行政辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)及其執(zhí)行方法前言為規(guī)范公司行政辦公行為，提升工作效率，保證各項(xiàng)行政工作有序開展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋辦公用品采購(gòu)、會(huì)議組織、公章使用、費(fèi)用報(bào)銷等核心行政流程，明確了各環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任分工及風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)，適用于公司全體員工及行政相關(guān)部門。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，旨在減少溝通成本、規(guī)避操作風(fēng)險(xiǎn)、保障行政工作高效合規(guī)運(yùn)行。目錄一、辦公用品采購(gòu)與管理流程二、會(huì)議組織與管理流程三、公章使用與管理流程四、費(fèi)用報(bào)銷與審批流程一、辦公用品采購(gòu)與管理流程（一）適用工作場(chǎng)景部門日常辦公消耗品采購(gòu)（如紙張、筆、文件夾、墨盒等）；新員工入職批量辦公用品配置（如辦公文具、文具套裝等）；辦公設(shè)備或耗材補(bǔ)采（如打印機(jī)配件、計(jì)算器、訂書機(jī)等）；庫(kù)存消耗品低于安全庫(kù)存時(shí)的常規(guī)補(bǔ)采。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟步驟1：需求發(fā)起責(zé)任主體：需求部門員工/部門助理操作說(shuō)明：（1）員工根據(jù)工作需要填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途說(shuō)明及需求日期；（2）部門負(fù)責(zé)人*對(duì)需求合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)后提交至行政部門。步驟2：預(yù)算與庫(kù)存審核責(zé)任主體：行政部門采購(gòu)專員*操作說(shuō)明：（1）采購(gòu)專員核對(duì)申請(qǐng)物品的庫(kù)存數(shù)量，若庫(kù)存充足則直接調(diào)撥發(fā)放；若庫(kù)存不足，則啟動(dòng)采購(gòu)流程；（2）審核采購(gòu)預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需提交財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理*審批。步驟3：采購(gòu)執(zhí)行責(zé)任主體：行政部門采購(gòu)專員*操作說(shuō)明：（1）常規(guī)物品從合格供應(yīng)商名錄中選擇至少2家對(duì)比報(bào)價(jià)，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商；（2）大額或特殊物品（如辦公設(shè)備）需通過詢價(jià)或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同；（3）下單后與供應(yīng)商確認(rèn)交貨時(shí)間，保證滿足需求日期。步驟4：入庫(kù)驗(yàn)收責(zé)任主體：行政部門庫(kù)管員*、需求部門代表操作說(shuō)明：（1）物品送達(dá)后，庫(kù)管員核對(duì)送貨單與采購(gòu)申請(qǐng)表信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌等），確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)；（2）需求部門代表對(duì)物品質(zhì)量進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收（如辦公用品的可用性、設(shè)備的功能等），驗(yàn)收合格后在《入庫(kù)驗(yàn)收單》簽字確認(rèn)；（3）庫(kù)管員更新庫(kù)存臺(tái)賬，保證賬實(shí)相符。步驟5：領(lǐng)用與發(fā)放責(zé)任主體：需求部門員工、行政部門庫(kù)管員*操作說(shuō)明：（1）員工憑審批通過的《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》至庫(kù)房領(lǐng)用，庫(kù)管員核對(duì)信息后發(fā)放物品；（2）庫(kù)管員在《辦公用品領(lǐng)用登記表》中記錄領(lǐng)用人、部門、物品名稱、數(shù)量及領(lǐng)用日期；（3）部門批量領(lǐng)用需指定專人負(fù)責(zé)登記，避免重復(fù)領(lǐng)用或浪費(fèi)。（三）配套表單模板表1：辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)用途說(shuō)明需求日期部門負(fù)責(zé)人簽字日期行政部門審核意見審批人：日期采購(gòu)結(jié)果實(shí)際單價(jià)實(shí)際總價(jià)入庫(kù)日期表2：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門領(lǐng)用人物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用人簽字（四）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)需求部門需提前3個(gè)工作日提交采購(gòu)申請(qǐng)，緊急需求需在申請(qǐng)中標(biāo)注“加急”，行政部門優(yōu)先處理；采購(gòu)過程中需保留供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同等憑證，便于財(cái)務(wù)審計(jì)；入庫(kù)驗(yàn)收時(shí)若發(fā)覺物品數(shù)量不符或質(zhì)量問題，需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨；每月5日前，行政部門上月《辦公用品采購(gòu)及領(lǐng)用明細(xì)表》提交財(cái)務(wù)部備案。