行政公文寫作與檔案管理一體化工具使用指南一、適用工作場景本工具適用于各級機關、企事業(yè)單位、社會團體等組織的行政公文全生命周期管理，覆蓋公文起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔、借閱、利用及銷毀等環(huán)節(jié)，尤其適合以下高頻工作場景：（一）機關日常行政事務公文起草與流轉：如年度工作總結請示、會議紀要、通知通告、函件等正式文件的擬稿、部門審核、領導簽發(fā)流程，需規(guī)范格式并留痕操作軌跡。檔案分類與歸檔：針對年度形成的紅頭文件、會議材料、項目審批材料等，按《機關檔案管理規(guī)定》進行分類、組卷、著錄，保證檔案可檢索、可追溯。（二）企業(yè)項目文件管理項目公文存檔：建設項目中的立項批復、合同協(xié)議、驗收報告等文件，需與公文系統(tǒng)聯(lián)動，實現(xiàn)項目文件與公文的一體化歸檔。審計與合規(guī)檢查：應對內外部審計時，快速調取指定時間段、類別的公文檔案，提供完整文件鏈條及審批記錄。（三）跨部門協(xié)作與信息共享多部門會簽文件：涉及多個部門職責的公文（如聯(lián)合發(fā)文、制度修訂），通過工具實現(xiàn)線上并行審核，避免紙質文件傳遞滯后問題。檔案權限分級利用：根據(jù)員工崗位設置檔案借閱權限，保證敏感信息（如涉密文件、未公開決策）的安全可控。二、標準化操作流程本工具將公文寫作與檔案管理流程深度融合，分為“公文起草—審核簽發(fā)—印發(fā)登記—檔案歸檔—借閱利用—到期處置”六大環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，保證文件從“產(chǎn)生”到“銷毀”的全過程可控。（一）公文起草：規(guī)范內容與格式操作目標：保證公文要素完整、格式合規(guī)，為后續(xù)歸檔奠定基礎。操作步驟：登錄系統(tǒng)并新建公文打開“行政公文與檔案管理系統(tǒng)”，使用工號登錄，選擇“公文管理—新建公文”。填寫公文基礎信息：文號（自動或手動錄入，規(guī)則為“機關代字〔年份〕序號號”，如“X政辦〔2023〕15號”）、密級（公開/內部/秘密/機密，默認為“公開”）、緊急程度（特急/加急/平件，默認為“平件”）。選擇公文模板并填寫內容根據(jù)公文類型（如通知、報告、函）選擇對應模板，模板已預設標準格式（標題二號小標宋體、三號仿宋GB2312、行距28磅等）。錄入標題（居中，完整概括公文內容）、主送機關（公文的主要受理機關，頂格編排）、（每段首行縮進2字符，結構清晰，包含事由、事項、執(zhí)行要求等）、附件說明（如有附件，注明附件名稱及件數(shù)）、發(fā)文機關署名（使用機關全稱或規(guī)范化簡稱）、成文日期（阿拉伯數(shù)字，如“2023年10月26日”）。保存與提交“保存草稿”，系統(tǒng)自動公文唯一編碼（如“XZ20231026001”），可暫存后續(xù)修改。確認內容無誤后，“提交審核”，系統(tǒng)根據(jù)預設流程自動推送至下一環(huán)節(jié)審核人（如部門負責人）。工具支持：系統(tǒng)內置《政機關公文處理工作條例》規(guī)定的15種公文模板，支持格式自動校驗，如字體、字號、頁碼等不符合要求時，系統(tǒng)彈出提示。（二）審核簽發(fā)：保證公文權威性操作目標：通過多級審核與領導簽發(fā)，保證公文內容準確、程序合規(guī)。操作步驟：部門審核審核人登錄系統(tǒng)，在“待辦事項”中接收公文，重點審核內容真實性（數(shù)據(jù)、事實是否準確）、程序合規(guī)性（是否需前置審批）、格式規(guī)范性（要素是否齊全）。