企業(yè)合同管理制度及審核清單模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本制度及審核清單適用于各類企業(yè)（含國企、民企、外資企業(yè)等）在日常運營中涉及的各類合同管理活動，具體場景包括但不限于：采購與銷售合同：原材料采購、設(shè)備采購、產(chǎn)品銷售、服務(wù)外包等；合作與協(xié)議：戰(zhàn)略合作、技術(shù)開發(fā)、委托加工、代理經(jīng)銷等；勞動合同與勞務(wù)協(xié)議：員工聘用、兼職服務(wù)、勞務(wù)派遣等；其他專項合同：租賃合同、借款合同、保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。覆蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到歸檔的全生命周期管理，保證合同簽訂的合規(guī)性、風(fēng)險可控性及履約效率。二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草：明確需求，規(guī)范內(nèi)容發(fā)起主體：由業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項目部）根據(jù)實際需求發(fā)起，填寫《合同需求申請表》，明確合同目的、對方主體信息、核心條款（標的、數(shù)量、價格、履行期限等）及附件清單（如技術(shù)參數(shù)、圖紙、報價單等）。內(nèi)容規(guī)范：合同標題需準確反映合同性質(zhì)（如“產(chǎn)品采購合同”“項目技術(shù)服務(wù)合同”）；合同主體需包含雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（禁止填寫個人隱私信息，僅留企業(yè)公開聯(lián)系方式）；核心條款需完整：標的（名稱、規(guī)格、型號）、數(shù)量、質(zhì)量標準、價款/報酬（含稅費、支付方式）、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄）、保密條款、合同生效條件等；附件需與一一對應(yīng)，注明“本合同附件與本具有同等法律效力”。內(nèi)部審核：起草部門負責(zé)人*對合同內(nèi)容的真實性、準確性及業(yè)務(wù)必要性進行初審，簽署意見后提交法務(wù)部門審核。（二）合同審核：多維度把關(guān)，防范風(fēng)險審核主體：法務(wù)部門（合法性審核）、財務(wù)部門（財務(wù)條款審核）、業(yè)務(wù)部門（業(yè)務(wù)可行性審核）及分管領(lǐng)導(dǎo)（最終審批），根據(jù)合同金額及重要性分級審核（具體分級標準由企業(yè)根據(jù)規(guī)模自行制定，例如：10萬元以下由部門負責(zé)人審核，10萬-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，50萬元以上由總經(jīng)理/董事會審批）。審核要點：法務(wù)審核（重點）：主體資格：對方營業(yè)執(zhí)照是否有效、是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如食品生產(chǎn)需SC認證，建筑行業(yè)需施工資質(zhì)）、授權(quán)代表是否經(jīng)過合法授權(quán)（需提供授權(quán)委托書及身份證明）；條款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”，違約責(zé)任是否明確且對等，爭議解決方式是否合法有效；風(fēng)險點：知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力范圍、合同解除條件等是否清晰，是否存在履約障礙（如對方涉及未決訴訟）。財務(wù)審核（重點）：價款合理性：價格是否市場公允，是否存在虛高報價；支付方式：分期付款的節(jié)點是否與履約進度匹配，預(yù)付款比例是否符合企業(yè)規(guī)定（一般不超過30%）；稅費約定：是否明確含稅價、稅率及發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）；資金安排：是否超出企業(yè)預(yù)算，付款流程是否符合財務(wù)制度。業(yè)務(wù)審核（重點）：業(yè)務(wù)必要性：合同內(nèi)容是否與企業(yè)戰(zhàn)略目標一致，是否符合部門業(yè)務(wù)需求；履約能力：對方的生產(chǎn)/服務(wù)能力、交付周期、質(zhì)量保障措施是否滿足要求；交付標準：標的物的質(zhì)量標準、驗收方法、驗收流程是否明確。審核反饋：審核部門需在收到合同后2個工作日內(nèi)完成審核，通過《合同審核意見表》書面反饋修改意見（需注明具體條款及修改理由），起草部門根據(jù)意見修改后再次提交，直至所有部門審核通過。（三）合同簽訂：規(guī)范簽署，留存證據(jù)審批生效：審核通過后，按企業(yè)審批權(quán)限提交最終審批人（如總經(jīng)理、董事長）簽署《合同審批表》，確認合同文本正式生效。簽署規(guī)范：合同文本需為最終版本，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（公章需備案，合同專用章需在公安機關(guān)備案）；法定代表人或授權(quán)代表簽字（授權(quán)委托書需作為合同附件，明確授權(quán)范圍及期限）；雙方合同文本需保持一致，如有補充協(xié)議，需注明“補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力”，并作為合同附件；合同簽訂一式X份（至少3份：企業(yè)留存2份，對方1份），雙方各執(zhí)X份，剩余份由行政部統(tǒng)一歸檔。簽訂時間：合同文本經(jīng)雙方確認無誤后簽署，禁止“先履行后簽訂”或“倒簽合同”（特殊緊急情況需提交書面說明，經(jīng)總經(jīng)理批準后可倒簽，但需注明原因及日期）。