企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單與審批單模板工具指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本模板工具適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司）的費(fèi)用報(bào)銷管理，覆蓋員工因公開展業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各類費(fèi)用報(bào)銷場(chǎng)景，包括但不限于：日常辦公費(fèi)用：辦公用品采購(gòu)、通訊費(fèi)、快遞費(fèi)、打印復(fù)印費(fèi)等；差旅費(fèi)用：交通費(fèi)（機(jī)票、火車票、打車票）、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通補(bǔ)助、伙食補(bǔ)助等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)用：客戶接待餐費(fèi)、禮品費(fèi)、活動(dòng)場(chǎng)地租賃費(fèi)等；其他合規(guī)費(fèi)用：培訓(xùn)費(fèi)、市場(chǎng)推廣費(fèi)、固定資產(chǎn)維修費(fèi)等。典型應(yīng)用場(chǎng)景舉例：銷售部員工*某為拜訪客戶產(chǎn)生差旅費(fèi)，需報(bào)銷往返高鐵票及住宿費(fèi)；行政部員工*某采購(gòu)辦公用打印機(jī)，需報(bào)銷設(shè)備購(gòu)置款及耗材費(fèi)；市場(chǎng)部員工*某組織客戶答謝會(huì)，需報(bào)銷場(chǎng)地租賃、餐飲及禮品費(fèi)用。二、費(fèi)用報(bào)銷全流程操作指南（一）第一步：費(fèi)用發(fā)生與票據(jù)準(zhǔn)備費(fèi)用發(fā)生規(guī)范：?jiǎn)T工因公產(chǎn)生的費(fèi)用需提前與部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)必要性（如大額費(fèi)用、非常規(guī)費(fèi)用），保證費(fèi)用符合公司預(yù)算及報(bào)銷政策。票據(jù)收集要求：取得合法合規(guī)的原始票據(jù)（如增值稅發(fā)票、電子發(fā)票、行程單、付款憑證等），發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號(hào)、項(xiàng)目名稱、金額等信息完整無誤，避免涂改、破損；差旅報(bào)銷需附行程單（注明出發(fā)地、目的地、往返日期）、住宿費(fèi)明細(xì)（含酒店名稱、入住天數(shù)、單價(jià)）；業(yè)務(wù)招待費(fèi)需注明接待對(duì)象（單位/個(gè)人）、接待事由、參與人數(shù)。（二）第二步：填寫費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單登錄報(bào)銷系統(tǒng)/模板：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)或本模板電子版，填寫《費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單》（模板詳見第三章）。逐項(xiàng)填寫信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)人姓名（*某）、所屬部門、職位、報(bào)銷日期、聯(lián)系方式（保證可及時(shí)溝通）；費(fèi)用信息：選擇費(fèi)用類型（勾選“差旅費(fèi)”“辦公費(fèi)”等），填寫報(bào)銷期間（如“2024年3月1日-3月15日”），預(yù)算科目（按公司財(cái)務(wù)制度填寫，如“銷售費(fèi)用-差旅費(fèi)”）；費(fèi)用明細(xì)：按費(fèi)用項(xiàng)目逐行填寫（如“高鐵票”“住宿費(fèi)”），注明每筆費(fèi)用的發(fā)生日期、金額（大小寫一致）、備注（如“北京-上海高鐵票，出差事由：客戶拜訪”）；附件清單：填寫所附票據(jù)張數(shù)（如“發(fā)票3張，行程單1份”），并在“附件”處粘貼票據(jù)原件（電子版需掃描件/PDF）。簽字確認(rèn)：申請(qǐng)人核對(duì)信息無誤后，在“申請(qǐng)人簽字”處手寫簽字，日期填寫提交當(dāng)日。（三）第三步：部門負(fù)責(zé)人審核提交申請(qǐng)：將填寫完整的《費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單》及附件提交至部門負(fù)責(zé)人（如銷售部經(jīng)理*某）。審核要點(diǎn)：費(fèi)用是否屬于部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合業(yè)務(wù)真實(shí)性（如出差事由與部門業(yè)務(wù)匹配）；費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定（如差旅住宿費(fèi)上限、招待費(fèi)人均標(biāo)準(zhǔn)）；票據(jù)是否齊全、合規(guī)，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確。審核結(jié)果：審核通過：部門負(fù)責(zé)人在“部門審核”欄簽字，并注明“同意報(bào)銷”，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門；審核不通過：注明退回原因（如“票據(jù)抬頭錯(cuò)誤”“超預(yù)算”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（四）第四步：財(cái)務(wù)部門復(fù)核接收材料：財(cái)務(wù)部門（如財(cái)務(wù)專員*某）接收經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核的報(bào)銷單及附件。復(fù)核重點(diǎn)：合規(guī)性：發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^稅務(wù)平臺(tái)查驗(yàn)）、抬頭稅號(hào)是否正確、費(fèi)用是否符合稅法規(guī)定（如業(yè)務(wù)招待費(fèi)需提供招待清單）；完整性：報(bào)銷單填寫是否無遺漏（如申請(qǐng)人簽字、部門審核簽字），附件是否與清單一致；準(zhǔn)確性：費(fèi)用金額合計(jì)、預(yù)算科目匹配、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算（如差旅伙食補(bǔ)助是否按公司標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）。