審核通過：“同意審核”，填寫審核意見（如“內容已核對，同意提交”），推送至下一環(huán)節(jié)。審核不通過：“退回修改”，填寫具體修改意見（如“附件缺失，請補充項目驗收報告”），公文狀態(tài)變更為“退回”，擬稿人可修改后重新提交。會簽（如需）涉及多個部門職責的公文，系統(tǒng)自動觸發(fā)“會簽流程”，各會簽部門依次審核。會簽人需在2個工作日內完成審核，逾期未操作系統(tǒng)自動提醒。領導簽發(fā)審核通過后，公文推送至簽發(fā)人（如單位分管領導或主要負責人）。簽發(fā)人重點審核公文的政治方向、重大決策事項是否合規(guī)，“同意簽發(fā)”后，公文狀態(tài)變更為“已簽發(fā)”，系統(tǒng)自動簽發(fā)記錄（含簽發(fā)人、簽發(fā)日期、簽發(fā)意見）。工具支持：審核流程可自定義設置（如“部門負責人—分管領導—主要領導”），系統(tǒng)記錄全流程操作日志，包括操作人、時間、意見，不可篡改。（三）印發(fā)登記：規(guī)范公文分發(fā)操作目標：準確記錄公文印發(fā)份數(shù)、分發(fā)范圍，保證分發(fā)留痕。操作步驟：印發(fā)稿簽發(fā)完成后，系統(tǒng)自動“公文印發(fā)稿”，包含紅頭文件格式、文號、標題、發(fā)文機關、成文日期等要素，支持導出PDF或Word格式。填寫印發(fā)登記表登錄“印發(fā)管理”模塊，選擇“新增印發(fā)登記”，填寫以下信息：公文編碼：關聯(lián)已簽發(fā)公文的唯一編碼；印制份數(shù)：根據(jù)實際需求填寫（如“10份”）；分送范圍：列出接收部門或人員（如“各科室、下屬單位”）；印制人：填寫負責文件印制的姓名（*某某）；印制日期：文件完成印刷的日期。分發(fā)與存檔印制完成后，按分送范圍分發(fā)文件，接收人簽字確認；紙質文件由辦公室統(tǒng)一留存1份（原稿），電子文件同步至系統(tǒng)“公文庫”。工具支持：印發(fā)登記表自動關聯(lián)公文信息，避免重復錄入，支持按文號、日期查詢印發(fā)記錄。（四）檔案歸檔：實現(xiàn)公文向檔案轉化操作目標：將已辦結公文按規(guī)范整理為檔案，保證檔案齊全、分類科學。操作步驟：確定歸檔范圍根據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，已簽發(fā)的公文（含、附件、簽發(fā)單、印發(fā)稿等）均需歸檔，涉密文件單獨管理。檔案分類與組卷登錄“檔案管理”模塊，選擇“檔案歸檔”，系統(tǒng)自動提取已辦結公文信息（文號、標題、成文日期、發(fā)文機關等）。選擇檔案分類號（按《檔案分類表》，如“行政類—綜合管理—D001”），填寫保管期限（永久/30年/10年，根據(jù)公文類型確定，如“年度工作總結”為“永久”）。組卷：將同一事由的公文組成一卷（如“2023年度項目立項文件”），填寫卷內目錄（含序號、題名、責任者、日期、頁號等）。著錄與入庫系統(tǒng)自動檔案著錄條目，補充題名（如“市2023年度重點項目立項文件”）、責任者（發(fā)文機關）、頁數(shù)（總頁數(shù)）、密級等信息。電子檔案（PDF格式，需包含公文所有要素），確認無誤后“確認歸檔”，檔案狀態(tài)變更為“在庫”。工具支持：系統(tǒng)內置《檔案分類表》和《保管期限表》，支持自動匹配分類號和保管期限，減少人工誤差。（五）借閱利用：規(guī)范檔案調用操作目標：在保證檔案安全的前提下，滿足工作查閱需求。