合同管理審核及執(zhí)行標準手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理流程，明確合同審核、執(zhí)行、變更及終止各環(huán)節(jié)的責任主體與操作標準，通過標準化流程降低合同風險、提升履約效率，保證企業(yè)合法權(quán)益得到有效保障。手冊適用于企業(yè)各部門合同管理人員、業(yè)務經(jīng)辦人及相關(guān)審批人員，是合同管理工作的核心指導文件。一、手冊適用范圍與核心價值（一）適用場景日常合同簽訂：包括采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等常規(guī)業(yè)務合同的審核與管理。重大合同專項審核：對金額較大、條款復雜或涉及核心業(yè)務的合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)合同等）進行多部門聯(lián)合審核。跨部門協(xié)作管理：當合同涉及業(yè)務、法務、財務、人力資源等多個部門時，明確各部門職責分工與協(xié)作機制。合同履約跟蹤：對已簽署合同的履行進度、付款節(jié)點、驗收標準等進行全程監(jiān)控與管理。合同糾紛處理：在合同履行過程中出現(xiàn)爭議、違約或變更需求時，提供標準化處理流程。（二）核心價值風險防控：通過前置審核識別合同條款漏洞、法律風險及履約隱患，避免企業(yè)經(jīng)濟損失。效率提升：標準化流程減少重復溝通與審批延誤，縮短合同從發(fā)起至簽署的周期。合規(guī)保障：保證合同內(nèi)容符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度要求。責任明確：清晰界定各部門在合同管理中的職責，避免推諉扯皮，保證問題可追溯。二、合同審核全流程規(guī)范（一）合同發(fā)起與準備需求提出業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求（如采購物資、委托服務等），明確合同標的、數(shù)量、價格、履行期限等核心要素，填寫《合同需求申請表》（見附件1）。涉及重大事項（如對外擔保、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓）需附專項說明，由部門負責人簽字確認后提交至法務部門。資料收集業(yè)務部門收集合作方主體資格材料（如營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等），保證合作方合法存續(xù)且具備履約能力。涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑）的，需收集合作方行業(yè)資質(zhì)許可證件。合同初擬業(yè)務部門根據(jù)需求及合作方提供的資料，參考企業(yè)標準合同模板（或起草合同文本），明確雙方權(quán)利義務、違約責任、爭議解決方式等核心條款。合同文本應包含以下必備要素：合同主體、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方法、簽訂日期等。（二）多部門聯(lián)合審核業(yè)務部門初審審核重點：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求、標的物信息是否準確、履行條件是否具備、合作方履約能力是否充分。審核完成后，在《合同審核表》（見附件2）中填寫初審意見，簽字確認后傳遞至法務部門。法務部門審核審核重點：合同主體是否適格（如是否具備民事行為能力、是否超越經(jīng)營范圍）；條款是否合法合規(guī)（是否符合法律法規(guī)、是否存在無效情形）；權(quán)利義務是否對等、違約責任是否明確且合理、爭議解決方式是否約定明確；合同文本是否完整、表述是否清晰無歧義。法務部門需在3個工作日內(nèi)完成審核，對存在問題的條款提出修改建議，退回業(yè)務部門調(diào)整；無問題則簽署審核意見，傳遞至財務部門。財務部門審核審核重點：價款或報酬的計算方式是否準確、支付條件是否明確；涉及稅費、發(fā)票開具的條款是否符合財務規(guī)定；企業(yè)資金支付能力是否匹配合同履約要求；是否存在潛在財務風險（如預付款比例過高、質(zhì)保金約定缺失）。財務部門在2個工作日內(nèi)完成審核，簽署意見后傳遞至分管領(lǐng)導或?qū)徟?。