二、會(huì)議組織與管理流程（一）適用工作場(chǎng)景公司內(nèi)部會(huì)議（部門例會(huì)、月度/季度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)等）；跨部門協(xié)調(diào)會(huì)（專項(xiàng)工作對(duì)接、資源調(diào)配會(huì)議等）；外部會(huì)議（客戶洽談、行業(yè)交流、對(duì)接等）；大型會(huì)議（年會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、發(fā)布會(huì)等）。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟步驟1：會(huì)議發(fā)起與審批責(zé)任主體：會(huì)議發(fā)起部門/申請(qǐng)人操作說(shuō)明：（1）填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，注明會(huì)議名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、議題、議程及所需資源（如投影設(shè)備、茶歇等）；（2）部門負(fù)責(zé)人*審核會(huì)議必要性，跨部門會(huì)議需提前征求相關(guān)部門意見；（3）大型會(huì)議或涉及外部單位的會(huì)議需提交總經(jīng)理*審批。步驟2：會(huì)議籌備責(zé)任主體：行政部門會(huì)務(wù)專員*、會(huì)議發(fā)起部門操作說(shuō)明：（1）行政部門根據(jù)審批結(jié)果預(yù)訂會(huì)議室（線上會(huì)議需測(cè)試軟件穩(wěn)定性），布置會(huì)場(chǎng)（擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備會(huì)議資料等）；（2）會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)確定主持人、發(fā)言人，提前收集會(huì)議材料，并通知參會(huì)人員（至少提前1個(gè)工作日發(fā)送會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、議程及準(zhǔn)備事項(xiàng)）；（3）外部會(huì)議需提前對(duì)接接待事宜（如簽到、引導(dǎo)、禮品等）。步驟3：會(huì)議召開與記錄責(zé)任主體：主持人、會(huì)議記錄人操作說(shuō)明：（1）參會(huì)人員提前10分鐘簽到，會(huì)議主持人按議程主持會(huì)議，控制會(huì)議時(shí)間；（2）會(huì)議記錄人需詳細(xì)記錄會(huì)議決議、行動(dòng)項(xiàng)、負(fù)責(zé)人及完成時(shí)限，形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿；（3）大型會(huì)議需安排專人負(fù)責(zé)攝影、攝像，留存會(huì)議影像資料。步驟4：會(huì)議紀(jì)要整理與分發(fā)責(zé)任主體：會(huì)議記錄人、會(huì)議發(fā)起部門操作說(shuō)明：（1）會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，會(huì)議記錄人完成《會(huì)議紀(jì)要》審核，經(jīng)會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)人*及主持人簽字確認(rèn)；（2）紀(jì)要通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門，并抄送總經(jīng)理*；（3）行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人需按紀(jì)要要求推進(jìn)工作，行政部門每周跟蹤進(jìn)度。步驟5：會(huì)議資料歸檔責(zé)任主體：行政部門檔案管理員*操作說(shuō)明：（1）會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，檔案管理員收集會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、簽到表、影像資料等，整理歸檔；（2）電子資料存入公司共享服務(wù)器“會(huì)議檔案”文件夾，紙質(zhì)資料按年度裝訂成冊(cè)。