合同管理標準化流程模板（合同審核與執(zhí)行版）引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務、控制法律風險的重要載體。規(guī)范的合同審核與執(zhí)行流程，不僅能提升業(yè)務效率，更能有效防范履約風險、保障企業(yè)合法權(quán)益。本模板基于《中華人民共和國民法典》及相關法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)合同管理實踐，構(gòu)建了一套覆蓋合同發(fā)起、審核、簽署、履行、變更至歸檔的全流程標準化管理工具，適用于各類企業(yè)合同管理場景，助力實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、精細化與風險可控化。一、合同管理標準化流程的應用場景與核心價值（一）適用企業(yè)類型本模板適用于各類企業(yè)，包括但不限于：中小型企業(yè)：缺乏專職法務團隊，需通過標準化流程規(guī)范合同管理，降低操作風險；大型集團企業(yè)：多部門、多層級協(xié)作場景下，統(tǒng)一合同審核標準，保證管理一致性；項目型公司：涉及長期、復雜履約過程的合同（如工程建設、服務外包），需通過流程跟蹤保證項目合規(guī)；電商與零售企業(yè)：高頻次、標準化的采購/銷售合同管理，提升批量處理效率。（二）適用合同類型覆蓋企業(yè)常見合同類型，包括但不限于：采購合同、銷售合同、服務合同、技術開發(fā)合同、勞動合同、租賃合同、保密協(xié)議等。特別適用于涉及金額較大、履約周期較長或法律關系復雜的合同。（三）核心價值效率提升：通過標準化流程明確各環(huán)節(jié)職責與時限，減少重復溝通與審批延誤；風險控制：通過多維度審核（業(yè)務、法務、財務等）識別潛在法律、財務及商業(yè)風險；責任明確：全流程留痕管理，保證各環(huán)節(jié)責任可追溯，避免推諉扯皮；合規(guī)保障：保證合同內(nèi)容符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，降低企業(yè)合規(guī)風險。二、合同審核與執(zhí)行全流程操作指南（一）合同發(fā)起與起草：需求確認與基礎框架搭建操作目標：明確合同需求，保證起草內(nèi)容符合業(yè)務實際與合規(guī)要求。1.發(fā)起條件業(yè)務部門已完成需求調(diào)研（如采購需求需明確標的物規(guī)格、數(shù)量、預算等）；涉及重大項目的合同，需提前獲得立項批復（如項目預算、可行性分析報告等）；對方主體信息初步核實（如企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等基礎信息）。2.起草依據(jù)《中華人民共和國民法典》《公司法》等法律法規(guī)；企業(yè)內(nèi)部管理制度（如《合同管理辦法》《采購管理辦法》等）；行業(yè)標準及交易慣例（如建設工程類合同需參照國家示范文本）。3.關鍵信息填寫要求合同起草需包含以下核心要素，并保證信息準確、無歧義：合同主體：明確甲方（我方）、乙方（對方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等（禁止使用簡稱，避免主體錯誤）；合同標的：清晰描述標的物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準（如需提供樣品或技術參數(shù)，需作為附件）；權(quán)利義務條款：明確雙方主要權(quán)利（如付款請求權(quán)、驗收權(quán)）與義務（如交付義務、質(zhì)量保證義務）；履行期限與方式：約定具體起止時間、交付地點、運輸方式、驗收流程；價款與支付：明確金額、計價單位、幣種、支付條件（如預付