會(huì)議策劃與會(huì)議紀(jì)要編寫指南一、會(huì)議策劃的適用場(chǎng)景與價(jià)值會(huì)議策劃是保證會(huì)議高效、目標(biāo)明確的前置保障，適用于以下場(chǎng)景：項(xiàng)目啟動(dòng)/里程碑復(fù)盤：明確項(xiàng)目目標(biāo)、分工及風(fēng)險(xiǎn)，或階段性總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；跨部門協(xié)同決策：需多部門共同商議并確定方案（如產(chǎn)品上線策略、預(yù)算審批等）；問(wèn)題專項(xiàng)解決：針對(duì)特定問(wèn)題（如客戶投訴率上升、流程效率低下）集中討論解決方案；信息同步與傳達(dá)：向團(tuán)隊(duì)傳達(dá)重要政策、目標(biāo)或階段性成果（如季度戰(zhàn)略發(fā)布會(huì)）?？茖W(xué)的會(huì)議策劃能避免“無(wú)效開會(huì)”，提升會(huì)議效率，保證參會(huì)人員聚焦核心目標(biāo)，推動(dòng)問(wèn)題解決和決策落地。二、會(huì)議策劃的詳細(xì)執(zhí)行步驟（一）會(huì)議籌備階段明確會(huì)議核心目標(biāo)根據(jù)會(huì)議場(chǎng)景，用“動(dòng)詞+具體成果”定義目標(biāo)，例如：“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)并明確責(zé)任人”“解決項(xiàng)目資源瓶頸并制定協(xié)調(diào)方案”。避免目標(biāo)模糊（如“討論問(wèn)題”），需保證會(huì)議結(jié)束后有明確結(jié)論或行動(dòng)項(xiàng)。確定會(huì)議基本信息時(shí)間：優(yōu)先選擇參會(huì)人員均方便的時(shí)段（避開周一上午、周五下午），單次會(huì)議時(shí)長(zhǎng)控制在1-2小時(shí)內(nèi)（超過(guò)2小時(shí)需安排中場(chǎng)休息）；地點(diǎn)/形式：線下會(huì)議需提前預(yù)訂會(huì)議室（確認(rèn)設(shè)備：投影儀、麥克風(fēng)、白板等）；線上會(huì)議需選擇平臺(tái)（如騰訊會(huì)議、Zoom）并測(cè)試功能，提前發(fā)送會(huì)議；參會(huì)人員：邀請(qǐng)與會(huì)議目標(biāo)直接相關(guān)的人（決策者、執(zhí)行者、信息提供者），避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)（可會(huì)后同步紀(jì)要）。制定會(huì)議議程議程需包含：時(shí)間分配、議題內(nèi)容、主講人、預(yù)期成果，按“重要且緊急”順序排列議題。示例：時(shí)間議題內(nèi)容主講人預(yù)期成果14:00-14:10開場(chǎng)及會(huì)議目標(biāo)說(shuō)明*經(jīng)理明確會(huì)議方向14:10-14:40Q2銷售數(shù)據(jù)復(fù)盤及問(wèn)題分析*主管梳理3個(gè)核心問(wèn)題14:40-15:20Q3銷售目標(biāo)分解及策略討論*專員確定各區(qū)域目標(biāo)及打法15:20-15:40資源需求及跨部門協(xié)作方案*主管明確資源支持方及責(zé)任人15:40-16:00總結(jié)及行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)*經(jīng)理形成會(huì)議決議及待辦清單準(zhǔn)備會(huì)議物料必要材料：會(huì)議議程、相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)告（如銷售數(shù)據(jù)、競(jìng)品分析）、PPT演示稿、簽到表、空白筆記本及筆；特殊場(chǎng)景：若需頭腦風(fēng)暴，提前準(zhǔn)備白板紙、便簽紙；若需決策，準(zhǔn)備投票器或決策表。發(fā)送會(huì)議通知提前3-5天通過(guò)郵件/企業(yè)發(fā)送通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)/、議程、參會(huì)人員、需提前準(zhǔn)備的物料（如“請(qǐng)各區(qū)域主管提前準(zhǔn)備Q3銷售目標(biāo)草案”）。（二）會(huì)議執(zhí)行階段開場(chǎng)引導(dǎo)（5-10分鐘）主持人*經(jīng)理開場(chǎng)：重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)限，提醒會(huì)議紀(jì)律（如“聚焦議題，避免跑題”“每人發(fā)言不超過(guò)3分鐘”）。