機關(guān)單位檔案管理制度手冊第一章總則一、目的與依據(jù)為規(guī)范機關(guān)單位檔案管理工作，有效保護和利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案在單位履職、歷史傳承、服務(wù)社會中的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際工作特點，制定本檔案管理制度手冊。二、適用范圍本制度適用于本機關(guān)及所屬各部門、下屬單位的檔案管理工作，涵蓋文書、業(yè)務(wù)、人事、科技、聲像、實物等各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀及信息化管理全過程。三、檔案定義與范疇本制度所稱“檔案”，是指機關(guān)在履行職能過程中形成的，對國家、社會和單位具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件、實物等不同形式和載體的歷史記錄。第二章管理職責一、檔案管理部門職責檔案管理部門（如綜合辦公室、檔案科）作為檔案工作的統(tǒng)籌管理機構(gòu)，主要承擔以下工作任務(wù)：1.貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和方針政策，結(jié)合單位實際制定、完善檔案管理制度及業(yè)務(wù)規(guī)范；2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作，對各部門檔案管理進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；3.負責檔案的集中保管、整理編目、鑒定銷毀、利用服務(wù)及信息化建設(shè)工作；4.組織開展檔案宣傳、培訓及學術(shù)交流活動，提升全員檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。二、各科室（部門）職責機關(guān)各科室（含下屬單位）是檔案形成的責任主體，需履行以下職責：1.指定專人負責本科室文件材料的收集、整理和預(yù)歸檔工作，確保文件材料真實、完整、準確；2.按照檔案管理要求，定期向檔案管理部門移交本科室形成的檔案，移交前做好分類、編號及目錄編制；3.配合檔案管理部門開展檔案鑒定、利用及信息化建設(shè)工作，提供業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案說明和技術(shù)支持。三、檔案管理員職責檔案管理員（含兼職人員）是檔案管理的直接責任人，需履行以下職責：1.負責檔案的日常接收、整理、保管、統(tǒng)計及安全防護工作，確保檔案實體與信息安全；2.辦理檔案借閱、復(fù)制、利用等手續(xù)，做好利用登記與反饋；3.參與檔案鑒定、銷毀及信息化建設(shè)工作，協(xié)助開展檔案數(shù)字化、電子檔案管理等任務(wù)；4.定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、破損、失泄密等問題及時報告并采取補救措施。第三章檔案收集與整理一、收集范圍機關(guān)檔案收集涵蓋以下類別（根據(jù)單位職能調(diào)整補充）：1.文書檔案：機關(guān)公文、會議材料、工作計劃、總結(jié)、請示報告、批復(fù)、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表等；2.業(yè)務(wù)檔案：行政審批、執(zhí)法檢查、項目管理、服務(wù)事項辦理等業(yè)務(wù)過程中形成的文件材料；3.人事檔案：干部職工的履歷、考核、獎懲、職稱評審、工資調(diào)整等個人檔案材料（按人事管理規(guī)定單獨管理）；4.科技檔案：基建工程圖紙、設(shè)備說明書、技術(shù)改造方案、科研項目報告等；5.聲像檔案：會議、活動、工作場景的照片、視頻，重要人物講話錄音等；6.實物檔案：榮譽證書、獎杯、獎牌、印章、禮品等具有紀念或憑證價值的實物。二、收集要求1.及時性：各科室應(yīng)在文件材料辦理完畢后及時收集并整理；年度結(jié)束后3個月內(nèi)，完成本年度檔案的預(yù)歸檔工作；2.完整性：確保每份文件的正文、附件、簽報、審批單等相關(guān)材料齊全，電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息完整；3.準確性：文件材料內(nèi)容真實、字跡清晰（禁用鉛筆、圓珠筆書寫），電子文件格式規(guī)范（如PDF、JPG、DOC等），無重復(fù)或無效材料。三、整理規(guī)范1.分類方法：采用“年度—機構(gòu)（部門）—問題—保管期限”或“年度—問題—保管期限”分類法，根據(jù)單位規(guī)模和業(yè)務(wù)特點選擇；2.整理步驟：組卷（件）：將同類、同主題或同業(yè)務(wù)的文件材料組合成卷（或件），區(qū)分永久、30年、10年保管期限；編號編目：為每卷（件）編制檔號（如“年度-部門-類別-序號”），填寫卷內(nèi)目錄、備考表，電子檔案同步生成元數(shù)據(jù)目錄；裝訂裝盒：紙質(zhì)檔案采用線裝或膠裝（避免損壞字跡），裝入檔案盒并填寫盒脊標簽；電子檔案按類別存儲于專用服務(wù)器或存儲介質(zhì)。