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例）、支付賬戶（需與對方營業(yè)執(zhí)照一致）；違約責任：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達標）及對應的違約金計算方式或賠償范圍（違約金一般不超過實際損失的30%）；爭議解決：明確爭議解決方式（訴訟或仲裁），優(yōu)先選擇我方所在地法院或仲裁機構(gòu)；保密條款：涉密信息范圍、保密期限及違約責任（如涉及商業(yè)秘密，需單獨約定）；附件：列明所有附件名稱（如技術協(xié)議、驗收標準、報價單），并保證附件與具有同等法律效力。4.支持工具：《合同發(fā)起審批表》字段名稱填寫說明示例合同名稱簡明扼要反映合同核心內(nèi)容“公司2024年度辦公設備采購合同”發(fā)起部門提出合同需求的部門行政部申請人負責合同起草與跟進的人員（需為部門正式員工）聯(lián)系方式申請人手機/辦公電話138合同類型按企業(yè)合同分類填寫（如采購、銷售、服務等）采購合同對方主體信息企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人及電話科技有限公司；91110108；；010-X合同金額大寫與小寫金額（需一致）人民幣伍萬元整（￥50,000.00）履行期限合同開始至結(jié)束的具體時間2024年3月1日至2024年8月31日主要條款概述簡述標的、支付方式、違約責任等核心條款采購辦公電腦100臺，交貨期30天，驗收合格后付款附件清單列明所有附件名稱及份數(shù)1.報價單；2.質(zhì)量標準書發(fā)起日期提交審批的日期2024年2月20日（二）多部門協(xié)同審核：風險識別與條款優(yōu)化操作目標：通過業(yè)務、法務、財務等多部門專業(yè)審核，識別并消除合同潛在風險，保證條款合規(guī)、可行。1.審核部門及職責審核部門審核職責審核時限業(yè)務部門核心需求匹配性：標的物/服務是否符合業(yè)務需求，數(shù)量、質(zhì)量標準是否明確，履約能力是否可行1個工作日法務部門合法合規(guī)性：條款是否違反法律法規(guī)，違約責任是否明確，爭議解決方式是否有效，主體資格是否合格2個工作日財務部門財務風險控制：付款方式是否合理，稅費承擔是否明確，對方發(fā)票類型是否合規(guī)，資金預算是否到位1個工作日風控部門整體風險評估：履約風險（如對方信用狀況）、政策風險（如行業(yè)監(jiān)管變化）、不可抗力條款是否完善1個工作日2.審核要點詳解業(yè)務部門審核要點：標的物/服務與需求清單是否一致（如采購合同需核對型號、參數(shù)）；履約期限是否滿足項目進度要求（如工程項目需避開雨季施工）；質(zhì)量驗收標準是否可量化（如“符合國家標準”“提供第三方檢測報告”）。法務部門審核要點：主體資格：對方是否為依法注冊的企業(yè)，是否具備相應資質(zhì)（如建筑行業(yè)需施工資質(zhì)），授權(quán)代理人是否持有有效授權(quán)委托書；條款合法性：格式條款是否排除對方主要權(quán)利（如“最終解釋權(quán)歸我方所有”無效），違約金是否過高（超過實際損失30%可能被調(diào)減）；權(quán)利義務對等性：是否存在“霸王條款”（如“我方任意解除合同，無需承擔違約責任”）；爭議解決：管轄約定是否明確（如“由合同履行地法院管轄”需明確履行地）。財務部門審核要點：付款節(jié)點：是否與履約進度匹配（如預付款不超過30%，到貨款不超過60%，質(zhì)保金10%）；稅費承擔：明確增值稅稅率（如13%、9%）及發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票）；資金安全：對方賬戶是否為對公賬戶（禁止個人賬戶收款），大額合同需核查對方征信報告。