（四）合同履行：動態(tài)跟蹤，保證履約履行責(zé)任：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，負責(zé)跟蹤對方履約進度（如交付時間、質(zhì)量驗收、服務(wù)提供等），填寫《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如預(yù)付款支付、貨物交付、驗收合格、尾款支付等）。異常處理：對方未按合同履約時，業(yè)務(wù)部門需及時收集證據(jù)（如驗收報告、溝通記錄），在3個工作日內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出《履約催告函》，并抄送法務(wù)部門；如對方逾期未整改，法務(wù)部門需評估是否啟動違約責(zé)任追究（如扣款、解除合同、訴訟等）。財務(wù)對接：財務(wù)部門根據(jù)合同約定的支付節(jié)點，憑《合同履行跟蹤表》、發(fā)票、驗收合格證明等單據(jù)辦理付款手續(xù)，禁止提前支付或超合同金額支付。（五）合同歸檔：規(guī)范存儲，便于查詢歸檔時間：合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同文本（含附件、審批表、審核意見表、履行記錄等）整理完整，提交行政部歸檔。歸檔要求：合同文本需按“合同編號”分類存儲，編號規(guī)則為“年份-部門-序號”（如2024-采購-001）；電子檔案需備份至企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)檔案需存入檔案柜，防火、防潮、防蟲；建立合同臺賬，記錄合同編號、名稱、簽訂日期、對方主體、金額、履行狀態(tài)、歸檔日期、備注等信息，便于后續(xù)查詢。保管期限：一般合同保管期限不少于10年，重要合同（如重大資產(chǎn)重組、長期戰(zhàn)略合作）需永久保管，到期前經(jīng)總經(jīng)理批準可延長保管期限。三、實用工具模板清單表1：合同審批表合同名稱編號起草部門起草人*（姓名）合同類型□采購□銷售□服務(wù)□其他對方主體名稱合同金額（元）履行期限自___年_月__日至__年__月__日核心條款摘要標的：________；數(shù)量：________；價款：________；支付方式：________附件清單1.________；2.________起草部門意見負責(zé)人簽字：________日期：____年__月__日業(yè)務(wù)部門審核意見負責(zé)人簽字：________日期：____年__月__日法務(wù)部門審核意見簽字：________日期：____年__月__日財務(wù)部門審核意見簽字：________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：________日期：____年__月__日總經(jīng)理審批意見簽字：________日期：____年__月__日表2：合同審核清單（法務(wù)專用）審核項目審核要點審核結(jié)果（√/×）備注/修改建議主體資格1.對方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)；2.是否具備相關(guān)行業(yè)資質(zhì)；3.授權(quán)代表是否合法授權(quán)合同條款合法性1.核心條款（標的、價款、履行期限）是否明確；2.違約責(zé)任是否對等；3.爭議解決方式是否合法風(fēng)險點識別1.知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確；2.不可抗力范圍是否合理；3.合同解除條件是否清晰附件完整性附件是否齊全，是否與一致其他審核結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（需說明原因）審核人：________日期：____年__月__日表3：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方主體履行階段□預(yù)付款□履約中□驗收□尾款計劃節(jié)點預(yù)付款：__月__日；交付：__月__日；驗收：__月__日；尾款：__月__日實際節(jié)點預(yù)付款：__月__日；交付：__月__日；驗收：__月__日；尾款：__月__日履行情況記錄1.月_日：對方完成貨物交付，附送貨單（編號：_____）；2.月_日：驗收合格，附驗收報告（編號：_____）異常情況如：__月__日，貨物質(zhì)量不符合約定，已發(fā)送整改函業(yè)務(wù)部門負責(zé)人簽字：________日期：____年__月__日財務(wù)部門確認簽字：________日期：____年__月__日表4：合同臺賬合同編號合同名稱簽訂日期對方主體合同金額（元）履行狀態(tài)（□未履行□履行中□已完成□終止）歸檔日期備注2024-采購-001原材料采購合同2024-01-15有限公司500,000□已完成2024-03-20無糾紛2024-銷售-005設(shè)備銷售合同2024-02-03科技公司1,200,000□履行中-預(yù)計2024-06-30交付四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵風(fēng)險提示主體資格審查風(fēng)險：未核實對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)文件，導(dǎo)致合同無效或無法追責(zé)，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢對方信用狀況，要求對方提供加蓋公章的資質(zhì)復(fù)印件。條款完整性風(fēng)險：遺漏核心條款（如質(zhì)量標準、違約責(zé)任），導(dǎo)致履約爭議，需嚴格按照《民法典》合同編條款要求，保證合同內(nèi)容無歧義、無遺漏。審核流程合規(guī)風(fēng)險：未經(jīng)法務(wù)或財務(wù)審核擅自簽訂合同，導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)法律或財務(wù)風(fēng)險，需嚴格執(zhí)行“先審核、后簽訂”原則，禁止“跳流程”審批。履約跟蹤缺失風(fēng)險：未動態(tài)跟蹤