最終審批根據(jù)合同金額及重要性分級審批：金額≤10萬元：由分管業(yè)務領(lǐng)導審批；10萬元＜金額≤50萬元：由總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批人重點審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略目標、風險是否可控，審批通過后簽署《合同審批表》，合同文本進入簽署環(huán)節(jié)。（三）合同簽署與歸檔文本核對業(yè)務部門在簽署前，法務部門需再次核對最終版本與審批版本是否一致，保證條款無修改、無遺漏。簽署形式合同簽署需采用書面形式，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋合同專用章。授權(quán)代表簽署的，需提供有效的《授權(quán)委托書》（見附件3），載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限。印章管理合同專用章由法務部門專人保管，簽署前需核對授權(quán)權(quán)限及審批手續(xù)，保證“審批-用印”分離，嚴禁違規(guī)用印。歸檔管理合同簽署后3個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將合同正本（至少2份）提交至檔案管理部門，同時掃描電子版存檔。檔案管理部門按“一合同一檔”原則歸檔，檔案內(nèi)容包括：合同文本、審批表、合作方資質(zhì)材料、補充協(xié)議、變更文件、履約證明等。三、合同執(zhí)行與履約管理（一）合同交底交底組織合同簽署后，業(yè)務部門負責人組織召開合同交底會，參會人員包括業(yè)務經(jīng)辦人、法務人員、財務人員及相關(guān)執(zhí)行人員。交底內(nèi)容明確合同核心條款（如履行期限、質(zhì)量標準、付款節(jié)點、違約責任）；分配各部門履約職責（如業(yè)務部門負責交付、財務部門負責付款、法務部門負責爭議處理）；提示潛在風險點及應對措施。（二）履行過程跟蹤進度監(jiān)控業(yè)務部門建立《合同執(zhí)行跟蹤表》（見附件4），實時記錄合同履行進度（如貨物交付時間、服務提供階段、工程完工節(jié)點），每周更新并同步至法務及財務部門。對可能延遲履約的情況，業(yè)務部門需提前5個工作日向分管領(lǐng)導報告，并與合作方溝通解決方案。付款管理財務部門根據(jù)合同約定的付款條件（如“驗收合格后30日內(nèi)支付”），審核業(yè)務部門提交的履約證明（如驗收報告、發(fā)票、結(jié)算單），確認無誤后安排付款。嚴禁提前支付、超支付或支付未約定款項，付款憑證需隨合同檔案一并歸檔。驗收與確認合同標的交付后，業(yè)務部門按約定的質(zhì)量標準、數(shù)量進行驗收，填寫《合同驗收單》（見附件5），由雙方簽字確認。涉及技術(shù)復雜的驗收，可邀請第三方機構(gòu)參與，出具驗收報告作為履約憑證。（三）風險預警與應對風險識別業(yè)務部門每月對合同履行情況進行風險評估，重點關(guān)注以下情形：合作方未按約定期限履行義務；標的物質(zhì)量不符合約定；合作方經(jīng)營狀況異常（如涉訴、破產(chǎn)、信用降級）；政策法規(guī)變化影響合同履行。應對措施發(fā)覺風險后，業(yè)務部門立即啟動應急預案，與合作方協(xié)商變更合同條款、要求賠償或解除合同；涉及重大風險（如合作方違約可能導致企業(yè)重大損失），及時上報總經(jīng)理及法務部門，通過法律途徑維權(quán)。四、合同變更、終止與糾紛處理（一）合同變更變更情形履行過程中因客觀情況變化（如市場需求調(diào)整、政策變化）需變更合同內(nèi)容；雙方協(xié)商一致對原合同條款進行修改（如履行期限延長、價款調(diào)整）。變更流程業(yè)務部門提出變更申請，說明變更原因、內(nèi)容及對合同的影響，附雙方協(xié)商記錄；變更申請經(jīng)法務、財務、分管領(lǐng)導審核后，按原審批流程報批；變更內(nèi)容需簽訂《合同變更協(xié)議》（見附件6），作為原合同補充文件，與原合同具有同等法律效力；變更協(xié)議簽署后，及時更新《合同執(zhí)行跟蹤表》及檔案信息。（二）合同終止終止情形合同已按約定履行完畢；雙方協(xié)商一致解除合同；一方違約導致合同無法履行；因不可抗力（如自然災害、戰(zhàn)爭）導致合同目的無法實現(xiàn)。