復(fù)核結(jié)果：復(fù)核通過：財(cái)務(wù)人員在“財(cái)務(wù)復(fù)核”欄簽字，標(biāo)注“合規(guī)”，根據(jù)審批權(quán)限流轉(zhuǎn)至下一級(jí)；復(fù)核不通過：注明問題（如“發(fā)票代碼有誤”“補(bǔ)助金額超標(biāo)”），退回申請(qǐng)人補(bǔ)充材料或修改。（五）第五步：分級(jí)審批（按權(quán)限）根據(jù)公司費(fèi)用審批權(quán)限表（示例：?jiǎn)喂P費(fèi)用≤5000元由部門經(jīng)理審批；5000元＜單筆費(fèi)用≤20000元由分管副總某審批；＞20000元由總經(jīng)理某審批），逐級(jí)完成審批：部門經(jīng)理審批：復(fù)核費(fèi)用合理性，簽字確認(rèn)；分管副總審批：重點(diǎn)審核大額費(fèi)用、跨部門費(fèi)用，簽字確認(rèn)；總經(jīng)理審批：對(duì)超出分管副總權(quán)限或特殊費(fèi)用（如重大項(xiàng)目招待費(fèi)）進(jìn)行最終審批。注：審批人需在對(duì)應(yīng)審批欄手寫簽字，不得代簽，并注明審批日期。（六）第六步：出納付款與歸檔付款執(zhí)行：審批完成后，出納（*某）核對(duì)報(bào)銷單及審批簽字，通過銀行轉(zhuǎn)賬/現(xiàn)金方式向申請(qǐng)人付款，同時(shí)在“出納付款”欄簽字，注明付款日期。單據(jù)歸檔：財(cái)務(wù)部門將報(bào)銷申請(qǐng)單、審批單、附件等整理成冊(cè)，按月度/季度歸檔保存，保存期限符合會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定（通常≥5年）。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板表格（含申請(qǐng)單與審批單）（一）費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單模板公司名稱：××有限公司單據(jù)編號(hào)：（由財(cái)務(wù)部門按規(guī)則填寫，如“FY202403001”）基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請(qǐng)人姓名*某所屬部門銷售部職位銷售代表報(bào)銷日期2024年3月20日聯(lián)系方式138費(fèi)用信息內(nèi)容費(fèi)用類型□差旅費(fèi)□辦公費(fèi)□業(yè)務(wù)招待費(fèi)□其他：________報(bào)銷期間2024年3月10日-2024年3月15日預(yù)算科目銷售費(fèi)用-差旅費(fèi)申請(qǐng)金額（大寫）人民幣叁仟貳佰伍拾元整申請(qǐng)金額（小寫）￥3,250.00費(fèi)用明細(xì)序號(hào)——————–—————————————1234附件清單發(fā)票3張，行程單1份，出租車票12張申請(qǐng)人簽字___________（二）費(fèi)用報(bào)銷審批單模板（與申請(qǐng)單合并使用，或單獨(dú)作為審批流程頁）審批流程審批環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字日期部門審核部門經(jīng)理*某同意報(bào)銷__________2024-03-21財(cái)務(wù)復(fù)核財(cái)務(wù)專員*某票據(jù)合規(guī)，金額準(zhǔn)確__________2024-03-22分級(jí)審批（按權(quán)限）分管副總（＞5000元）*某業(yè)務(wù)合理，同意支付__________2024-03-23總經(jīng)理（＞20000元）*某出納付款出納*某已轉(zhuǎn)賬付款__________2024-03-25備注如需補(bǔ)充說明，可在此填寫：__________四、填寫與審批關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）票據(jù)合規(guī)性“三嚴(yán)禁”嚴(yán)禁無票報(bào)銷：所有費(fèi)用必須取得合法原始憑證，電子發(fā)票需打印并加蓋“發(fā)票專用章”，手寫無效；嚴(yán)禁虛假票據(jù)：禁止偽造、變?cè)彀l(fā)票或使用過期發(fā)票，財(cái)務(wù)部門將通過“全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)”核驗(yàn)真?zhèn)?；?yán)禁拆分報(bào)銷：不得將超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用拆分為多筆低額費(fèi)用報(bào)銷（如將6000元招待費(fèi)拆分為3筆2000元），一經(jīng)發(fā)覺按公司制度處罰。（二）填寫完整性“四必填”申請(qǐng)人信息必填：姓名、部門、聯(lián)系方式缺一不可，便于財(cái)務(wù)溝通；費(fèi)用明細(xì)必填：每筆費(fèi)用需注明發(fā)生日期、項(xiàng)目、金額，禁止只填合計(jì)金額；預(yù)算科目必填：按公司財(cái)務(wù)制度選擇對(duì)應(yīng)科目（如“管理費(fèi)用-辦公費(fèi)”），避免錯(cuò)選導(dǎo)致預(yù)算偏差；簽字欄必填：申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)復(fù)核人、審批人需手寫簽字，電子簽名需經(jīng)公司系統(tǒng)認(rèn)證。（三）審批時(shí)效性“兩及時(shí)”及時(shí)提交：費(fèi)用發(fā)生后需在30個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)（特殊情況需提前向財(cái)務(wù)部門說明），逾期未提交原則上不予報(bào)銷；及時(shí)審批：審批人需在收到報(bào)銷單2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，無正當(dāng)理由拖延審批導(dǎo)致付款延誤的，將納入績(jī)效考核。（四）特殊情況處理預(yù)借差旅費(fèi)：出差前可填寫《借款單》，審批通過后預(yù)支現(xiàn)金，出差后10個(gè)工作日內(nèi)憑報(bào)銷單沖抵借款，多退少補(bǔ)；緊急費(fèi)用：如需緊急支付（如客戶突發(fā)接待），可先通過OA系統(tǒng)提交緊急申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理審批后先行付款，事