（三）配套表單模板表3：會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議名稱會(huì)議目的發(fā)起部門申請(qǐng)人預(yù)計(jì)時(shí)間預(yù)計(jì)地點(diǎn)參會(huì)人數(shù)會(huì)議類型（內(nèi)部/外部）會(huì)議議題會(huì)議議程所需資源□會(huì)議室□投影儀□麥克風(fēng)□茶歇□其他：部門負(fù)責(zé)人簽字日期行政部門審核意見審批人：日期總經(jīng)理審批意見審批人：日期表4：會(huì)議簽到表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間參會(huì)人員部門職務(wù)簽到時(shí)間（四）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)會(huì)議需明確目標(biāo)，避免無(wú)議題、無(wú)議程的“空談會(huì)議”，單次會(huì)議時(shí)長(zhǎng)原則上不超過2小時(shí)；會(huì)議通知需包含“需提前準(zhǔn)備的事項(xiàng)”，保證參會(huì)人員有備而來(lái)；會(huì)議紀(jì)要需突出“決議”和“行動(dòng)項(xiàng)”，避免流水式記錄，行動(dòng)項(xiàng)需明確“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”；會(huì)議室使用遵循“先申請(qǐng)、先使用”原則，臨時(shí)使用需提前2小時(shí)聯(lián)系行政部門協(xié)調(diào)。三、公章使用與管理流程（一）適用工作場(chǎng)景對(duì)外經(jīng)濟(jì)類文件（合同、協(xié)議、訂單、投標(biāo)書等）；對(duì)外行政類文件（證明、介紹信、授權(quán)委托書、公函等）；內(nèi)部重要文件（規(guī)章制度、通知、紅頭文件、任免決定等）；其他需以公司名義確認(rèn)的書面材料。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟步驟1：用印申請(qǐng)責(zé)任主體：用印申請(qǐng)人（一般為部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人）操作說(shuō)明：（1）填寫《公章使用申請(qǐng)表》，注明用印部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、用印文件名稱、文件編號(hào)、份數(shù)、用印事由及附件（如合同文本、掃描件等）；（2）提交至部門負(fù)責(zé)人*審核，確認(rèn)用印必要性及文件內(nèi)容合規(guī)性。步驟2：內(nèi)容審核責(zé)任主體：審核部門（法務(wù)部/行政部/財(cái)務(wù)部等）操作說(shuō)明：（1）經(jīng)濟(jì)類文件（合同、協(xié)議）需經(jīng)法務(wù)部*審核條款合規(guī)性；（2）財(cái)務(wù)類文件（付款申請(qǐng)、票據(jù)）需經(jīng)財(cái)務(wù)部*審核金額及流程準(zhǔn)確性；（3）行政類文件（證明、介紹信）需經(jīng)行政部門*核實(shí)事由真實(shí)性；（4）內(nèi)部文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。步驟3：權(quán)限審批責(zé)任主體：審批人（根據(jù)用印文件類型確定）操作說(shuō)明：（1）日常行政文件（通知、制度）：部門負(fù)責(zé)人*審批；（2）重要對(duì)外文件（合同、證明）：分管副總*審批；（3）重大文件（戰(zhàn)略合作協(xié)議、資產(chǎn)處置文件）：總經(jīng)理*審批。步驟4：用印登記與蓋章責(zé)任主體：行政部門公章管理員*操作說(shuō)明：（1）申請(qǐng)人攜帶審批通過的《公章使用申請(qǐng)表》及文件至行政部門，公章管理員核對(duì)申請(qǐng)表與文件信息（名稱、份數(shù)、內(nèi)容）是否一致；（2）核對(duì)無(wú)誤后，在指定位置（如文件落款處、騎縫處）加蓋公章，保證清晰、不歪斜；（3）在《公章使用登記表》中記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人、用印人等信息。步驟5：文件歸檔責(zé)任主體：用印部門、行政部門檔案管理員*操作說(shuō)明：（1）用印文件原件（或加蓋公章的復(fù)印件）由用印部門留存1份，作為工作依據(jù)；（2）行政部門每月收集《公章使用登記表》及用印文件樣本，整理歸檔，保存期限不少于3年；（3）涉密文件用印后需按公司保密管理規(guī)定單獨(dú)歸檔。（三）配套表單模板表5：公章使用申請(qǐng)表用印部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期文件名稱文件編號(hào)份數(shù)用印事由附件清單□合同□協(xié)議□證明□通知□其他：部門負(fù)責(zé)人審核意見簽字：日期審核部門意見（法務(wù)/財(cái)務(wù)/行政）簽字：日期審批人意見簽字：日期用印結(jié)果用印日期用印人文件領(lǐng)取簽字表6：公章使用登記表用印日期文件名稱文件編號(hào)份數(shù)申請(qǐng)人審批人用印人備注（四）執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、未審核文件上加蓋公章，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*書面批準(zhǔn)并詳細(xì)記錄；公章由行政部門專人保管，實(shí)行“專人專管、專柜存放”，保管人不得擅自委托他人代管；公章管理員需定期檢查公章使用情況，每月向總經(jīng)理*提交《公章使用月度報(bào)表》；若公章遺失或損壞，需立即報(bào)告行政部門及總經(jīng)理*，同時(shí)登報(bào)聲明作廢，按規(guī)定程序刻制新章。