終止流程業(yè)務部門確認終止條件成就，填寫《合同終止申請表》，附終止證明材料（如履約完畢報告、違約證據(jù)、不可抗力證明）；法務部門審核終止程序的合法性，明確雙方權(quán)利義務清算事宜（如未付款項結(jié)算、違約賠償）；終止申請經(jīng)審批后，簽訂《合同終止協(xié)議》，清理未了事項，辦理檔案注銷手續(xù)。（三）糾紛處理協(xié)商解決合同履行發(fā)生糾紛時，雙方優(yōu)先通過友好協(xié)商解決，業(yè)務部門負責溝通，法務部門提供法律支持。調(diào)解與仲裁/訴訟協(xié)商不成的，可依據(jù)合同約定向仲裁機構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟；法務部門負責收集證據(jù)（合同、履約記錄、溝通函件等），制定訴訟/仲裁策略，委托律師代理案件。糾紛記錄糾紛處理過程及結(jié)果形成書面報告，隨合同檔案歸檔，作為后續(xù)合作風險評估依據(jù)。五、合同管理工具與模板（一）常用模板列表模板名稱適用場景主要內(nèi)容《合同需求申請表》業(yè)務部門發(fā)起合同需求時需求部門、合同標的、預算、履行期限、合作方信息、部門負責人意見等《合同審核表》多部門聯(lián)合審核環(huán)節(jié)合同基本信息、審核意見（業(yè)務/法務/財務）、審批簽字欄《授權(quán)委托書》授權(quán)代表簽署合同時授權(quán)人、被授權(quán)人、授權(quán)范圍、權(quán)限期限、授權(quán)日期《合同執(zhí)行跟蹤表》合同履行過程監(jiān)控合同編號、履行階段、時間節(jié)點、責任人、完成情況、風險記錄《合同驗收單》合同標的交付驗收驗收項目、標準、數(shù)量、結(jié)果、驗收人簽字（雙方）《合同變更協(xié)議》合同內(nèi)容變更時變更條款、變更原因、生效時間、雙方簽字蓋章（二）模板示例（節(jié)選）附件1：《合同需求申請表》（節(jié)選）申請部門申請日期合同名稱預算金額（元）采購部2023-10-08辦公設(shè)備采購合同150,000合同標的數(shù)量履行期限合作方臺式電腦20臺簽約后15日內(nèi)交付科技有限公司需求說明因業(yè)務擴張需新增辦公電腦，配置要求：i5處理器、16G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤，需提供3年質(zhì)保。部門負責人意見同意申請，請法務、財務部門審核。簽字：*某某日期：2023-10-08附件2：《合同審核表》（節(jié)選）合同編號HT-20231008-001審核日期2023-10-10審核部門審核意見簽字日期業(yè)務部門標的物信息準確，履行期限合理，同意。*某某2023-10-09法務部門第5條違約責任約定過輕，建議調(diào)整為“逾期付款按日萬分之六支付違約金”；補充爭議解決為“提交合同簽訂地人民法院訴訟”。*某某2023-10-10財務部門價款含稅，發(fā)票類型為增值稅專用發(fā)票，支付條件明確，同意。*某某2023-10-10審批意見同意按法務部門意見修改后簽署。簽字：*某某（總經(jīng)理）日期：2023-10-11六、風險提示與合規(guī)要點（一）審核環(huán)節(jié)風險主體資格風險：未核實合作方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等材料，導致合同無效或履約主體不適格。應對：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢合作方信用狀況，保證資質(zhì)材料真實有效。條款漏洞風險：合同條款模糊（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)服務”）、違約責任缺失，導致爭議無法解決。應對：法務部門參與核心條款審核，量化標準（如“響應時間≤24小時”），明確違約責任計算方式。（二）執(zhí)行環(huán)節(jié)風險履約證據(jù)缺失：未保留交付憑證、驗收記錄、溝通函件等，發(fā)生糾紛時無法舉證。應對：業(yè)務部門建立履約檔案，所有重要溝通采用書面形式，關(guān)鍵節(jié)點由雙方簽字確認。超范圍付款：財務部門未審核履約證明即付款，導致資金損失。應對：嚴格執(zhí)行“驗收合格→憑證審核→付款審批”流程，禁止“先付款后補手續(xù)”。（三）合規(guī)要點印章管理：嚴禁在空白合同、空白紙張上加蓋公章，合同專用章專人保管