議題討論（核心環(huán)節(jié)）按議程順序推進(jìn)，每個(gè)議題由主講人先簡(jiǎn)述背景，再引導(dǎo)參會(huì)人員討論；主持人需控制節(jié)奏：避免某個(gè)人壟斷發(fā)言，鼓勵(lì)沉默人員參與，對(duì)偏離議題的討論及時(shí)拉回；關(guān)鍵結(jié)論需當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)（如“關(guān)于Q3華北區(qū)域目標(biāo)，大家是否同意完成500萬(wàn)？同意請(qǐng)舉手”）。記錄關(guān)鍵信息記錄人*助理需同步記錄：討論要點(diǎn)（不同觀點(diǎn)）、決議事項(xiàng)（最終結(jié)論）、待辦事項(xiàng)（負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間），避免僅記錄“同意”“反對(duì)”等模糊表述。（三）會(huì)后跟進(jìn)階段整理會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)完成初稿，24小時(shí)內(nèi)發(fā)給參會(huì)人員確認(rèn)（具體要求見第三部分“會(huì)議紀(jì)要編寫規(guī)范”）。落實(shí)待辦事項(xiàng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的待辦清單，責(zé)任人需按時(shí)完成，記錄人每周跟蹤進(jìn)度，并在下次會(huì)議前同步完成情況。歸檔會(huì)議資料將會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、簽到表、演示稿等資料整理存檔（按“年份-月份-會(huì)議名稱”命名），便于后續(xù)查閱。三、會(huì)議紀(jì)要的適用場(chǎng)景與核心價(jià)值會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的書面載體，適用于：信息同步：向未參會(huì)人員傳達(dá)會(huì)議核心內(nèi)容（如出差人員、關(guān)聯(lián)部門）；責(zé)任追溯：明確決議事項(xiàng)及待辦責(zé)任人，避免“議而不決、決而不行”；工作復(fù)盤：作為后續(xù)項(xiàng)目推進(jìn)、問(wèn)題解決的依據(jù)（如“根據(jù)6月會(huì)議紀(jì)要，問(wèn)題需在7月15日前解決”）。規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要能保證會(huì)議結(jié)論落地，減少溝通成本，是團(tuán)隊(duì)協(xié)作的重要工具。四、會(huì)議紀(jì)要的編寫全流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確記錄框架熟悉會(huì)議議程：提前知曉議題及預(yù)期成果，明確需重點(diǎn)記錄的內(nèi)容（決策點(diǎn)、行動(dòng)項(xiàng)）；準(zhǔn)備記錄工具：電子文檔（推薦用Word/石墨文檔）或?qū)Ｓ眉o(jì)要模板，預(yù)留“討論要點(diǎn)”“決議事項(xiàng)”“待辦事項(xiàng)”等模塊。（二）會(huì)中記錄：抓取關(guān)鍵信息記錄基本信息會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)/線上、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含請(qǐng)假人員）、缺席人員及原因。記錄議程概要與討論要點(diǎn)按議程順序記錄，每個(gè)議題需包含：討論背景、不同觀點(diǎn)（簡(jiǎn)要概括，避免逐字稿）、核心分歧點(diǎn)。示例：議題：Q3銷售目標(biāo)分解背景：基于公司Q3整體目標(biāo)1000萬(wàn)，需分解至各區(qū)域；觀點(diǎn)：華東區(qū)域主管建議“華東目標(biāo)600萬(wàn)（占比60%），因市場(chǎng)成熟度高”；華北區(qū)域主管提出“華北目標(biāo)400萬(wàn)（占比40%），需增加2名銷售支持”；分歧：華東認(rèn)為華北資源不足影響整體目標(biāo)，華北認(rèn)為現(xiàn)有資源無(wú)法支撐600萬(wàn)。突出決議事項(xiàng)與待辦事項(xiàng)決議事項(xiàng)：需明確“是什么”（最終結(jié)論），例如：“最終確定Q3銷售目標(biāo)分解方案：華東500萬(wàn)，華北500萬(wàn)”；待辦事項(xiàng)：需包含“做什么（事項(xiàng)描述）、誰(shuí)負(fù)責(zé)（責(zé)任人）、何時(shí)完成（截止時(shí)間）、如何交付（成果形式）”。示例：序號(hào)事項(xiàng)描述責(zé)任人截止時(shí)間成果形式1調(diào)整華東區(qū)域銷售團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)*主管7月10日前團(tuán)隊(duì)調(diào)整方案2為華北區(qū)域增派2名銷售支持崗*經(jīng)理7月15日前人員招聘需求表3制定Q3銷售目標(biāo)達(dá)成激勵(lì)方案*專員7月20日前激勵(lì)方案PPT（三）會(huì)后整理：核對(duì)與完善信息核對(duì)根據(jù)會(huì)議錄音（需提前征得同意）或與參會(huì)人員確認(rèn)，補(bǔ)全遺漏信息，保證關(guān)鍵內(nèi)容（尤其是決議和待辦項(xiàng)）準(zhǔn)確無(wú)誤。