第四章檔案保管與利用一、保管條件1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)獨立設(shè)置，遠離水源、熱源，具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防光、防高溫（“八防”）功能；配備溫濕度記錄儀、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥、監(jiān)控設(shè)備等；2.保管期限：按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案保管期限（永久、30年、10年），標注于檔案目錄及實體上。二、借閱利用流程1.內(nèi)部借閱：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明用途、期限，經(jīng)科室負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱；檔案管理員核對信息，提供檔案（紙質(zhì)檔案限在閱覽室查閱，確需借出的需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，限期歸還）；歸還時檢查檔案完整性，注銷借閱記錄。2.外部利用：外部單位需持介紹信，說明利用目的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員陪同查閱，原則上不提供原件借出；需復(fù)制檔案的，填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)審批后由檔案管理員操作，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制件”印章。三、利用服務(wù)方式1.查閱服務(wù)：開放檔案可在閱覽室查閱，涉密檔案需按保密規(guī)定審批；2.復(fù)制摘錄：經(jīng)審批后，可為利用者提供檔案復(fù)制件或摘錄件，注明用途和有效期限；3.編研服務(wù)：檔案管理部門定期編研檔案資料（如年鑒、專題匯編），為單位決策、工作查考提供參考。第五章檔案鑒定與銷毀一、鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)科室、紀檢監(jiān)察部門人員組成的檔案鑒定小組，每10年對到期檔案（保管期限屆滿）進行鑒定。二、鑒定程序1.鑒定小組逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，評估其保存價值，提出“繼續(xù)保存”或“銷毀”意見；2.形成《檔案鑒定報告》，詳細說明鑒定依據(jù)、過程、結(jié)論，報單位領(lǐng)導(dǎo)班子審議；3.審議通過后，將需銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、檔號、數(shù)量、形成時間等。三、銷毀要求1.銷毀檔案需由2名以上專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人需核對《檔案銷毀清冊》與實物，確認無誤后簽字；2.銷毀方式應(yīng)安全可靠（如碎紙、焚燒，涉密檔案需送指定機構(gòu)銷毀），銷毀過程全程記錄；3.《檔案銷毀清冊》及鑒定報告永久存檔，以備查考。第六章檔案信息化管理一、數(shù)字化建設(shè)1.逐步推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、利用全流程數(shù)字化；2.優(yōu)先對永久、30年保管期限的檔案及利用頻繁的檔案進行數(shù)字化，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理。二、電子檔案管理1.歸檔要求：電子文件形成部門確保文件真實、完整、可用、安全，按規(guī)定格式（如PDF/A、XML）歸檔，元數(shù)據(jù)與文件一并移交；2.雙套制管理：重要電子檔案實行“紙質(zhì)+電子”雙套制保管，電子檔案定期備份（至少保存2份，存儲于不同載體和位置）；3.長期保存：采用離線存儲、格式轉(zhuǎn)換、遷移等方式，確保電子檔案在技術(shù)更新后仍可讀取。三、信息安全保障1.檔案管理系統(tǒng)設(shè)置分級訪問權(quán)限（如管理員、查閱員、訪客），敏感檔案加密存儲；2.定期開展系統(tǒng)安全檢測，防范黑客攻擊、病毒感染，禁止在互聯(lián)網(wǎng)終端存儲、處理涉密檔案；3.電子檔案利用需記錄操作日志，便于追溯和審計。第七章安全與保密管理一、實體安全管理1.檔案庫房實行專人值守或門禁管理，非檔案管理人員禁止入內(nèi)；2.定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、破損及時修復(fù)（采用去酸、托裱等專業(yè)方法）；3.制定應(yīng)急預(yù)案，針對火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程和責任分工。二、信息安全與保密1.涉密檔案單獨保管，借閱、復(fù)制需經(jīng)單位保密委員會審批，嚴格登記；2.電子檔案傳輸、存儲過程中加密處理，禁止通過非涉密網(wǎng)絡(luò)傳遞涉密檔案；3.定期開展保密培訓，提升全員保密意識，簽訂《檔案保密責任書》