企業(yè)員工檔案管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)員工檔案管理，保障員工信息的真實性、完整性和安全性，為企業(yè)人力資源規(guī)劃、薪酬福利、績效考核、勞動關(guān)系管理等提供可靠依據(jù)，維護企業(yè)與員工的合法權(quán)益，特制定本制度。第二條依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動合同法》及企業(yè)內(nèi)部人力資源管理制度，結(jié)合公司實際情況制定。第三條適用范圍本制度適用于企業(yè)全體正式員工、試用期員工及勞務(wù)派遣員工，人力資源部門為檔案管理的歸口部門，各部門配合執(zhí)行。第二章適用范圍與應(yīng)用場景第四條制度應(yīng)用場景新企業(yè)體系建設(shè)：新成立企業(yè)可依據(jù)本模板快速搭建員工檔案管理框架，明確管理流程與責(zé)任分工，保證檔案工作從起步階段即規(guī)范化運作?，F(xiàn)有企業(yè)優(yōu)化：已開展檔案管理但流程不完善的企業(yè)，可通過本模板梳理現(xiàn)有制度，填補管理漏洞，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范。HR日常工作指引：人力資源部門在員工入職、在職、離職全流程中，可參考本制度執(zhí)行檔案建立、更新、查閱、移交等操作，提升工作效率。合規(guī)與風(fēng)險防控：當(dāng)企業(yè)面臨勞動爭議、審計檢查、司法取證等情況時，規(guī)范的檔案管理可作為關(guān)鍵證據(jù)支撐，降低法律風(fēng)險。第三章員工檔案管理全流程操作指引第五條檔案建立階段操作步驟：材料收集：員工入職當(dāng)日，人力資源部門向員工發(fā)放《員工檔案材料清單》（見第四章表格模板），要求員工在規(guī)定期限內(nèi)提交以下材料（原件核對后退還復(fù)印件，關(guān)鍵材料如勞動合同留存原件）：身份證、學(xué)歷學(xué)位證、職業(yè)資格證、離職證明等入職材料；勞動合同、崗位說明書、薪酬確認(rèn)單等勞動關(guān)系材料；入職登記表、體檢報告、員工信息登記表等基礎(chǔ)信息材料。材料審核：人力資源部門對提交材料的真實性、完整性進行審核，保證無遺漏、無虛假信息。對材料不全的員工，需在3個工作日內(nèi)提醒補交，逾期未補交的，暫緩辦理入職手續(xù)。檔案編號與歸檔：審核通過后，為員工分配唯一檔案編號（規(guī)則：部門代碼+入職年份+流水號，如“RD2023001”），建立電子檔案與紙質(zhì)檔案，將材料分類放入檔案袋，標(biāo)注“姓名*+檔案編號”，存入檔案柜。第六條檔案日常管理階段操作步驟：動態(tài)更新：員工在職期間，發(fā)生崗位變動、培訓(xùn)考核、獎懲、薪酬調(diào)整、合同續(xù)簽等情形時，人力資源部門需在5個工作日內(nèi)收集相關(guān)材料（如《崗位變動審批表》《培訓(xùn)考核表》），更新至檔案中，并在電子檔案中記錄更新日期與內(nèi)容。定期檢查：每年12月底，人力資源部門組織檔案全面檢查，核對電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，排查材料缺失、損壞等情況，形成《檔案年度檢查報告》，對問題檔案及時整改。安全保管：紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，由人力資源部門專人負(fù)責(zé)管理；電子檔案存儲于企業(yè)內(nèi)部加密服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限（僅HR部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員可查看/編輯），定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。第七條檔案查閱與借閱階段操作步驟：內(nèi)部查閱：因工作需要（如辦理社保、職稱評審、勞動仲裁等），員工所在部門可向人力資源部門提出查閱申請，填寫《員工檔案查閱申請表》（見第四章表格模板），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員陪同查閱，查閱后需在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，嚴(yán)禁私自摘抄、復(fù)?。ㄌ厥馇闆r需經(jīng)HR負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）。內(nèi)部借閱：確需借出檔案的（如異地審計、司法調(diào)查），需填寫《員工檔案借閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，借閱期限不超過3個工作日，借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、抽取、撤換材料，歸還時檔案管理員需檢查檔案完整性。外部查閱：司法機關(guān)、行政機關(guān)等外部機構(gòu)因公務(wù)需要查閱檔案的，需持單位介紹信、工作人員證件及有效法律文書，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員全程陪同查閱，并做好記錄。