風控部門審核要點：信用風險：通過“信用中國”“天眼查”等平臺查詢對方是否為失信被執(zhí)行人、涉訴情況；政策風險：是否符合行業(yè)最新監(jiān)管規(guī)定（如數(shù)據(jù)安全類合同需符合《數(shù)據(jù)安全法》）；不可抗力：是否明確不可抗力的定義、通知義務及免責范圍（如自然災害、政策變更）。3.審核流程提交審核：申請人通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程將《合同發(fā)起審批表》及合同草案提交至業(yè)務部門負責人；依次審核：業(yè)務部門審核通過后，流轉(zhuǎn)至法務、財務、風控部門；任一部門審核不通過，需注明修改意見并退回申請人；意見匯總：法務部門匯總各部門審核意見，形成《合同內(nèi)部審核意見表》，與合同草案一并反饋至申請人；修改確認：申請人根據(jù)意見修改合同，經(jīng)發(fā)起部門負責人確認后，提交下一環(huán)節(jié)。4.支持工具：《合同內(nèi)部審核意見表》審核部門審核人審核意見修改建議審核日期是否通過業(yè)務部門質(zhì)量驗收標準需明確具體參數(shù)，僅寫“符合行業(yè)標準”易產(chǎn)生爭議增加“電腦需符合GB/T9813.1-2016標準，并提供第三方檢測報告”2024-02-21否法務部門爭議解決方式約定為“由甲方所在地法院管轄”，但未明確甲方所在地修改為“由甲方住所地（北京市區(qū)）有管轄權(quán)的人民法院管轄”2024-02-22否財務部門趙六預付款比例40%，超出公司30%的上限調(diào)整為預付款30%，到貨款支付至70%，質(zhì)保金10%2024-02-22否風控部門孫七對方為失信被執(zhí)行人，建議終止合作或要求提供擔保暫停審核，建議業(yè)務部門要求對方提供銀行保函或第三方擔保2024-02-23否（三）審批與簽署管理：權(quán)限管控與法律效力保障操作目標：通過分級審批明確決策權(quán)限，規(guī)范簽署流程，保證合同法律效力。1.審批權(quán)限劃分根據(jù)合同金額、類型及風險等級，設置差異化審批權(quán)限（示例）：審批層級審批權(quán)限部門負責人合同金額≤5萬元，或常規(guī)服務合同（如保潔、維修）分管副總5萬元＜合同金額≤50萬元，或采購/銷售合同總經(jīng)理50萬元＜合同金額≤200萬元，或技術開發(fā)、重大資產(chǎn)處置合同董事會/股東會合同金額＞200萬元，或?qū)ν馔顿Y、擔保等重大合同2.審批流程提交審批：審核通過后，申請人將合同及《合同發(fā)起審批表》提交至對應審批層級；逐級審批：審批人需在1個工作日內(nèi)完成審批，因故無法審批的，需委托他人或注明延期理由；審批通過：最后一層審批人簽署《合同審批簽署表》后，合同進入簽署環(huán)節(jié)。3.簽署規(guī)范簽署主體：法定代表人或其授權(quán)委托人（需提供《授權(quán)委托書》，載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）；簽署方式：合同需簽署原件，一式三份（甲乙雙方各執(zhí)一份，財務/法務部門存檔一份）；蓋章要求：合同騎縫章需覆蓋所有合同頁，公章清晰可辨（禁止使用公章掃描件、復印件簽署）；簽署時間：合同簽署日期不得早于審批日期，且雙方簽署日期需一致或后簽署方日期不早于先簽署方。4.支持工具：《合同審批簽署表》合同名稱審批流程審批人審批意見審批日期辦公設備采購合同部門負責人→分管副總→總經(jīng)理→→趙六同意簽署2024-02-25簽署頁掃描件（需合同首頁、簽字蓋章頁掃描件）合同份數(shù)一式三份（甲方：業(yè)務部1份、財務部1份；乙方：1份）（四）合同履行跟蹤：動態(tài)監(jiān)控與異常處理操作目標：實時掌握合同履行進度，及時發(fā)覺并解決履約異常，保證合同目的實現(xiàn)。1.