合同管理包：規(guī)范流程、控制風險的全周期管理工具一、適用范圍與應用場景本模板包適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、大型集團）的合同全生命周期管理，覆蓋從合同起草、審批、簽署到履行、歸檔的全流程。具體應用場景包括但不限于：日常業(yè)務合同：如采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等；專項協(xié)議：如保密協(xié)議、補充協(xié)議、解除協(xié)議、框架合作協(xié)議等；合作類文件：如聯(lián)營合同、技術開發(fā)合同、委托代理合同等；內部管理：如部門間責任協(xié)議、崗位聘用合同等。通過標準化模板與流程，可幫助企業(yè)解決合同條款不規(guī)范、審批效率低、履行跟蹤缺失、歸檔混亂等問題，降低法律風險，提升管理效率。二、合同管理全流程操作指南1.合同起草與信息錄入操作目標：明確合同核心要素，保證信息完整、條款合規(guī)。責任主體：業(yè)務部門（經辦人）、法務部門（審核）。操作步驟：1.1確定合同類型：根據(jù)業(yè)務性質選擇對應模板（如采購合同選用《采購合同模板》），避免“無模板起草”導致的條款遺漏。1.2填寫基礎信息：在《合同基本信息登記表》中錄入合同編號（規(guī)則：企業(yè)簡稱-年份-合同類型-序號，如“ABC-2024-采-001”）、合同名稱（需體現(xiàn)核心交易內容，如“辦公設備采購合同”）、簽約主體（甲方/乙方的全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，保證與營業(yè)執(zhí)照信息一致）。1.3擬定核心條款：包括但不限于標的物（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量）、質量標準（國標/行標/雙方約定）、價款及支付方式（金額、幣種、賬戶信息、支付節(jié)點）、履行期限（起始/截止日期、交付地點）、違約責任（違約金比例、賠償范圍）、爭議解決方式（訴訟/仲裁，明確管轄地/機構）。1.4內部初審：經辦人核對信息準確性，部門負責人審核業(yè)務可行性（如采購合同需確認預算匹配度）。2.內部審批流程啟動操作目標：通過多部門協(xié)同審批，控制風險、明確責任。責任主體：經辦人、部門負責人、財務部、法務部、分管領導（根據(jù)合同金額/類型確定審批層級）。操作步驟：2.1提交審批申請：在OA系統(tǒng)或審批工具中發(fā)起流程，《合同基本信息登記表》《合同草案》及相關附件（如技術參數(shù)表、報價單、對方資質文件）。2.2分級審批：小額/常規(guī)合同（如金額≤5萬元）：部門負責人→分管領導審批；大額/重要合同（如金額＞5萬元或涉及核心業(yè)務）：部門負責人→財務部（審核付款條件、預算）→法務部（審核條款合法性、風險點）→總經理/董事長審批。2.3審批意見處理：若審批人提出修改意見（如法務部要求補充“不可抗力條款”），經辦人需及時修訂并重新提交審批，直至所有環(huán)節(jié)通過。3.合同文本審核與修訂操作目標：保證合同條款合法合規(guī)，規(guī)避潛在風險。責任主體：法務部門、業(yè)務部門。操作步驟：3.1法務審核重點：主體資格：對方是否為合法存續(xù)的企業(yè)（核查營業(yè)執(zhí)照、經營范圍、授權委托書，避免與無簽約主體資格的單位簽約）；條款合法性：是否存在“霸王條款”、違反法律強制性規(guī)定的內容（如“爭議解決只能由甲方所在地法院管轄”可能被認定為無效）；權利義務對等：雙方責任是否明確，違約責任是否對等（如乙方逾期交貨需支付違約金，甲方逾期付款是否需承擔同等責任）；關鍵細節(jié)：價款是否含稅、發(fā)票開具時間、質保期約定、知識產權歸屬等。