四、費(fèi)用報(bào)銷與審批流程（一）適用工作場(chǎng)景差旅費(fèi)用報(bào)銷（交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助、市內(nèi)交通費(fèi)等）；日常辦公費(fèi)用報(bào)銷（文具、打印費(fèi)、快遞費(fèi)、通訊費(fèi)等）；業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷（餐費(fèi)、禮品費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)等）；其他符合公司規(guī)定的費(fèi)用支出（如培訓(xùn)費(fèi)、維修費(fèi)等）。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟步驟1：費(fèi)用發(fā)生與票據(jù)收集責(zé)任主體：費(fèi)用發(fā)生人（員工）操作說(shuō)明：（1）費(fèi)用發(fā)生前需確認(rèn)是否符合公司費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)限額等），超標(biāo)準(zhǔn)部分需提前申請(qǐng)；（2）取得合規(guī)發(fā)票（增值稅發(fā)票），發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號(hào)、項(xiàng)目、金額等信息準(zhǔn)確無(wú)誤，且與實(shí)際消費(fèi)內(nèi)容一致；（3）差旅費(fèi)需附《出差審批單》，招待費(fèi)需附《招待費(fèi)申請(qǐng)表》（含招待對(duì)象、事由、標(biāo)準(zhǔn)等）。步驟2：報(bào)銷單填寫與粘貼責(zé)任主體：費(fèi)用發(fā)生人（員工）操作說(shuō)明：（1）填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，注明報(bào)銷部門、報(bào)銷人、報(bào)銷日期、費(fèi)用類型、費(fèi)用明細(xì)（項(xiàng)目、金額、日期、事由）、報(bào)銷總金額及附件張數(shù)；（2）發(fā)票按時(shí)間順序整齊粘貼在《費(fèi)用報(bào)銷單》背面，每張發(fā)票需注明“與報(bào)銷單一致”，大額發(fā)票（如住宿費(fèi)）需附消費(fèi)清單；（3）手工填寫的報(bào)銷單需字跡清晰，不得涂改，電子報(bào)銷單需通過OA系統(tǒng)提交。步驟3：部門審核責(zé)任主體：部門負(fù)責(zé)人*操作說(shuō)明：（1）部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷內(nèi)容的真實(shí)性、合理性及是否符合費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)；（2）審核發(fā)票是否合規(guī)、附件是否齊全，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。步驟4：財(cái)務(wù)復(fù)核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部審核會(huì)計(jì)*操作說(shuō)明：（1）財(cái)務(wù)部核對(duì)報(bào)銷單與發(fā)票信息是否一致，發(fā)票真?zhèn)渭岸悇?wù)合規(guī)性；（2）檢查費(fèi)用是否符合預(yù)算、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及審批權(quán)限，超預(yù)算或超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用需退回補(bǔ)充說(shuō)明；（3）復(fù)核無(wú)誤后，在《費(fèi)用報(bào)銷單》上簽字確認(rèn)，提交財(cái)務(wù)部經(jīng)理*審批。步驟5：付款與賬務(wù)處理責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部出納*操作說(shuō)明：（1）財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批通過后，出納按公司規(guī)定時(shí)間（如每周三、周五）安排付款；（2）通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至員工工資卡，報(bào)銷人簽字確認(rèn)收款；（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)報(bào)銷憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，保證賬實(shí)一致。（三）配套表單模板表7：費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)銷部門報(bào)銷人報(bào)銷日期費(fèi)用類型□差旅費(fèi)□辦公費(fèi)□招待費(fèi)□其他：報(bào)銷總金額費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目金額附件張數(shù)部門負(fù)責(zé)人簽字財(cái)務(wù)審核意見財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□現(xiàn)金收款賬號(hào)表8：差旅費(fèi)報(bào)銷明細(xì)表出差人部門出差地點(diǎn)出差日期交通費(fèi)出發(fā)地目的地金額住宿費(fèi)日期金額憑證張數(shù)伙食補(bǔ)助天數(shù)標(biāo)準(zhǔn)/天金額市內(nèi)交通費(fèi)天數(shù)標(biāo)準(zhǔn)/天金額出差審批