履行前準備合同交底：業(yè)務部門向履行團隊（如采購部、項目部）明確合同關鍵條款（如交付時間、質(zhì)量標準、付款節(jié)點）；責任分工：指定履行責任人，明確其職責（如跟蹤生產(chǎn)進度、協(xié)調(diào)驗收事宜）；風險預判：識別潛在履約風險（如供應商產(chǎn)能不足、物流延誤），制定應對預案。2.履行中監(jiān)控進度跟蹤：責任人每周/每月填寫《合同履行跟蹤表》，記錄實際進度與計劃的差異；質(zhì)量驗收：嚴格按照合同約定標準驗收（如需第三方檢測的，需提前聯(lián)系檢測機構(gòu)）；溝通記錄：與對方的所有溝通（如催交函、變更通知）需形成書面記錄，并由對方簽字確認。3.異常處理逾期處理：對方未按期履約的，需在逾期后3日內(nèi)發(fā)送《履約催告函》，明確寬限期（一般不超過15日）；寬限期屆滿仍不履約的，可單方解除合同并追究違約責任；質(zhì)量問題：驗收不合格的，需在5日內(nèi)書面通知對方，要求其在合理期限內(nèi)（如7日）整改；整改后仍不合格的，有權(quán)拒收并要求賠償；付款異常：我方逾期付款的，需提前與對方溝通說明原因，爭取延期；對方逾期收取款項的，需留存催款證據(jù)。4.支持工具：《合同履行跟蹤表》合同編號履行階段責任人計劃完成時間實際完成時間完成情況異常說明附件（如驗收報告）CG202402001交付階段2024-03-152024-03-18延期3天物流運輸延誤物流跟蹤截圖CG202402002驗收階段2024-03-202024-03-20按時完成無驗收報告（編號：YZ2024001）（五）合同變更與解除管理：合規(guī)調(diào)整與權(quán)利救濟操作目標：規(guī)范合同變更與解除流程，避免因操作不當導致糾紛或損失擴大。1.合同變更條件雙方協(xié)商一致，簽訂《補充協(xié)議》；不可抗力導致合同無法履行（如自然災害、政策變更）；一方違約，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未糾正，另一方有權(quán)解除合同。2.變更流程變更申請：因業(yè)務需要變更合同的，由業(yè)務部門提交《合同變更/解除申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及影響；審核審批：變更審核流程與原合同審核流程一致，重大變更需重新履行審批權(quán)限；簽署補充協(xié)議：變更內(nèi)容需以《補充協(xié)議》形式明確，與原合同具有同等法律效力；更新記錄：將補充協(xié)議與原合同一并歸檔，并在《合同履行跟蹤表》中記錄變更情況。3.合同解除流程解除通知：解除權(quán)人需書面通知對方（如《解除合同通知書》），說明解除依據(jù)及事實理由；協(xié)商一致：雙方就解除后的財產(chǎn)返還、賠償損失等事項達成一致，簽訂《解除合同協(xié)議》；后續(xù)處理：已履行的部分，按約定或法律規(guī)定處理；未履行的，終止履行；因解除造成的損失，由責任方承擔。4.支持工具：《合同變更/解除申請表》字段名稱填寫說明示例合同編號原合同編號CG202402001變更/解除原因如“需求調(diào)整”“對方逾期交貨”“不可抗力”等采購數(shù)量由100臺調(diào)整為80臺變更/解除內(nèi)容詳細說明修改條款或解除后的處理方案原合同第三條數(shù)量“100臺”變更為“80臺”，總價調(diào)整為4萬元對方協(xié)商情況是否已與對方溝通，對方是否同意已溝通，對方同意變更附件清單補充協(xié)議、往來函件等1.補充協(xié)議；2.變更溝通記錄申請人負責變更/解除跟進的人員申請日期提交申請的日期2024-03-25（六）合同歸檔與復盤管理：資料留存與流程優(yōu)化操作目標：保證合同資料完整可查，通過復盤總結(jié)經(jīng)驗教訓，持續(xù)優(yōu)化合同管理流程。1.