提煉與精簡(jiǎn)刪除冗余討論（如重復(fù)觀點(diǎn)、無(wú)關(guān)話題），用簡(jiǎn)潔語(yǔ)言表述核心內(nèi)容，避免口語(yǔ)化（如“我覺得”改為“建議”）。審核與分發(fā)完成初稿后，提交主持人*經(jīng)理審核，確認(rèn)無(wú)誤后，在24小時(shí)內(nèi)通過(guò)郵件/企業(yè)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)方，并標(biāo)注“請(qǐng)查收會(huì)議紀(jì)要，如有疑問(wèn)請(qǐng)?jiān)?個(gè)工作日內(nèi)反饋”。五、會(huì)議策劃與紀(jì)要編寫的常見問(wèn)題與規(guī)避建議（一）會(huì)議策劃常見問(wèn)題目標(biāo)不明確：會(huì)議前未定義“要解決什么問(wèn)題”，導(dǎo)致討論發(fā)散。規(guī)避：用“SMART原則”設(shè)定目標(biāo)（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)間限制），例如“1小時(shí)內(nèi)確定問(wèn)題的3個(gè)解決方案及責(zé)任人”。參會(huì)人員不當(dāng)：邀請(qǐng)無(wú)關(guān)人員或關(guān)鍵決策人缺席。規(guī)避：會(huì)前確認(rèn)“誰(shuí)需要參與、誰(shuí)只需要結(jié)果”，決策類會(huì)議必須邀請(qǐng)有拍板權(quán)的人員。時(shí)間控制失效：某個(gè)議題超時(shí)，導(dǎo)致后續(xù)議題無(wú)法討論。規(guī)避：每個(gè)議題設(shè)“時(shí)間提醒人”（可由記錄人兼任），超時(shí)1分鐘提醒，超時(shí)3分鐘由主持人介入終止或調(diào)整議程。（二）會(huì)議紀(jì)要編寫常見問(wèn)題記錄不完整：遺漏決議事項(xiàng)或待辦責(zé)任人。規(guī)避：使用“待辦事項(xiàng)跟蹤表”模板（見第四部分），會(huì)中當(dāng)場(chǎng)填寫“責(zé)任人”和“截止時(shí)間”，會(huì)后重點(diǎn)核對(duì)。重點(diǎn)不突出：流水式記錄，未區(qū)分“討論內(nèi)容”和“結(jié)論”。規(guī)避：用“加粗”“編號(hào)”等方式標(biāo)注決議事項(xiàng)（如“決議：同意調(diào)整銷售團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)”）和待辦項(xiàng)（如“待辦1：負(fù)責(zé)人*主管，截止7月10日”）。語(yǔ)言不簡(jiǎn)潔：記錄大量討論細(xì)節(jié)，未提煉核心觀點(diǎn)。規(guī)避：每個(gè)議題的討論要點(diǎn)控制在3-5條，用“觀點(diǎn)1：X（人名）認(rèn)為X；觀點(diǎn)2：X（人名）建議X”概括。六、會(huì)議策劃與紀(jì)要模板模板一：會(huì)議策劃表會(huì)議基本信息會(huì)議名稱Q3銷售目標(biāo)分解及資源協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年7月5日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A線上會(huì)議騰訊會(huì)議ID：X-X-X（密碼：X）主持人*經(jīng)理（銷售部）記錄人*助理（銷售部）參會(huì)人員經(jīng)理（銷售部）、主管（華東）、主管（華北）、專員（市場(chǎng)部）請(qǐng)假人員*總監(jiān)（市場(chǎng)部，因出差）會(huì)議目標(biāo)|明確Q3各區(qū)域銷售目標(biāo)分解方案，確定資源支持需求及責(zé)任人|會(huì)議議程||

時(shí)間|議題內(nèi)容|主講人|預(yù)期成果||————|——————————|——–|————————|

|14:00-14:10|開場(chǎng)及會(huì)議目標(biāo)說(shuō)明|經(jīng)理|明確會(huì)議方向|

|14:10-14:40|Q2銷售數(shù)據(jù)復(fù)盤及問(wèn)題分析|主管|梳理3個(gè)核心問(wèn)題|

|14:40-15:20|Q3銷售目標(biāo)分解及策略討論|專員|確定各區(qū)域目標(biāo)及打法|

|15:20-15:40|資源需求及跨部門協(xié)作方案|主管|明確資源支持方及責(zé)任人|