操作步驟：提交借閱申請登錄系統(tǒng)，選擇“檔案借閱”，填寫借閱申請表：借閱人：姓名（*某某）、所在部門、聯(lián)系方式；檔案信息：檔案編碼、題名、分類號；借閱用途（如“年度審計工作查閱”）、借閱期限（最長不超過30天）。審批與借閱借閱申請推送至檔案管理員（部門負責人），審批通過后，檔案管理員調取檔案（電子檔案直接在線查看，紙質檔案至檔案室領?。＝栝喨诵柙凇稒n案借閱登記表》上簽字，注明借閱日期、歸還日期。歸還與檢查借閱到期后，借閱人歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性（如無缺頁、涂改），確認無誤后更新檔案狀態(tài)為“在庫”。工具支持：系統(tǒng)記錄借閱日志（含借閱人、時間、歸還時間、審批人），支持設置借閱權限（如涉密檔案僅限特定崗位借閱）。（六）到期處置：規(guī)范檔案銷毀操作目標：對超過保管期限的檔案，按規(guī)定程序銷毀，避免檔案堆積。操作步驟：鑒定與審核檔案管理員定期（每年年底）對到期檔案進行鑒定，填寫《檔案銷毀清冊》，內容包括檔案編碼、題名、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等。清冊提交至單位檔案鑒定小組（由分管領導、部門負責人、檔案員組成）審核，確認無保存價值后，報上級檔案管理部門備案。銷毀與監(jiān)銷選擇保密銷毀方式（如碎紙機銷毀），由2名以上人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在《檔案銷毀清冊》上簽字，注明銷毀日期、方式。系統(tǒng)更新檔案狀態(tài)為“已銷毀”，保留銷毀記錄10年。工具支持：系統(tǒng)自動提醒到期檔案，《檔案銷毀清冊》模板，支持銷毀記錄電子存檔。三、核心工具模板清單本工具配套6類標準化模板，覆蓋公文起草、審核、歸檔、借閱等全流程，模板字段設計符合行業(yè)規(guī)范，可直接使用或根據(jù)單位需求微調。（一）公文擬稿單字段名稱填寫說明示例文號按機關代字〔年份〕序號號規(guī)則填寫，由系統(tǒng)自動或手動錄入X政辦〔2023〕15號密級公開/內部/秘密/機密，默認為“公開”內部緊急程度特急/加急/平件，默認為“平件”平件標題完整概括公文內容，居中編排關于開展2023年度安全檢查的通知主送機關公文的主要受理機關，頂格編排，多個機關間用逗號分隔各科室、下屬單位抄送機關需知曉公文內容的機關，抄送機關后加逗號市辦公室擬稿部門起草公文的部門全稱辦公室擬稿人起草人姓名，用*號代替*某某聯(lián)系電話擬稿人辦公電話，用于審核人溝通0X-5678附件說明如有附件，注明附件名稱及件數(shù)，格式為“附件：1.X；2.X”附件：1.檢查方案；2.評分標準內容按模板格式錄入，包含事由、事項、執(zhí)行要求等（略）審核意見部門審核人填寫，通過/退回及理由內容已核對，同意提交會簽意見會簽部門填寫，格式同審核意見（略）簽發(fā)意見簽發(fā)人填寫，同意/不同意及理由同意印發(fā)簽發(fā)人領導姓名，用*號代替*某某簽發(fā)日期領導簽發(fā)公文的日期，格式為“YYYY年MM月DD日”2023年10月26日（二）公文審核意見表審核環(huán)節(jié)審核人（*某某）審核時間審核意見處理結果部門審核*某某2023-10-25附件缺失，請補充《2023年安全檢查方案》退回修改會簽（財務科）*某某2023-10-26檢查經(jīng)費預算需經(jīng)財務科復核，建議增加“經(jīng)費來源”說明同意，待財務復核領導簽發(fā)*某某2023-10-27同意印發(fā)，請按審核意見修改后重新提交同意簽發