3.2業(yè)務部門配合修訂：根據(jù)法務意見調整條款，保證業(yè)務需求與合規(guī)要求平衡（如服務合同中“服務范圍”需與投標文件一致）。4.對方確認與簽署準備操作目標：與對方就合同內容達成一致，保證簽署環(huán)節(jié)順利。責任主體：經辦人、對方簽約代表。操作步驟：4.1發(fā)送合同文本：通過郵件、快遞或電子簽署平臺將最終版合同發(fā)送給對方，注明“請于X個工作日內確認，若有異議請書面反饋”。4.2對方反饋處理：若對方提出修改意見，需內部同步法務部門評估，必要時啟動補充審批流程；若對方無異議，要求其提供《授權委托書》（明確簽約權限及有效期）及簽約主體資格證明復印件（加蓋公章）。4.3準備簽署文件：打印合同文本（一式X份，根據(jù)需要確定份數(shù)，如雙方各執(zhí)1份，財務、法務各存1份），準備簽約用章（合同專用章、公章）、法定代表人身份證明（若法定代表人親自簽署）等。5.正式簽署與生效登記操作目標：完成合同簽署，明確生效時間，同步歸檔信息。責任主體：簽約代表、檔案管理員。操作步驟：5.1現(xiàn)場簽署：雙方簽約代表在合同指定簽署處簽字（自然人需簽字+按手印，企業(yè)需蓋公章+法定代表人簽字或蓋章），騎縫章（多頁合同需加蓋騎縫章，避免單頁抽換）。5.2電子簽署（可選）：通過合規(guī)電子簽署平臺（如e簽寶、法大大）完成簽署，保證簽署人身份真實、文件不可篡改。5.3生效登記：在《合同臺賬》中登記生效日期（以最后一方簽署日或約定生效條件滿足日為準），掃描合同文本（PDF格式），至合同管理系統(tǒng)，標注“已生效”狀態(tài)。6.履行過程跟蹤與記錄操作目標：監(jiān)控合同履行情況，及時處理異常，避免違約風險。責任主體：業(yè)務部門、財務部。操作步驟：6.1制定履行計劃：根據(jù)合同約定，明確各階段節(jié)點（如采購合同中的“預付款支付”“到貨驗收”“尾款支付”），責任到人（如“驗收由負責，財務由負責跟進付款”）。6.2定期跟蹤記錄：在《合同履行跟蹤表》中記錄節(jié)點完成情況（如“2024年3月1日：貨物送達，已驗收合格，驗收人：*”），異常情況需標注原因及處理方案（如“延遲到貨：因物流原因，預計延遲3天，已與對方協(xié)商違約金事宜”）。6.3憑證歸集：履行過程中的付款憑證、驗收單、發(fā)票等文件需同步歸檔至合同檔案，保證可追溯。7.變更/解除管理操作目標：規(guī)范合同變更與解除流程，避免口頭協(xié)議導致糾紛。責任主體：業(yè)務部門、法務部門。操作步驟：7.1變更申請：因政策變化、需求調整等原因需變更合同，填寫《合同變更申請表》，說明變更原因、內容及對雙方權利義務的影響。7.2協(xié)商與審批：與對方協(xié)商一致后，簽署《補充協(xié)議》（需明確“本協(xié)議與原合同具有同等效力，沖突部分以本協(xié)議為準”），內部按原審批流程完成審批。7.3解除處理：若需解除合同，需明確解除條件（如“一方嚴重違約，另一方有權解除”），協(xié)商一致后簽署《解除協(xié)議》，約定已履行部分的處理、違約責任承擔及后續(xù)事宜。8.歸檔與查閱權限管理操作目標：保證合同檔案完整、安全，便于后續(xù)查閱與審計。責任主體：檔案管理員、法務部門。操作步驟：8.1檔案整理：將合同正本、附件（審批單、補充協(xié)議、履行憑證等）按“一合同一檔”原則整理，標注歸檔編號（與合同編號一致），裝入檔案袋。8.2保管期限：根據(jù)合同類型確定保管期限（如采購合同保管至合同終止后5年，技術開發(fā)合同保管至項目結束后10年），到期前由法務部門評估是否延長。8.3權限設置：通過合同管理系統(tǒng)設置查閱權限（如經辦人可查看本部門合同，法務可查看全部合同，外部人員需經審批），保證信息安全。