|15:40-16:00|總結(jié)及行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)|*經(jīng)理|形成會(huì)議決議及待辦清單|物料清單|投影儀、簽到表、Q2銷售數(shù)據(jù)報(bào)告、Q3目標(biāo)分解草案、白板紙|會(huì)后安排|1.記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，7月6日12:前發(fā)送參會(huì)人員確認(rèn)；2.責(zé)任人按待辦清單推進(jìn)工作，記錄人每周同步進(jìn)度|模板二：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱：Q3銷售目標(biāo)分解及資源協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議時(shí)間：2023年7月5日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)：公司3樓會(huì)議室A主持人：*經(jīng)理（銷售部）記錄人：*助理（銷售部）參會(huì)人員：經(jīng)理（銷售部）、主管（華東）、主管（華北）、專員（市場(chǎng)部）缺席人員：*總監(jiān)（市場(chǎng)部，因出差，會(huì)后將同步紀(jì)要）一、會(huì)議議程概要與討論要點(diǎn)（一）Q2銷售數(shù)據(jù)復(fù)盤及問(wèn)題分析（主講人：*主管）背景：Q2銷售目標(biāo)800萬(wàn)，實(shí)際完成750萬(wàn)，達(dá)成率93.75%；核心問(wèn)題：華東區(qū)域新客戶拓展不足（僅完成目標(biāo)80%），老客戶復(fù)購(gòu)率下降5%；華北區(qū)域銷售支持崗人手不足，導(dǎo)致客戶跟進(jìn)不及時(shí)（平均響應(yīng)時(shí)長(zhǎng)48小時(shí)，超行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)12小時(shí)）；市場(chǎng)部推廣活動(dòng)與銷售節(jié)點(diǎn)脫節(jié)，Q2活動(dòng)轉(zhuǎn)化率低于預(yù)期10%。（二）Q3銷售目標(biāo)分解及策略討論（主講人：*專員）背景：公司Q3整體銷售目標(biāo)1000萬(wàn)，需分解至華東、華北區(qū)域；討論觀點(diǎn)：華東區(qū)域*主管：建議目標(biāo)600萬(wàn)（占比60%），理由：市場(chǎng)成熟度高，客戶基數(shù)大，需通過(guò)老客戶復(fù)購(gòu)（目標(biāo)占比70%）和新客戶拓展（30%）達(dá)成；華北區(qū)域*主管：建議目標(biāo)400萬(wàn)（占比40%），理由：潛力市場(chǎng)需加大資源投入，但現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)無(wú)法支撐更高目標(biāo)；分歧點(diǎn)：華東認(rèn)為華北目標(biāo)過(guò)低，未充分挖掘潛力；華北認(rèn)為需增加2名銷售支持崗才能提升目標(biāo)。（三）資源需求及跨部門協(xié)作方案（主講人：*主管）華東區(qū)域需求：增加1名客戶成功崗（負(fù)責(zé)老客戶維護(hù)），預(yù)算5萬(wàn)/月；華北區(qū)域需求：增派2名銷售支持崗（負(fù)責(zé)客戶跟進(jìn)），預(yù)算6萬(wàn)/月；市場(chǎng)部協(xié)作：需根據(jù)Q3銷售節(jié)點(diǎn)定制推廣活動(dòng)（如7月重點(diǎn)支持華北新客戶拓展），*總監(jiān)出差后將郵件確認(rèn)具體方案。二、會(huì)議決議事項(xiàng)Q3銷售目標(biāo)分解：華東區(qū)域500萬(wàn)，華北區(qū)域500萬(wàn)（合計(jì)1000萬(wàn)），雙方均同意通過(guò)優(yōu)化團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作達(dá)成目標(biāo)；資源支持：同意為華東區(qū)域增派1名客戶成功崗，為華北區(qū)域增派2名銷售支持崗，人力資源部*經(jīng)理需在7月15日前完成招聘；市場(chǎng)協(xié)作：市場(chǎng)部需在7月8日前提交Q3推廣活動(dòng)方案（與銷售節(jié)點(diǎn)匹配），*專員對(duì)接確認(rèn)。三、待辦事項(xiàng)跟蹤表序號(hào)事項(xiàng)描述責(zé)任人截止時(shí)間成果形式進(jìn)度1制定華東區(qū)域客戶成功崗招聘需求*主管（華東）7月8日前招聘需求JD未開始2制定華北區(qū)域銷售支持崗招聘需求*主管（華北）7月8日前招聘需求JD未開始3完成Q3銷售目標(biāo)分解方案PPT*專員（市場(chǎng)部）7月10日前目標(biāo)分解方案PPT未開始4提交Q3推廣活動(dòng)方案*總監(jiān)（市場(chǎng)部）7月8日前推廣方案郵件未開始5跟進(jìn)銷售支持崗招聘進(jìn)度*經(jīng)理（銷售部）每周五招聘進(jìn)度周報(bào)未開始四、