歸檔要求歸檔范圍：合同正本、審批文件、審核意見表、補充協(xié)議、履行記錄（驗收報告、付款憑證）、溝通函件等；歸檔時限：合同履行完畢或解除后10個工作日內(nèi)完成歸檔；歸檔方式：紙質(zhì)合同需裝入檔案袋，標注合同名稱、編號、日期；電子合同需存儲至企業(yè)指定的合同管理系統(tǒng)，分類命名（如“采購合同-2024-CG001”）。2.歸檔管理保管責任人：法務部門或綜合管理部指定專人負責合同歸檔與保管；保管期限：一般合同保管期限為5年，重大合同（如涉及不動產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)）保管期限為10年以上；查閱權(quán)限：因工作需要查閱合同的，需經(jīng)部門負責人及法務部門批準，并登記查閱記錄。3.復盤機制定期復盤：每季度末組織合同復盤會議，分析當期合同審核通過率、履約異常率、糾紛發(fā)生率等指標；問題總結(jié)：針對審核中常見的問題（如條款歧義、主體資格審查疏漏），制定整改措施；流程優(yōu)化：根據(jù)復盤結(jié)果，調(diào)整審核要點、審批權(quán)限或模板條款，持續(xù)提升合同管理效率。4.支持工具：《合同歸檔清單》合同編號合同名稱歸檔日期保管人存放位置保管期限檔案類型（紙質(zhì)/電子）CG202402001辦公設備采購合同2024-09-01檔案室-01-035年紙質(zhì)+電子CG202402002技術開發(fā)合同2024-09-05趙六檔案室-02-0110年紙質(zhì)+電子三、合同審核與執(zhí)行過程中的關鍵風險點與管控建議（一）主體資格審查風險風險表現(xiàn)：對方為“空殼公司”“失信被執(zhí)行人”或超越經(jīng)營范圍簽訂合同，導致合同無效或無法履約。管控建議：建立“主體資格核查清單”，要求對方提供最新年檢營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人身份證明；通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢對方信用狀況及涉訴信息；涉及特殊行業(yè)的（如食品、醫(yī)療器械），需核對方相應資質(zhì)許可證（如食品經(jīng)營許可證）。（二）合同條款歧義風險風險表現(xiàn)：關鍵條款（如履行期限、付款節(jié)點）表述模糊，引發(fā)雙方理解分歧，導致履約爭議。管控建議：法務部門審核時重點關注條款明確性，避免使用“盡快”“合理”等模糊詞匯；對易產(chǎn)生歧義的術語進行定義（如“驗收合格”指“收到貨物后15日內(nèi)完成驗收且出具書面報告”）；重要條款（如違約金、爭議解決）需加粗或單獨列出，提醒雙方注意。（三）履行證據(jù)缺失風險風險表現(xiàn)：未保留溝通記錄、驗收憑證等書面證據(jù)，發(fā)生糾紛時無法證明對方違約或我方已履行義務。管控建議：指定專人負責履行證據(jù)收集，要求每次重要溝通形成《會議紀要》或《溝通函》，由對方簽字確認；驗收時需簽署書面《驗收報告》，明確驗收結(jié)論（如“合格”“不合格，需整改”）；付款憑證需備注“合同款項”，保證資金流向與合同對應。（四）變更流程不規(guī)范風險風險表現(xiàn)：未經(jīng)審批擅自變更合同內(nèi)容，或僅通過口頭約定變更，導致補充協(xié)議無效，引發(fā)法律風險。管控建議：嚴格執(zhí)行變更審批流程，任何變更必須書面簽署《補充協(xié)議》，禁止口頭約定；重大變更（如金額增加30%以上、標的物變更）需重新履行原合同審批權(quán)限；變更后的合同文本需及時分發(fā)至各相關部門（如財務、業(yè)務），保證信息同步。（五）保密條款缺失風險風險表現(xiàn)：未約定保密義務及違約責任，導致對方泄露我方商業(yè)秘密（如技術資料、客戶信息），造成經(jīng)濟損失。管控建議：在合同中明保證密信息的范圍（如