工程項(xiàng)目文件歸檔與管理制度范本第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本單位工程項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、歸檔及管理工作，保證項(xiàng)目文件的完整性、系統(tǒng)性、真實(shí)性和可追溯性，保障項(xiàng)目后續(xù)運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及審計(jì)等工作需求，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等國(guó)家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本單位所有新建、改建、擴(kuò)建工程項(xiàng)目，涵蓋項(xiàng)目從立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收至保修期滿全過(guò)程的文件管理。各項(xiàng)目部、工程管理部、檔案室及相關(guān)責(zé)任人員均須遵守本制度。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第三條組織架構(gòu)工程項(xiàng)目文件管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、專人負(fù)責(zé)”的管理體制，設(shè)立三級(jí)管理架構(gòu)：歸檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組：由單位分管領(lǐng)導(dǎo)*總?cè)谓M長(zhǎng)，工程管理部、檔案室、財(cái)務(wù)部等部門負(fù)責(zé)人為成員，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文件歸檔管理工作，審批重大事項(xiàng)。工程管理部：作為文件歸檔管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定文件管理細(xì)則、監(jiān)督各項(xiàng)目部文件收集整理情況、組織文件移交驗(yàn)收。項(xiàng)目部：作為文件形成的直接責(zé)任主體，設(shè)專職資料員（由*擔(dān)任），負(fù)責(zé)本項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、組卷及暫存工作。檔案室：負(fù)責(zé)接收、分類、編目、保管、利用及鑒定銷毀已歸檔的項(xiàng)目文件，提供檔案查詢服務(wù)。第四條職責(zé)分工歸檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組：審批項(xiàng)目文件歸檔計(jì)劃，解決文件管理中的重大問(wèn)題，監(jiān)督檢查制度執(zhí)行情況。工程管理部：指導(dǎo)項(xiàng)目部文件編制與整理，組織文件歸檔預(yù)驗(yàn)收，審核文件移交清單，對(duì)接檔案室完成正式移交。項(xiàng)目部資料員：負(fù)責(zé)項(xiàng)目各階段文件的收集（保證文件原件、簽章齊全），按規(guī)范整理組卷，編制移交目錄，配合工程管理部及檔案室的檢查與驗(yàn)收。檔案室：對(duì)接收的文件進(jìn)行質(zhì)量檢查（完整性、規(guī)范性、邏輯性），分類編號(hào)、編制檢索工具，建立電子檔案臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查與維護(hù)，提供合規(guī)的借閱服務(wù)。第三章文件歸檔范圍與分類第五條歸檔范圍工程項(xiàng)目文件是指在項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄（包括文字、圖表、聲像、電子文件等），具體范圍（一）立項(xiàng)決策階段文件項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)文件；可行性研究報(bào)告及批復(fù)文件；項(xiàng)目立項(xiàng)通知書(shū)、投資估算書(shū)；環(huán)境影響評(píng)估報(bào)告、節(jié)能評(píng)估報(bào)告及批復(fù)。（二）勘察設(shè)計(jì)階段文件工程勘察報(bào)告（含地質(zhì)、水文、測(cè)量等）；初步設(shè)計(jì)文件及批復(fù)（含設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、概算書(shū)、設(shè)計(jì)圖紙）；施工圖設(shè)計(jì)文件（含圖紙目錄、設(shè)計(jì)總說(shuō)明、各專業(yè)施工圖、圖紙會(huì)審記錄）；設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單。（三）招投標(biāo)階段文件招標(biāo)文件（含招標(biāo)公告、招標(biāo)答疑、工程量清單、招標(biāo)控制價(jià)）；投標(biāo)文件（含投標(biāo)書(shū)、技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)、資質(zhì)證明文件）；中標(biāo)通知書(shū)、施工合同、監(jiān)理合同、勘察設(shè)計(jì)合同；招投標(biāo)情況書(shū)面報(bào)告及備案文件。（四）施工階段文件施工管理文件：開(kāi)工報(bào)告、施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理規(guī)劃、施工日志、工程例會(huì)紀(jì)要；技術(shù)文件：施工方案、技術(shù)交底記錄、新材料/新工藝試驗(yàn)報(bào)告、測(cè)量記錄；材料/設(shè)備文件：材料合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)報(bào)審表、設(shè)備開(kāi)箱記錄；質(zhì)量控制文件：檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄；安全文明施工文件：安全專項(xiàng)方案、安全技術(shù)交底、安全檢查記錄、安全處理報(bào)告；進(jìn)度控制文件：進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度調(diào)整報(bào)告、工期簽證文件；造價(jià)控制文件：工程量簽證單、進(jìn)度款支付申請(qǐng)、竣工結(jié)算書(shū)。