第八條檔案更新與移交階段操作步驟：崗位變動：員工內(nèi)部調(diào)動時，原部門需在調(diào)動通知下發(fā)后3個工作日內(nèi)，將員工檔案材料移交至人力資源部門，人力資源部門更新檔案中的部門、崗位信息，并通知新部門接收檔案副本（如有需要）。離職處理：員工離職時，人力資源部門需在離職手續(xù)辦理完畢后，將檔案材料整理歸檔，并在電子檔案中標(biāo)注“離職日期+離職類型”；若員工需轉(zhuǎn)移檔案，憑離職證明及接收單位證明，人力資源部門應(yīng)在15個工作日內(nèi)協(xié)助辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，轉(zhuǎn)遞時需密封檔案并加蓋公司公章。第九條檔案銷毀階段操作步驟：鑒定與審批：對于保管期限屆滿（如員工離職后檔案保管期限為10年）或失去保存價值的檔案，由人力資源部門填寫《檔案銷毀申請表》，列出銷毀檔案清單，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部門（如有）聯(lián)合審批。銷毀執(zhí)行：審批通過后，由檔案管理員與監(jiān)督員（非HR部門人員）共同執(zhí)行銷毀，銷毀過程需全程記錄（含時間、地點、參與人員、銷毀清單），雙方在《檔案銷毀記錄表》上簽字確認(rèn)，保證檔案無法恢復(fù)。存檔備案：《檔案銷毀申請表》《檔案銷毀記錄表》需長期保存，以備查驗。第四章員工檔案管理常用表格模板第十條員工基本信息表項目內(nèi)容備注檔案編號RD2023001由HR部門分配姓名*性別男出生日期1990年5月10日身份證號11010119900510隱蔽部分后4位學(xué)歷大學(xué)本科所學(xué)專業(yè)人力資源管理入職日期2023年1月15日所屬部門人力資源部崗位招聘專員勞動合同期限2023年1月15日-2026年1月14日聯(lián)系電話138隱蔽中間4位緊急聯(lián)系人（父親）緊急聯(lián)系人電話1395678隱蔽中間4位第十一條員工檔案材料目錄表材料名稱份數(shù)形成日期存放位置備注入職登記表12023-01-15紙質(zhì)檔案-第1頁員工本人簽字勞動合同（原件）12023-01-20紙質(zhì)檔案-第2頁身份證復(fù)印件12023-01-15紙質(zhì)檔案-第3頁學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件12023-01-15紙質(zhì)檔案-第4頁崗位變動審批表12023-07-01紙質(zhì)檔案-第5頁從招聘專員→培訓(xùn)主管第十二條員工檔案借閱申請表借閱人信息姓名*所屬部門借閱日期2023-10-10預(yù)計歸還日期檔案信息姓名*檔案編號借閱用途辦理員工社保轉(zhuǎn)移手續(xù)審批意見部門負(fù)責(zé)人審批同意。簽字：趙六日期：2023-10-10HR負(fù)責(zé)人審批同意。簽字：孫七日期：2023-10-10歸還記錄實際歸還日期2023-10-11檔案狀態(tài)借閱人簽字檔案管理員簽字第五章執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項第十三條保密管理員工檔案信息涉及員工隱私及企業(yè)商業(yè)秘密，所有接觸檔案的人員（包括HR部門員工、借閱人、檔案管理員）需簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容；若因泄密造成企業(yè)或員工損失的，將依法追究法律責(zé)任。第十四條合規(guī)性要求材料收集需保證員工知情權(quán)，明確告知材料用途與保管期限，不得強制收集與工作無關(guān)的信息（如婚姻狀況、宗教信仰等，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。檔案管理需符合《勞動合同法》關(guān)于“用人單位應(yīng)當(dāng)建立職工名冊”的規(guī)定，員工基本信息需與勞動合同、社保繳納信息一致，避免因信息不符引發(fā)勞動爭議。第十五條動態(tài)管理原則檔案內(nèi)容需隨員工信息變化及時更新，例如員工聯(lián)系方式變更時，需在3個工作日內(nèi)更新至檔案中，保證檔案信息的時效性；對長期未更新的“死檔”，人力資源部門需定期核實員工狀態(tài)（如在職、離職、失聯(lián)等），分類處理。第十六條責(zé)任追究檔案管理員因工作疏忽導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，將視情節(jié)輕重給予警告、降薪直至解除勞動合同；情節(jié)嚴(yán)重的，追究法律責(zé)任。部門負(fù)責(zé)人或員工違規(guī)借閱、查閱檔案，或擅自涂改、抽取檔案材料的，將按企業(yè)《獎懲管理制度》處理，造成嚴(yán)重后果的，解除勞動合同并保留追責(zé)權(quán)利。第十七條電子檔案管理企業(yè)推行電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌制管理，電子檔案需定期加密備份，防止病毒攻擊或硬件損壞；電子檔案的修改需