺辦公設施（如空調、燈具、門鎖、打印機等）故障時，可通過線上報修系統(tǒng)（或填寫《設施報修單》，詳見模板6）提交至行政部*，注明故障位置、問題描述及緊急程度。行政專員*接到報修后，緊急故障（如水管破裂、電路問題）需在30分鐘內響應，4小時內修復；一般故障需在24小時內響應，48小時內修復。修復完成后，報修人需簽字確認。安全管理每日下班前，各部門最后離開員工需檢查本區(qū)域電源（電腦、空調、飲水機等）、門窗鎖具關閉情況，填寫《安全檢查記錄表》（詳見模板7），交行政部*匯總。行政部*每月組織1次消防安全檢查（如滅火器壓力、消防通道暢通情況），每半年組織1次消防演練，保證員工掌握基本應急技能。（三）流程記錄模板模板5：衛(wèi)生檢查評分表檢查區(qū)域檢查日期檢查人地面整潔度（10分）桌面整潔度（10分）物品擺放（10分）衛(wèi)生間清潔（10分）總分整改要求模板6：設施報修單報修人所在部門聯(lián)系方式報修日期故障位置故障描述緊急程度（□一般□緊急）處理結果維修人員維修時間驗收簽字模板7：安全檢查記錄表檢查區(qū)域檢查日期檢查人電源關閉情況門窗鎖具消防設施異常情況說明（四）執(zhí)行關鍵要點保潔服務需接受員工監(jiān)督，對清潔不到位的區(qū)域，員工可直接向行政部投訴，行政專員需在24小時內協(xié)調整改。設施報修需“一事一報”，禁止口頭報修，緊急情況可直接聯(lián)系行政專員*（電話：[內部短號]）同步說明。安全檢查需留存記錄，發(fā)覺問題立即整改，無法當場整改的需制定《安全隱患整改計劃》，明確責任人及完成時限。五、員工差旅與接待安排（一）事務適用范圍本流程適用于公司因公出差的審批、交通住宿安排、費用報銷及外部來訪客戶的接待安排，旨在規(guī)范差旅與接待管理，控制成本，保障員工出差及客戶接待效率。（二）標準化操作步驟出差審批員工出差前填寫《出差申請表》（詳見模板8），注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具（優(yōu)先選擇高鐵/經濟艙航班）及預算，提交部門負責人*審批。部門負責人審核出差必要性與預算合理性，出差超過3天或跨省需提交分管領導審批。差旅安排行政專員*收到審批通過的《出差申請表》后，根據(jù)公司《差旅費管理辦法》預訂交通票（提前7天預訂可享優(yōu)惠）及住宿酒店（優(yōu)先選擇協(xié)議酒店，標準為：高管單間≤500元/晚，經理標間≤300元/晚，員工標間≤200元/晚）。如客戶來訪，需提前與客戶確認抵達時間、人數(shù)、行程需求，預訂接送車輛（優(yōu)先選擇公司自有車輛或協(xié)議租車公司）及餐廳（根據(jù)客戶級別選擇人均標準，如普通客戶≤200元/人，重要客戶≤500元/人）。差旅過程管理出差員工需遵守行程安排，因變更行程產生的額外費用需提前向行政部*申請，未經批準的費用由個人承擔。接待客戶時，需提前30分鐘到達指定地點，準備客戶資料、名片及行程表，全程陪同并做好記錄。費用報銷與歸檔出差結束后5個工作日內，員工整理差旅票據(jù)（發(fā)票需與行程一致，注明“差旅”字樣），填寫《差旅費用報銷單》，附《出差申請表》復印件，提交部門負責人*審核。財務部*審核無誤后，按公司規(guī)定報銷時間（如每月10-15日）統(tǒng)一支付。行政專員*將《出差申請表》《差旅費用報銷單》等資料整理歸檔，建立“差旅管理臺賬”。（三）流程記錄模板模板8：出差申請表出差人所屬部門出差事由出發(fā)日期返回日期出差地點交通工具預算金額行程安排部門負責人簽字分管領導簽字行政安排記錄模板9：客戶接待安排表客戶單位客戶姓名職務到訪日期到訪時間接待部門接待人接待標準行程安排用餐安排車輛安排備注（四）執(zhí)行關鍵要點差旅需“事前審批、事中控制、事后審核”，禁止無審批出差或超標準消費，特殊情況需書面說明并經總經理*批準?？蛻艚哟枳⒅囟Y儀規(guī)范，提前確認客戶飲食禁忌（如清真、素食等），避免鋪張浪費，重要接待需提前制定《接待方案》并報領導審批。差旅票據(jù)需真實、合法，遺失票據(jù)需書面說明并經部門負責人及財務部審批，否則不予報銷。六、行政檔案歸檔管理（一）事務適用范圍本流程適用于公司在行政管理過程中形成的具有保存價值的文件資料（如合同、制度、會議紀要、審批單、證照復印件等）的收集、整理、歸檔、保管及借閱，旨在保證檔案完整、安全、可追溯，為公司決策及合規(guī)管理提供支持。（二）標準化操作步驟檔案收集各部門需在每月最后一個工作日，將本部門形成的行政檔案（原件或復印件）整理后提交至行政部*，填寫《檔案移交清單》（詳見模板10），注明檔案名稱、份數(shù)、密級及移交人。行政專員*對接收的檔案進行核對，保證資料齊全、字跡清晰、手續(xù)完備（如簽字、蓋章完整）。檔案整理按檔案類型分類（如制度類、會議類、合同類、證照類等），每類檔案按“年度-月份-流水號”規(guī)則編號（如“ZD-2024-05-001”表示“制度類-2024年5月-第1號”）。對檔案進行排序、裝訂，填寫《檔案歸檔標簽》（注明編號、名稱、日期、密級），粘貼于檔案袋（盒）右上角。檔案保管檔案存放需符合“防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠”要求，行政專員*定期檢查檔案保管環(huán)境（溫度18-22℃，濕度45-60%），發(fā)覺問題及時處理。涉密檔案（如未公開合同、財務數(shù)據(jù)）需單獨存放，由行政部專人保管，借閱需經總經理批準。檔案借閱與銷毀員工借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》（詳見模板11），說明借閱用途、借閱期限，經部門負責人審批（涉密檔案需經總經理審批）。行政專員*登記借閱信息（借閱人、借閱時間、歸還時間），借閱期限不超過7天，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前2天申請。檔案保管期限屆滿（如制度類保管3年，合同類保管5年，證照類保管長期），由行政部編制《檔案銷毀清單》，提交分管領導審批后，至少2人監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀過程。（三）流程記錄模板模板10：檔案移交清單移交部門移交人移交日期檔案編號檔案名稱份數(shù)密級接收人模板11：檔案借閱申請表借閱人所屬部門借閱日期歸還日期檔案編號檔案名稱借閱用途部