（五）竣工驗(yàn)收階段文件單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；竣工圖（含各專業(yè)竣工圖、竣工圖簽字章）；竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；消防、環(huán)保、規(guī)劃等專項(xiàng)驗(yàn)收文件；工程質(zhì)量保修書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)。（六）竣工后文件項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告；工程維修記錄、保修期滿通知書(shū)；檔案移交清單、檔案電子目錄。第六條文件分類與保管期限分類原則：按項(xiàng)目階段（立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收、竣工后）結(jié)合專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等）進(jìn)行分類；保管期限：分為永久（如立項(xiàng)批復(fù)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）、長(zhǎng)期（如施工日志、竣工圖，保存期不少于30年）、短期（如日常檢查記錄，保存期不少于10年）三類，具體劃分詳見(jiàn)附件1《工程項(xiàng)目文件歸檔范圍與分類表》。第四章文件歸檔管理流程第七條文件形成與收集（項(xiàng)目全周期）責(zé)任主體：項(xiàng)目部資料員牽頭，各專業(yè)工程師配合；操作要求：（1）項(xiàng)目開(kāi)工前，資料員根據(jù)本制度編制《本項(xiàng)目文件歸檔計(jì)劃》，明確各階段文件收集范圍、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，報(bào)工程管理部備案；（2）文件形成過(guò)程中，各責(zé)任人員需保證文件內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽章齊全（如施工日志需項(xiàng)目經(jīng)理簽字、隱蔽驗(yàn)收需監(jiān)理工程師簽字）；（3）每月25日前，各專業(yè)工程師將本月形成的文件交資料員匯總，資料員核對(duì)文件完整性，缺失部分及時(shí)催補(bǔ)。第八條文件整理與組卷（階段完成后15日內(nèi)）組卷要求：（1）按階段、專業(yè)分類組卷，同一專業(yè)的文件按“管理文件—技術(shù)文件—質(zhì)量文件”順序排列；（2）文字材料在前、圖紙?jiān)诤?，圖樣按“目錄—說(shuō)明—圖紙”順序排列；（3）每卷文件厚度不超過(guò)40mm，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（310mm×220mm），卷內(nèi)文件逐頁(yè)編寫頁(yè)碼（從“1”開(kāi)始，正頁(yè)在前、反頁(yè)在后）；（4）填寫卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表（注明卷內(nèi)文件數(shù)量、缺損情況、立卷人、審核人），備考表置于卷內(nèi)文件之后。案卷脊背標(biāo)注：注明項(xiàng)目名稱、案卷題名、起止日期、檔號(hào)、保管期限，字跡清晰、工整。第九條文件移交與驗(yàn)收（竣工后3個(gè)月內(nèi)完成）移交準(zhǔn)備：（1）項(xiàng)目部完成文件組卷后，由項(xiàng)目經(jīng)理組織自檢，重點(diǎn)檢查文件完整性、組卷規(guī)范性；（2）填寫《文件移交清單》（詳見(jiàn)附件2），一式三份（項(xiàng)目部、工程管理部、檔案室各執(zhí)一份），注明移交文件名稱、檔號(hào)、數(shù)量、移交人、日期。移交驗(yàn)收流程：（1）項(xiàng)目部向工程管理部提交《文件移交清單》及組卷文件，工程管理部在5個(gè)工作日內(nèi)完成初驗(yàn)，對(duì)不符合要求的文件退回項(xiàng)目部整改；（2）初驗(yàn)合格后，由工程管理部組織檔案室、項(xiàng)目部進(jìn)行聯(lián)合終驗(yàn)，重點(diǎn)檢查文件分類準(zhǔn)確性、簽章完整性、電子文件可讀性；（3）終驗(yàn)通過(guò)后，三方在《文件移交清單》上簽字確認(rèn)，檔案室接收文件并出具《文件歸檔接收證明》。第十條電子文件歸檔管理電子文件形成要求：使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的電子簽章，保證電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致、格式可長(zhǎng)期讀?。ㄈ鏟DF、DWG格式）；歸檔流程：電子文件隨紙質(zhì)文件同步移交，檔案室對(duì)接收的電子文件進(jìn)行病毒查殺、格式轉(zhuǎn)換，存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，定期備份（雙備份制）；電子文件檢索：檔案室建立電子檔案管理系統(tǒng)，錄入文件題名、檔號(hào)、關(guān)鍵詞等檢索信息，實(shí)現(xiàn)電子文件快速查詢。