(fā)（三）檔案分類表（示例）一級類目二級類目三級類目分類號說明行政類（A）綜合管理（A01）會議材料A0101包含組會、辦公會、專題會紀要等保管期限：永久工作總結A0102年度/季度/月度工作總結、計劃保管期限：30年項目管理（A02）立批文件A0201項目建議書、可行性研究報告、立項批復保管期限：永久合同協(xié)議A0202項目合同、補充協(xié)議、驗收報告保管期限：永久（四）檔案著錄表字段名稱填寫說明示例檔案編碼系統(tǒng)自動，格式為“NL+年份+分類號+流水號”，如“NL2023A01001”NL2023A01001題名檔案完整標題，與公文標題一致市2023年度安全檢查通知責任者發(fā)文機關全稱市人民辦公室日期公文成文日期2023-10-26頁數(shù)檔案總頁數(shù)（含、附件、簽發(fā)單等）5保管期限永久/30年/10年30年密級公開/內部/秘密/機密內部存儲位置電子檔案存儲路徑（如“服務器/檔案庫/2023/行政類”）或檔案柜編號服務器/檔案庫/2023/A01摘要簡述檔案主要內容（100字以內）通知部署全市安全檢查工作，明確檢查范圍、內容及時間安排（五）檔案借閱申請表字段名稱填寫說明示例借閱人姓名（*某某）、所在部門*某某，辦公室聯(lián)系方式借閱人辦公電話0X-5678檔案編碼需借閱檔案的唯一編碼NL2023A01001題名檔案標題市2023年度安全檢查通知借閱用途說明借閱原因（如“撰寫年度工作總結”“配合審計檢查”）配合審計檢查借閱期限自借閱之日起計算，最長不超過30天2023-11-01至2023-11-30審批人意見檔案管理員或部門負責人填寫，同意/不同意同意借閱歸還日期實際歸還檔案的日期2023-11-28檔案狀態(tài)在庫/借出/已銷毀借出（六）檔案銷毀清冊序號檔案編碼題名保管期限數(shù)量（份）銷毀原因監(jiān)銷人（*某某）銷毀日期備注1NL2020A010022020年度工作總結30年1保管期限已屆滿某某、某某2023-11-15無保存價值2NL2021A02003項目合同（2021年）永久1項目已完結，合同已履行完畢某某、某某2023-11-15電子備份已留存四、使用風險提示為保證工具有效應用，避免操作失誤導致公文處理不規(guī)范或檔案丟失，需重點關注以下風險點：（一）格式規(guī)范風險風險表現(xiàn)：公文字體、字號、行距等不符合《政機關公文格式》標準，影響公文權威性。應對措施：優(yōu)先使用系統(tǒng)內置模板，啟用“格式自動校驗”功能，對不符合要求的字段（如標題未居中、未縮進）進行實時提醒；定期組織公文格式培訓，保證擬稿人熟悉規(guī)范要求。（二）保密管理風險風險表現(xiàn)：涉密公文未按密級管理，借閱權限設置不當，導致信息泄露。應對措施：嚴格區(qū)分公文密級，涉密公文（秘密及以上）需在“密級”字段準確選擇，并加密存儲；借閱權限實行“最小化”原則，僅允許崗位必需人員借閱，涉密檔案借閱需經(jīng)單位分管領導審批。（三）檔案完整性風險風險表現(xiàn)：歸檔時遺漏附件、簽發(fā)單等關鍵材料，導致檔案不完整。應對措施：系統(tǒng)自動關聯(lián)公文所有關聯(lián)材料（、附件、簽發(fā)單、印發(fā)稿），歸檔前逐項核對；檔案管理員定期抽查歸檔檔案，保證材料齊全，發(fā)覺遺漏及時補充。（四）操作流程風險風險表現(xiàn)：審核、簽發(fā)流程跳環(huán)節(jié)或逆向操作，違反公文處理程序。應對措施：系統(tǒng)固化審核流程（如“部門負責人—分管領導—主要領導”），禁止逆向操作；操作日志實時記錄全流程，定期審計日志，發(fā)覺異