三、核心模板表格清單表1：合同基本信息登記表序號字段名稱填寫說明示例1合同編號企業(yè)簡稱-年份-合同類型-序號ABC-2024-采-0012合同名稱需體現(xiàn)核心交易內容辦公設備采購合同3簽約主體（甲方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式ABC科技有限公司，91110X000000X，，北京市海淀區(qū)路號，1384簽約主體（乙方）同上XYZ商貿有限公司，91110X000000X，，上海市浦東新區(qū)路號，13956785合同類型采購/銷售/服務/租賃等采購6合同金額大寫+小寫，幣種人民幣伍萬元整（￥50,000）7履行期限起始日期-截止日期2024-03-01至2024-06-308審批狀態(tài)起草中/審批中/已生效/已履行完畢已生效9經辦人業(yè)務部門聯(lián)系人10歸檔日期合同歸檔至檔案管理系統(tǒng)的日期2024-03-05表2：合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批時間備注（如修改要求）部門負責人*（采購部）同意2024-02-20財務部*（財務經理）審核通過2024-02-21付款節(jié)點需明確“驗收合格后30日內”法務部*（法務專員）同意，補充質保條款2024-02-22增加“質保期為12個月，非人為損壞免費維修”總經理*（總經理）同意簽署2024-02-23表3：合同履行跟蹤表合同編號履行階段時間節(jié)點完成情況責任人備注（異常說明）ABC-2024-采-001預付款支付2024-03-01已支付￥10,000趙六ABC-2024-采-001貨物送達2024-03-15已送達，簽收人：*ABC-2024-采-001到貨驗收2024-03-16合格*（質檢部）ABC-2024-采-001尾款支付2024-04-15待支付趙六需提交尾款發(fā)票表4：合同變更申請表原合同編號變更原因變更內容（原條款→新條款）雙方協(xié)商情況審批意見生效時間ABC-2024-采-001交貨期延遲“2024-03-15交貨”→“2024-03-20交貨”對方同意，無額外違約金要求法務：同意；總經理：同意2024-03-10表5：合同歸檔目錄表歸檔編號合同名稱歸檔日期保管期限存放位置（檔案柜編號-盒號）查閱權限ABC-2024-采-001辦公設備采購合同2024-03-055年A-01-3經辦人、法務、財務ABC-2024-服-002系統(tǒng)運維服務合同2024-02-2810年A-02-1法務、總經理四、使用過程中的關鍵注意事項1.法律合規(guī)性是底線合同條款不得違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定（如“借款利率超過LPR4倍”可能被認定為無效）；簽約主體資格需嚴格審核：對方為企業(yè)的，需核查營業(yè)執(zhí)照（保證在有效期內、未被吊銷/注銷）、法定代表人身份證明；對方為自然人的，需核查身份證原件；涉及特殊行業(yè)（如食品、建筑）的，需確認對方具備相應資質（如食品經營許可證、建筑業(yè)企業(yè)資質證書）。2.審批權限不可越級嚴格按照合同金額、類型劃分審批層級，避免“先斬后奏”或“越權審批”（如10萬元合同需總經理審批，部門負責人不得擅自簽字）；審批過程中需留痕，所有審批意見需書面記錄（電子審批需保存審批日志），便于追溯責任。3.變更與解除必須書面化口頭變更或解除合同不具備法律效力，必須簽署《補充協(xié)議》或《解除協(xié)議》，明確變更內容、解除條件及責任承擔；若因對方違約導致解除合同，需在解除前收集違約證據(jù)（如逾期交貨的物流記錄、驗收不合格的報告），避免對方否認違約事實。4.歸檔管理需“全、準、安”“全”：合同正本、附件（審批單、補充協(xié)議、履行憑證、發(fā)票等）需完整歸檔，不得遺漏；“準”：歸檔信息（如合同編號、存放位置）需與臺賬一致，便于快速查找；“安”：涉密合同（如涉及商業(yè)秘