第五章文件保管與利用第十一條檔案保管庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房應(yīng)符合“九防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵、防磁），配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，濕度45-60%）；檔案排架：按項(xiàng)目名稱、檔號(hào)順序排架，標(biāo)識(shí)清晰，避免頻繁倒架；定期檢查：檔案室每季度對(duì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查有無(wú)霉變、蟲(chóng)蛀、損壞，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理；鑒定銷毀：對(duì)保管期滿的檔案，由檔案室組織鑒定小組（由工程管理部、檔案室、法務(wù)部人員組成）進(jìn)行鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案編制《銷毀清單》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀記錄永久保存。第十二條檔案利用借閱權(quán)限：（1）單位內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字，檔案室審核登記；（2）外部單位（如審計(jì)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)）借閱檔案，須持單位介紹信、有效身份證件，經(jīng)工程管理部及分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)。借閱流程：（1）借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)附件3），注明借閱事由、文件名稱、借閱期限；（2）檔案室核對(duì)審批手續(xù)，提供檔案復(fù)印件（涉密檔案除外），原件原則上不外借；（3）借閱期限一般不超過(guò)7天，到期需續(xù)借的，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。保密要求：涉密檔案（如未公開(kāi)的招投標(biāo)文件、技術(shù)專利文件）單獨(dú)保管，借閱需經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人*批準(zhǔn)，借閱后及時(shí)歸還，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳。第六章特別注意事項(xiàng)與責(zé)任追究第十三條歸檔時(shí)間要求各階段文件須在階段完成后15日內(nèi)完成整理；竣工項(xiàng)目文件須在竣工驗(yàn)收通過(guò)后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔，逾期未歸檔的，項(xiàng)目部暫停撥付工程尾款。第十四條文件質(zhì)量要求紙質(zhì)文件須采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料（如碳素墨水），禁止使用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫；圖紙須清晰、無(wú)破損，折疊方式符合檔案規(guī)范（A3圖紙折疊為A4幅面）；電子文件禁止使用加密格式，保證10年內(nèi)可正常打開(kāi)。第十五條責(zé)任追究項(xiàng)目部未按要求收集、整理文件，導(dǎo)致文件缺失、混亂的，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理*處以5000元罰款，對(duì)資料員處以2000元罰款；工程管理部未履行監(jiān)督職責(zé)，造成文件歸檔延遲的，對(duì)部門負(fù)責(zé)人*處以3000元罰款；檔案室因保管不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，對(duì)直接責(zé)任人*予以警告處分，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)離崗位并追究賠償責(zé)任。第七章附則第十六條制度解釋權(quán)本制度由工程管理部負(fù)責(zé)解釋。第十七條生效日期本制度自發(fā)布之日起施行，原《工程項(xiàng)目文件管理辦法》同時(shí)廢止。附件：《工程項(xiàng)目文件歸檔范圍與分類表》《文件移交清單》《文件借閱申請(qǐng)表》附件1：工程項(xiàng)目文件歸檔范圍與分類表序號(hào)階段文件類別文件名稱示例保管期限備注1立項(xiàng)決策階段立批文件項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)永久含立項(xiàng)通知書(shū)2立項(xiàng)決策階段可研文件可行性研究報(bào)告及批復(fù)永久含投資估算書(shū)3勘察設(shè)計(jì)階段勘察文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告長(zhǎng)期30年4勘察設(shè)計(jì)階段設(shè)計(jì)文件施工圖設(shè)計(jì)總說(shuō)明長(zhǎng)期30年5招投標(biāo)階段招投標(biāo)文件中標(biāo)通知書(shū)、施工合同永久含招投標(biāo)備案表6施工階段施工管理文件施工日志、工程例會(huì)紀(jì)要長(zhǎng)期30年7施工階段質(zhì)量控制文件隱蔽工程驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期30年8竣工驗(yàn)收階段竣工文件單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久含竣工章9竣工后文件維修文件工程質(zhì)量保修書(shū)、維修記錄短期10年附件2：文件移交清單移交單位（項(xiàng)目部）：_______________接收單位（檔案室）：_______________項(xiàng)目名稱：_______________移交日期：____年__月__日序號(hào)文件編號(hào)案卷題名起止頁(yè)碼—————-———-———-12…………移交人（簽字）：_______________接收人（簽字）：_______________工程管理部審核（蓋章）：_______________附件3：文件借閱申請(qǐng)表借閱人姓名：_______________所在部門：_____